新型コロナウイルス感染症の影響もあり、非対面式の営業活動であるインサイドセールスが主流となりました。
電話・メール・Web会議ツールなどを駆使して、足を使った営業活動よりも効率的になったり、少人数でもお客様対応ができるようになったりと、さまざまなメリットがあります。
しかし、属人的な営業活動に頼っていた中小企業では、インサイドセールスに転換しようとすると顧客情報を共有・管理できる顧客管理システムが必要になるため、ハードルが高い傾向にあります。
そこで注目を集めているのが、業務自動化ツールのRPA（Robotic Process Automation）の活用です。RPAを導入すれば、顧客管理システムへの登録・更新などを自動化できるため、その分のリソースを削減できます。
また、営業支援ツールなどと連携すれば、顧客管理もラクに行えます。つまり、属人的であった営業活動から、インサイドセールスへの転換を後押ししてくれるのです。
RPAを営業部門に導入している企業は増えつつありますが、一方で、「営業部門にRPAを導入しても大丈夫？」「営業部門ではRPAをどのように活用しているの？」といった疑問を持っており、導入に至っていない企業も少なくありません。
そこで本記事では、中小企業向けのRPAツール導入支援で167人のプロによるフルサポートを行っている弊社が、営業部門におけるRPAの活用事例を詳しく解説します。
この記事をご覧いただくと、RPAの導入のメリットと活用のポイントまで把握できます。ぜひ参考にしてください。
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1.営業部門が抱える課題
営業部門の成果は企業の業績に直結するため、営業担当者は日々営業活動に取り組み、売上を上げようと努力しています。
しかし、面倒な事務作業に時間がとられてしまって、「時間が足りない」「効率的に営業活動ができない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
ここでは、そういった営業部門が抱えている課題についてみていきましょう。
＞RPAツール「RaBit」で解決できる営業部門の課題はこちら
1-1.顧客管理
営業部門における重要な業務のひとつが、顧客管理です。多くの企業では、Excelや顧客管理システムに顧客情報を登録し、商談の進捗管理や商談結果の記録を行っています。
また、新規顧客を獲得するための見込み顧客リストの作成や、電話・メール・Webサイトでの問い合わせの記録なども、顧客管理に関する業務です。
しかし、営業担当者はこれらの作業のほとんどをパソコンでの手入力で行っています。顧客数が多くなると作業工数も増えてしまい、最も重要な顧客対応に十分な時間を割けなくなる事例も少なくありません。
顧客管理の効率化に取り組み、営業担当者の業務負担を軽減すべきだといえます。
ココがポイント
取引先の増加や事業拡大に比例して、顧客対応の効率化が重要視される
1-2.資料作成
営業担当者は、営業活動で必要な資料の作成に多くの時間を取られています。
顧客に提案するための資料はもちろん、社内会議で使用する資料や営業レポートなど、多くの資料を作成しなければならず、「時間が足りない」と感じている方が少なくないでしょう。
特に、社内向けの資料作成に多くの時間を取られている場合は業務を効率的に行えているとは言えません。そもそも必要な資料なのか、資料作成にかかる時間を削減できないか、と考えながら改善していくべきといえます。
1-3.受注管理
顧客から注文があった場合の受注管理も、営業担当者の重要な業務です。しかし、多くの企業では、営業担当者が発注書の内容を見ながら、受注情報をシステムへ登録しています。
現状の手動がメインだと、大量に発注があった場合に登録が遅くなったり、転記ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが起こったりする可能性があり効率的ではありません。
受注管理を手間と感じているのであれば、上述した顧客管理や資料作成と同様に、RPAを採用して営業の効率化に取り組むべきだといえます。
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2.営業部門におけるRPAの導入のメリット
RPAは、人がパソコンで行っている定型業務や事務作業をソフトウェア型のロボットが代行してくれる業務自動化ツールです。
ここでは、営業部門にRPAを導入するとどのようなメリットを得られるのかをご紹介します。
2-1.業務負担の軽減
「営業部門が抱える課題」で触れたとおり、営業担当者は日々多くの業務や面倒な事務作業を抱えています。そういった事務作業をRPAで自動化できれば、大幅な工数の削減が可能です。
営業担当者は、RPAで浮いた分の工数をほかの業務に割り当てられるようになります。
2-2.コストの削減
RPAを導入して事務作業を自動化すれば、営業担当者の残業時間や休日出勤を削減できます。また、事務作業のための従業員を雇っている場合は、その従業員の人件費を削減したり、ほかの業務に人員を割り当てたりすることも可能です。
営業部門にRPAを導入すれば、コスト削減のメリットから企業の利益率向上にも貢献します。
ココがポイント
RPAの導入費よりも自動化によるコスト削減のメリットが大きくなるケースが多い
2-3.顧客対応に集中できる
営業担当者が本来やるべき作業は、顧客対応や提案を通じて成約率を高め、企業の業績を向上させる業務です。しかし、実際は事務作業に多くの時間が割かれており、本来やるべき業務に集中できていない営業担当者がたくさんいます。
RPAを導入して営業の事務作業を自動化すれば、営業担当者が本来やるべき業務に集中できるようになります。
また、営業活動に役立つ情報収集などもRPAで自動化できるので、顧客対応や提案の質の向上も期待できます。
3.営業部門のRPA活用事例
ここでは、実際に営業部門でどのようにRPAが活用できるのかをご紹介します。
自社の業務と照らし合わせながら、RPAを活用するイメージをしていただければ幸いです。
3-1.見積書・請求書の作成の自動化
営業担当者が行っている見積書・請求書の作成は、RPAで自動化が可能です。見積書の場合は、価格や取引条件が明確に決まっていれば自動化ができます。
商品名や顧客名といった最小限の項目のみ人の手で入力すれば、RPAが必要な情報を各システムから取得し、見積書の体裁に整えてくれます。
請求書の場合は、システムの登録情報をもとにしてRPAによる自動作成も可能です。
毎月末にRPAが自動で動くようにソフトを設定すれば、業務負担を軽減できるだけでなく、請求書の作成漏れも防げるメリットがあります。
3-2.営業レポート作成の自動化
RPAを活用すれば、Excelや顧客管理システムに登録された情報をもとに、売上や営業活動の実績を集計した営業レポートを自動で作成できます。
営業担当者はRPAが作成したレポートを確認し、必要に応じて加筆・修正するだけで済むため、社内会議に向けた準備の手間を大幅に削減できます。
ココがポイント
資料作成を自動化すれば、営業担当は本来やるべき営業活動に注力できる
3-3.メール送受信の自動化
営業担当者は顧客との窓口になるため、必然的に電話やメール対応が多くなります。
日々大量に届くメールの処理に時間がかかってしまい、「ほかの業務になかなか手がつけられない」と悩む営業担当も少なくありません。
RPAは一部のメールに対して自動返信ができます。たとえば、在庫状況の問い合わせに対しては、社内システムから情報を取得してメールに転記し、定型文をつけた自動返信も可能です。
営業担当者の手間が減るだけでなく、顧客も素早く回答が得られるため、双方にとってメリットがあります。
3-4.営業パターンの可視化
RPAを営業支援システムのSFA(Sales Force Automation)と連携させれば、営業活動を効率化しやすくなります。
SFAでは、日報を作成したり、商談の報告書を作成したりできますが、RPAはそれらの情報を自動で取得・集計できます。
各営業担当者の営業パターンが可視化されるため、営業部門内でノウハウを共有したり、改善を重ねたりしやすくなり、部門全体のスキルアップを実現できます。
3-5.情報収集・データ解析の自動化
営業担当者の業務で、情報収集・データ解析が占める割合は意外に多くなっています。
たとえば、Webサイトでの顧客情報の収集や、自社商品・競合商品のレビュー情報の収集などに手間がかかると悩む営業担当がいるのも事実です。
RPAは膨大な情報量を扱うのに長けており、情報収集や収集したデータの解析を自動化できます。
見込み顧客リストの作成なら、指定した条件に合致する顧客情報をWebサイトから抽出し、Excelにリストアップする流れまでの自動化が可能です。
＞営業部門でも使われているRPAツール「RaBit」の導入事例を見てみる
4.営業部門におけるRPAの活用ポイント
ここでは、営業部門が失敗なくRPAを導入・活用するために、導入前や使用時に注意しておきたいポイントをご紹介します。
RPAの導入を検討する際は、ここで紹介するポイントを意識しながら進めてみてください。
4-1.営業担当者が使用できるツールを選ぶ
RPAの使い勝手は、どのツールを導入するかによって大きく異なります。
プログラミングなどの専門的なITスキルを必要とするシステムから、マウスのドラッグ&ドロップだけで操作できるソフトウェアまで、さまざまなRPAツールがあるため自社の営業担当者に合うツールを選びましょう。
実際の使い勝手はWebサイトやパンフレットだけを見ても分からないため、無料トライアルなどを申し込み、実際に営業担当者がRPAに触れてテストするのをおすすめします。
4-2.サポート体制の充実したサービスを選ぶ
RPAを使っていると、少なからずトラブルが発生する事例が少なくありません。
「RPAが動かなくなった」「設定方法が分からない」といったトラブルの際に、手厚くサポートしてくれるベンダーであれば安心してRPAを利用できます。
ベンダーによって、サポート体制の充実度は大きく異なります。RPAツールを選定する際は、機能や使いやすさだけでなく、どのようなサポートを受けられるかも確認しておきましょう。
4-3.スモールスタートで成功例を増やす
RPAの導入後は、スモールスタートで少しずつ自動化する業務を増やしていきましょう。最初は、ほかの作業に支障がない営業業務のRPA化に取り組むのがおすすめです。
たとえば、システムへの顧客情報の登録をRPA化していて、もし何らかの原因でRPAが停止してしまうと、その顧客情報を必要とするほかの業務が実施できなくなってしまいます。
顧客へのメール対応を自動化しても、RPAが正しく動作しなければクレームに発展する恐れも。そのため、トラブルがあっても影響範囲が少なく、自動化しやすい業務からRPA化するスモールスタートがベストです。
成功例を増やしながら、営業業務でRPA化する範囲を広げていきましょう。
4-4.マニュアルを作成する
RPAを営業部門に導入したとき、「一部の人しかRPAを使えずに社内で思うように浸透しなかった」などの失敗例はよく見かけられます。
そこで、できるだけ多くの人がRPAを使って業務自動化に取り組めるよう、マニュアルの整備が重要です。
RPAの使い方だけでなく、RPA化する業務の選定方法やトラブル発生時のフローなども一緒にマニュアル化しておくと、RPAの属人化を防げます。
ココがポイント
サポートの手厚いベンダーなら、導入や設定などの手順を代行してくれる
4-5.営業支援ツールと連携ができるRPAを選ぶ
営業部門ですでに使っているソフトウェアやシステムにRPAが対応していなければ、RPAの導入メリットは半減します。特に、営業支援ツールを使っている場合は、そのツールと連携できるRPAの導入がベストです。
ベンダーに対応しているかを確認するだけでなく、無料トライアルの実施から実際の操作感・連携範囲を確認すると、後々のトラブルを避けられます。
5.事務作業の自動化ならRaBitがおすすめ！
最後に、弊社が開発・提供しているRPAツールの「RaBit」についてご紹介します。「RaBit」は事務作業の自動化に悩みを持った中小企業のお客様に導入していただいており、営業部門での活用事例も数多くあります。
「RaBit」の主な特徴は次の通りです。
- 入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集など、パソコンを使ったさまざまな事務作業を自動化できる
- お客様に合わせたオーダーメイドの設定・導入まで対応しており、すぐに業務自動化の効果を実感できる
- 導入後は167人のプロによるフルサポートを行っており、ITに関する知識が少ないと不安を抱いている企業の方でも安心して利用できる
RPAツール「RaBit」は、貴社の営業部門の業務効率化をサポートいたします。ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。