RPA（Robotic Process Automation）は、近年のリモートワーク推進に伴う業務のデジタル化において、注目を集めている自動化ツールです。
RPAの導入を検討している中小企業の中には、「そもそもRPAとは何か知りたい」「RPAの導入で失敗しない方法を知りたい」といった悩みを持った方が多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、RPAの概要から始まり、RPA導入で失敗しないためのポイントを解説します。失敗する原因を事前に知ることで、RPA導入に対する不安が解消されるでしょう。
格安料金ですべてお任せ！「自動化したいこと」をお伝えいただくだけのRPAツール
オーダーメイド型RPAツール「RaBit」は、ヒアリング・設計・開発・導入・運用までプロが一気通貫サポート。業界でも格安な料金設定と充実した支援体制で、長く安心してご利用いただけます。
1.RPAとは？
RPAとは、人がパソコンを使って行う業務の一部を、ソフトウェア型のロボットに代行させるシステムです。
パソコンやサーバー内にインストールして利用するのが一般的で、バックオフィスの単純作業や定型業務を自動化するツールとして、近年急速に普及しています。
RPAで自動化を図るには、あらかじめRPAに任せる業務の内容や手順を細かく登録しておく必要があります。登録した設定内容は「シナリオ」と呼ばれており、RPAはシナリオに忠実に従って動く仕組みが特徴です。
疲れから来る凡ミスなどが起こらないため、RPAを導入すればヒューマンエラーの失敗を未然に防止できるなど、業務の効率化に秀でています。
ココがポイント
RPAは導入に失敗しなければ業務効率化に大きく役立つ
こちらもCHECK
2.RPA導入で失敗する原因とは？
RPAは業務のデジタル化や効率化の観点で注目を集めているツールです。
しかし、まだまだ新しいツールのため、思うように活用できなかったり、トラブルが頻発したりとRPAの導入で失敗するケースも少なくありません。
RPAの導入で失敗する主な原因としては、次のような内容が挙げられます。
- 導入する目的が曖昧
- 管理ルールが定まっていない
- RPAの限界を理解していない
- メンテナンスが行き届いていない
- RPAの管理者を設置していない
- 現場で認知されていない
- 導入効果が不透明になっている
RPAの導入で失敗しないためには、これらの原因を正しく理解して対策を取らなければなりません。
1つずつ解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
2-1.導入する目的が曖昧
「流行りのツールだから」「上司からの指示だから」といったように、目的が曖昧な状態でRPAを導入すると失敗しやすくなります。
RPAは、導入すればすぐに業務を自動化できる魔法のようなツールではありません。RPAを正しく活用するには、決して安くないコストと人の工数がかかります。
導入する目的が明確でないままイメージだけでRPAを導入すると、ムダなコストをかけただけで失敗に終わってしまう場合があるため注意が必要です。
2-2.管理ルールが定まっていない
企業内でRPAを正しく運用するには、適切な管理ルールの設定が必要不可欠です。
たとえば、RPAの緊急停止などトラブル発生時の対応方法をマニュアル化していない場合、誰にどう報告して解決すればよいかが分からず、業務が長時間停止してしまう恐れがあります。
開発方法や運用体制、トラブル発生時の対応方法といった各種管理ルールが不十分だと、企業内で統制が取れず、RPAの導入に失敗してしまうでしょう。
2-3.RPAの限界を理解していない
RPAで自動化できる業務は、上述した「シナリオ」の作成ができる作業に限られます。毎回手順が変わったり、その都度人の判断力や思考力が求められたりする業務はRPAで自動化できません。
システムの限界を理解せずに、「パソコンを使って行う業務であれば自動化できる」と誤解してRPAを導入すると、失敗しやすくなります。
RPAで自動化できる業務と自動化できない業務を明確に線引きできるよう、最低限の知識を身につけて自社の業務を仕分けておきましょう。
そのうえでRPAを導入すると、失敗するリスクを抑えることが可能です。
2-4.メンテナンスが行き届いていない
RPAは一度動き始めたらそれで終わりではなく、継続的なメンテナンスが必要です。
業務内容や手順が変わる度にシナリオの再登録が求められるほか、ツールごとに稼働・非稼働のロボットを見極めて、非稼働のロボットは適宜削除・微調整する必要があります。
非稼働のロボットを放置していると、なにも作業をしていないにも関わらず、サーバーのリソースや利用費などのコストだけが無駄にかさんでしまいます。
RPAの導入がうまくいっているように見える裏で、実は最効率化に失敗しているケースが後を絶ちません。
メンテナンスは手間がかかるものの、怠ってしまうのはトラブルの元です。メンテナンスのルールを決めて、正しく実施できているかを確認するようにしましょう。
2-5.RPAの管理者を設置していない
RPAを活用していると、管理者がいない「野良ロボット」が発生してしまいがちです。
適切に管理できていない「野良ロボット」は、意図しない動きをして現場を混乱させてしまったり、サイバー攻撃による情報漏えいの原因になったりするため、対策しなければなりません。
普段使っているシステムの改修で動作が大きく変わるケースもあるため、それぞれのRPAを個別に管理できる担当者は必要不可欠です。
すべてのRPAに管理者を設置して適切な管理ができる体制を整えれば、「野良ロボット」の発生を未然に防げます。
2-6.現場で認知されていない
RPAのメリットや操作方法が現場で認知されていない場合、一部の人しか利用せずに導入効果が限定的になってしまうケースがあります。
「RPAに仕事を奪われるのではないか」「ITが苦手でどう使えばいいか分からない」といったさまざまな理由でRPAに否定的なイメージを持つ方もいるため、不満や悩みを払拭する必要があります。
RPA導入の目的やメリットを周知する、操作方法の教育体制を整える、などの工夫で現場の不安を解消しましょう。
2-7.RPA導入効果が不透明
RPAの導入にはそれなりのコストがかかります。RPAによる業務の自動化・効率化の効果がかけたコストよりも少なければ、導入は失敗したといえるでしょう。
失敗しないためには、導入前にRPAの導入効果を試算しておき、導入後に期待した効果を得られているか検証しなければなりません。
もし期待した効果が得られていなければ、原因を追求して改善する必要があります。
ココがポイント
正しい目的・運用ルールを守れないとRPAツールの導入で失敗しやすい
3.RPA導入で失敗しない方法
ここでは、RPAの導入で失敗しない方法をご紹介します。次の流れに沿って導入を進めていきましょう。
- 業務の洗い出し
- RPAツールの選定
- テスト導入で試す
- 運用方法を設定する
- RPAを本格導入
正しい導入方法を知っておけば、失敗の原因を解消できます。これからRPAを導入する方はぜひ参考にしてください。
3-1.業務の洗い出し
まずは自社で行っている業務を洗い出して、RPAで解決すべき課題を見つけましょう。
人の作業工数がかかっている定型業務や人手不足になっている業務、ミスの多い業務などを抽出して、それらをRPAで自動化できるかを検討します。
業務を自動化させた後の目標も一緒に定めておくと、RPAの導入に失敗しにくくなります。
3-2.RPAツールの選定
RPAを導入する規模や自動化したい業務に合ったRPAツールを選定します。
RPAツールには、「小規模な導入に適したデスクトップ型」「大規模な導入に適したサーバー型」「Webブラウザで行う業務に適したクラウド型」の3つのタイプがあるため、自社に合ったタイプを選びましょう。
また、企業内でRPAを普及させるには、RPAツールの操作性とカスタマーサポートの充実度も考慮したいポイントです。操作が簡単で現場の担当者でも使用できれば、業務の自動化を進めやすくなります。
また、RPAのプロであるベンダーから、導入支援や従業員の教育、トラブル発生時の相談などをサポートしてもらえれば、失敗する可能性が低くなります。
3-3.テスト導入で試す
RPAツールを選定した後は、すぐに本格導入するのではなく、テスト導入で試してみる確認期間を設けましょう。
実際に使ってみて初めて分かる操作感や課題も多いため、無料トライアルなどを活用するとRPAの本格導入で失敗しにくくなります。
テスト導入では、実際の業務をいくつか自動化するテストを流れで確認し、操作性やRPAの効果を測るのがポイント。その際はなるべく実際に使用する担当者自身がテスト運用を行うと、RPAの導入で失敗するリスクを抑えられます。
3-4.運用方法を設定
テスト導入を通じてRPAの理解が深まったところで、導入後の運用方法を設定します。
管理方法やメンテナンスのルール、トラブル発生時の対応方法などを本格導入前に設定しておき、導入後は必要に応じて運用方法を改善するといった臨機応変な対応が重要です。
また、本格導入前にマニュアルを整備しておき、従業員への教育を徹底するのもRPAの導入で大切な要素の1つです。
ココがポイント
RPAツールの運用方法をしっかり押さえれば導入後の失敗率を下げられる
3-5.RPAを本格導入
本格導入後は、設定した運用方法通りにRPAが活用されているかを統制しながら、随時メンテナンスや新規業務の自動化を行います。
継続的にRPAの導入効果を検証して、運用方法を改善します。
こちらもCHECK
4.RPA導入を成功させるポイント
ここでは、RPA導入の成功に必要な3つのポイントをお伝えします。
- RPA人材を確保する
- スモールスタートを心がける
- RPA導入効果を可視化する
RPAのメリットを最大限に得るために、参考にしてみてください。
4-1.RPA人材を確保する
RPA導入を成功させるには、自社内で導入を推進してくれる人材の確保が重要です。
できれば各部門から人を集めてプロジェクトチームを立ち上げ、チームで協力しながらRPAの導入を進める体制を整えます。
各部門でRPAに精通した人材がいれば、部門内の業務を効率的に自動化することが可能です。「一部でしかRPAが使われていない」などの問題を解消できるため、企業全体にRPAが普及しやすくなります。
ココがポイント
RPAの最適化に人材を割けば、掛かった人員の何倍も業務効率化を目指せる
4-2.スモールスタートを心がける
RPA導入を成功させるには、自社内で導入を推進してくれる人材の確保が重要です。
できれば各部門から人を集めてプロジェクトチームを立ち上げ、チームで協力しながらRPAの導入を進める体制を整えます。
各部門でRPAに精通した人材がいれば、部門内の業務を効率的に自動化することが可能です。「一部でしかRPAが使われていない」などの問題を解消できるため、企業全体にRPAが普及しやすくなります。
4-3.RPA導入効果を見える化する
RPA導入で失敗しないためには、導入効果の見える化が重要です。導入前は期待する効果を、導入後は実際に得られた効果を、それぞれ具体的な数値で測定して比較検証します。
RPAの導入効果で代表的なメリットは、自動化によって削減できた人件費です。RPAのコストよりも削減できた人件費の方が大きければ、RPA導入は成功したといえます。
ただし、RPAには数値化しにくい導入効果も。たとえば、業務の負担が減ったことによる従業員満足度の向上などです。
最終的には、労働環境なども含めて導入効果を検証すると、RPAの導入に成功・失敗したか総合的な判断を下せます。
5.RPA導入を成功させるならRaBitがおすすめ！
本記事では、RPA導入で失敗する原因や、失敗しない導入方法などをご紹介しました。
失敗する原因を事前に知って対策を取れば、RPA導入が成功に近づきます。本記事を参考にしつつ、RPAの導入を進めていただければ幸いです。
弊社では、単純作業を98％削減するオーダーメイド仕事ロボの「RaBit」を提供しています。「RaBit」はRPAの導入で失敗したくない中小企業向けのRPAツールで、次のような特徴があります。
- 専任のエンジニアがヒアリング・設計・導入までをフルサポートするため、失敗する原因を解消しながらRPAを導入できる
- 初期費用66,000円、月額10,450円の低コストで導入できるため、費用対効果を得やすい
- プロフェッショナルなスタッフによる充実のサポート体制を完備しており、RPAに関するお悩みを迅速に解決できる
RPA導入を成功させたい方は、「RaBit」へお気軽にお問い合わせください。