定型業務の自動化によって、人件費削減や戦略的業務への集中を可能にするRPAツール。働き方改革や業務効率化を目指して、RPAツールを導入する企業が増えています。
自社への導入を検討する際に、活用事例を参考にしながら自動化できる業務を具体的にイメージしたいという方は多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、部署別のRPAツール活用事例をご紹介します。
RPAツールの活用に最適な部署や業務が明確になるので、ぜひ導入時の検討材料としてお役立てください。
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1.RPA（Robotic Process Automation）とは？
RPA(Robotic Process Automation)は、「ロボットによる業務の自動化」を実現するシステムです。
RPAツールと呼ばれる専用のソフトウェアを導入し、業務内容と手順を指示すれば、人が行っているルーティン業務を代行してくれます。
ルーティンの決まった業務なら、どのような煩雑な作業もRPA化できるため、業務効率化や生産性向上も図れます。
また、長時間労働の削減やデジタル化による働き方改革を目指す場合も、RPAの活用が効果的です。
昨今では大手企業から中小企業まで多くの企業がRPAツールの導入を進めており、活用事例も増えつつあります。
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1-1.RPAとAIの違いとは
RPAとAIはよく混同されるものの、両者には明確な違いが存在します。RPAとAIの違いは、状況を見極める判断能力の有無です。
RPAは人が定めた判断基準やルールに沿って一定の動きを繰り返すため、イレギュラーな事態が起きても自己で判断できず、業務中のトラブルに対応できません。
そのため、RPAの活用事例は、ほとんどが定型業務などのルーティンワークを自動化する仕組みとして採用されています。
一方で、AIは膨大なデータを元に学習し、判断のルールを見極めていきます。その結果、人間と同じような判断を主体的に行えるため、システムの司令塔として機能できる仕組みです。
つまり、「AIは人間の脳の代わり」「RPAは人間の手足の代わり」になるシステムです。近年では、RPAとAIを組み合わせたツールの活用事例も増えつつあります。
ココがポイント
AIと組み合わせたRPAツールは「できること」が増える
2.RPAで自動化できる業務
人が業務内容と手順を指示すれば、RPAツールは指示通りに業務を自動で行ってくれます。
しかし、残念ながらすべての業務をRPAツールで自動化できる訳ではありません。
ここでは、RPAツールの導入に向いている業務と不向きな業務がどのようなものか、具体例も含めて解説いたします。
2-1.RPA導入に向いている業務
RPAツールの導入に向いている作業は、いわゆるルーティン業務です。同じ内容を繰り返し行うルーティン業務であれば、RPAツールに業務手順を覚えさせやすいため、自動化にも適しています。
自社で行っている業務を整理すると、必ずしも人がやらなくてもよいルーティン業務が見つかります。
そのようなルーティン業務をRPAツールで自動化すれば、業務工数や人的ミスの削減も可能です。
働き方改革や業務効率化の実現に、RPAツールは大きく役立ちます。
具体的には、次のようなルーティン業務がRPA化に適しています。
- 表計算ソフトへの入力
- 異なるソフト間での内容の転記
- 会計ソフトなどの操作
- ソフトからのデータ取得
- 見積書・報告書などの定型書類の作成
- 経費などの精算処理
- 異なるソフト間でのデータの照合
- Webサイトからの情報収集
- 定型文でのメール作成や通知
ココがポイント
RPAツールは設定ミスも含めて、設定した内容どおりに作業を繰り返せる
2-2.RPA導入に不向きな業務
「RPA（Robotic Process Automation）とは？」で触れた通り、RPA自体は判断能力を持たないツールです。そのため、その都度判断が求められる業務内容には向いていません。
たとえば、明確なルールが決まっていない業務や分析業務、マネジメント業務をRPAツールで自動化するのは難しくなっています。
ルールが決まっている業務でも、内容やルールが頻繁に変更される場合はRPAツールの運用に不向きです。
変更があるたびにRPAツールの設定変更をする必要があり、メンテナンスを怠ってしまうとエラーや緊急停止により、業務に支障をきたす恐れがあります。
また、RPAツールはパソコンやサーバー内で稼働するソフトウェアです。そのため、パソコン上で処理できない業務には対応できません。
パソコンやサーバで処理できたとしても、RPAツール自体が対応していないソフトなどもあるため注意が必要です。
ほかにも、紙媒体からの文字の読み取りや手書き文字・画像の認識もRPA単体では処理できません。紙媒体業務に対応するには、OCRなど専用ツールとRPAツールを組み合わせる活用事例が多くなっています。
まとめると、次のような業務はRPA化に不向きです。
- ルール化されていない業務
- 分析やマネジメントといった高度な判断が求められる業務
- 内容や手順の変更が頻繁に起こる業務
- パソコンやサーバで処理できない業務
- RPAツールが対応していないソフトなどで行う業務
- 紙媒体や手書き文字・画像を使った業務
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3.部署別にRPA導入の活用事例を紹介
ここまで、RPAツールの概要や、RPAツールで自動化できる業務・自動化できない業務について解説しました。
RPAツールを運用できる業務は徐々に自動化していき、高度な業務に人が集中できる環境づくりをすることで、企業の生産性も大きく向上します。
ここからは、RPAツールで自動化できる業務をより詳しく知るために、次の6つに分けて部署別のRPAツール活用事例をご紹介します。
- 全部署共通
- 経理部
- マーケティング・企画部
- 営業部
- 人事・総務部
- カスタマーサクセス部
部署によって、どんな業務をRPAツールに任せられるのか、どのような効率化が見込めるのかを紹介しますので、参考にしていただければ幸いです。
3-1.全部署共通のRPA活用事例
まずは、部署に関わらずRPAを運用できる業務の活用事例をご紹介します。
- 日報作成
- 勤怠管理
RPAツールを活用すれば、全部署に共通するマネジメント業務を効率化できます。
たとえば、各部署の業務管理ツールに入力されたデータをもとに、RPAツールが定型的な日報を作成し、管理者へメール送付を行う作業まで自動化が可能です。
全従業員が日々行っていた二重入力や日報作成の漏れがなくなるため、業務管理に掛かっていた手間をカットできます。
3-2.経理部のRPA活用事例
経理部でRPAを運用できる業務の活用事例は次の通りです。
- 売掛金や買掛金の処理
- 請求書の作成とメール送付
- 入金確認後に担当者へメール通知
- 会計ソフトへの転記や仕訳入力
- 固定資産の償却期間をメール通知
- 交通費精算での申請内容の整合性チェック
- 経費精算時の仕訳入力
- 財務レポートの作成
ルーティン業務の多い経理部では、数多くの業務をRPAツールで自動化できます。
たとえば、メールで届いた各種伝票データをRPAツールが取得し、会計システムに自動で転記したり、帳票を発行したりする業務を自動化できます。
日々膨大な量の伝票データを処理しなければならない経理部では、従業員の多くの工数が上記の業務に手間を取られますが、RPAツールを導入すれば効率化が可能です。
また、ヒューマンエラーも防止できるため業務品質が向上し、伝票修正などにかかっていた工数も削減できます。
効率化によって生まれた余剰工数は、経営状況の分析や経費全体の分析といった人にしかできない付加価値の高い業務に割り当てられます。
結果としてクリエイティブな業務に注力できるのも、RPAによる代表的な活用事例の1つです。
ココがポイント
定型作業の自動化で、従業員の作業負担も軽減できる
3-3.マーケティング・企画部のRPA活用事例
マーケティング・企画部でRPAを運用できる業務の活用事例は次の通りです。
- インターネットでの情報収集
- 口コミやレビューの集計
- 競合企業の情報収集
- アンケート結果の集計
- 広告効果の集計
- データをもとにしたグラフ作成
マーケティング・企画部の業務は分析力が求められるため、一見するとRPAツールは不向きだと捉えられます。確かにRPAツールでは高度な分析を行えないものの、人が分析するためのデータ収集やデータ整理を効率化できます。
たとえば、自社製品の口コミやレビューをインターネットから収集する業務はRPAツールを使った自動化が可能です。WebサイトやSNSから情報を定期的に収集し、Excelやマーケティングツールに転記させるため、担当者は肝心の分析業務に注力できます。
インターネット上にある膨大な情報を人が追跡・収集するのは大変ですが、RPAツールなら夜間や休日など、人が休んでいる時間帯も動き続けて情報収集してくれます。
そのため、データ収集やデータ整理といった手間のかかる業務をRPA化する活用事例が増えています。
人はデータ分析や戦略立案といったクリエイティブな業務に集中できるため、マーケティング・企画業務を効率的に進められる点がRPAのメリットです。
3-4.営業部のRPA活用事例
営業部でRPAを運用できる業務の活用事例は次の通りです。
- 発注データやメールからの受注入力処理
- 見積書の作成
- 見込み顧客リストの作成
- 在庫状況のメール通知
- 販売状況の集計やメール通知
- プレゼン資料用のデータ収集
顧客訪問などの営業活動に注力したい営業部では、面倒な事務作業を自動化するためにRPAツールが活用されています。
たとえば、顧客から送られてきた受注情報を基幹システムに取り込み、関連部署に通知する業務はRPAツールを使って自動化できます。
受注情報は早めに処理しなければ関連部署での対応が遅くなりますが、顧客訪問などで忙しい営業担当者は後回しにしてしまうケースがあるのも事実です。
RPAツールを活用すればすぐに受注情報を取り込めるため、一連の業務もスピーディな対応ができます。結果として、顧客満足度の向上に繋がる事例も少なくありません。
RPAツールを活用してこれまで事務作業にかかっていた工数を削減すれば、営業担当者が営業活動に集中できる環境づくりも実現可能です。
また、営業戦略の立案といった付加価値の高い業務に取り組む時間を作れるなど、RPAの活用事例ではさまざまなメリットが生まれています。
3-5.人事・総務部のRPA活用事例
人事・総務部でRPAを運用できる業務の活用事例は次の通りです。
- 従業員情報を給与計算ソフトなどへ転記
- 残業時間の上限チェックとメール通知
- 有給休暇消化率のチェックとメール通知
- 給与明細の作成
- 人事考課の進捗管理
- 採用活動における応募者の情報管理
- 転職サービスでのスカウトメールの送付
- 各種報告書の作成
人事・総務部の業務も経理部と同様にルーティン業務が多いため、RPAツールを活用する余地が十分にあります。
たとえば、日々の勤怠情報をもとにして、残業時間の上限チェックや有給休暇の消化率を管理できます。
さらに、残業時間の多い従業員や管理者に対し、「メールで通知をする」までRPAツールで自動化が可能です。
ほかにも、応募者の情報を採用管理ソフトに転記する、転職サービスなど条件に合致する人にスカウトメールを自動送付する、といった形で採用活動を効率化できます。
ルーティン業務の効率化によって、人事・総務部は企業内のコンプライアンス改善や社員へのヒアリング、採用活動での応募者の選定、といった人にしかできない業務に注力できるため、企業の成長や従業員満足度の向上を図れます。
3-6.カスタマーサクセス部のRPA活用事例
カスタマーサクセス部でRPAを運用できる業務の活用事例は次の通りです。
- 問い合わせへの自動応答
- 問い合わせ内容の集計
- 申し込み内容のソフトへの転記
- 電話応対中の情報提供
あらゆる場面でサービス化が進んでいる昨今では、カスタマーサクセス部門によって顧客をサポートする企業が多くなっています。
カスタマーサクセス部の業務は人と人とコミュニケーションが中心のため、RPAツールは不向きと考えがちですが、自動化できる業務があるのも事実です。
たとえば、RPAツールならホームページを経由した問い合わせに対して、「定型文をメールで返信する」「チャットで自動応答する」などの動作を自動化できます。
簡単な問い合わせ対応や、一次対応を素早く行う手段としてRPAツールは効果的です。また、問い合わせ内容をExcelや管理システムへ転記、集計レポートにまとめる業務も自動化できます。
RPAツールを活用することで、カスタマーサクセスの質を向上させつつ、少人数で業務をこなせるようになります。
4.まとめ
本記事では、RPAツールの導入に向いている業務・不向きな業務の違いや、部署別のRPAツール活用事例をご紹介しました。
RPAツールは汎用性の高いシステムのため、導入すれば企業内にある生産性の低い業務を効率化できます。
働き方改革や業務効率化を目指している企業の方は、この機会にRPAツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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