RPAツールとは、ソフトウェアロボットによって業務自動化を実現するソフトです。
ここ数年で一気に注目が集まっているため、業務のRPA化を検討している事業者様も多いのではないでしょうか。しかし、一口にRPAツールとはいっても社内システムとの適合性や導入実績など、多数の選定基準があってどのように選べばよいのか難しいものです。
そこで本記事では、RPAツールとはなにか、RPAツールの選び方や、RPAツールの導入で自動化できる業務事例について詳しく解説します。RPAツールの導入を検討中の事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。
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1.RPAツールとは
RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」の略称で、「ロボットによる業務の自動化」の意味を持ちます。そして、「ロボットによる業務の自動化」を実現するソフトウェアはRPAツールと呼ばれています。
つまりRPAツールとは、主にバックオフィス業務で行われているパソコンを使った単純作業や定型業務を自動化できるツールです。あらかじめ設定した作業手順通りに自動で動き、長時間ミスもなく業務をこなせるため、人件費の削減や業務の効率化を図れます。
昨今では、人手不足や働き方改革などの影響で業務の効率化が急務となっており、その影響でRPAツールを導入した事例やRPA化に取り組む企業が増加しています。
ココがポイント
RPAツールは、パソコンを使った単純作業や定型作業を自動化できる。
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2.RPAツール導入で自動化できる業務
RPAツールとは、業務の自動化を図れるソフトで、幅広い業務に応用できます。しかし、RPA化できる業務には一定のルールが存在します。
RPAツールで自動化するのに適した業務の特徴は、次の通りです。
- 決まったルールに従って繰り返し行われる業務
- 正確さが求められる業務
- 膨大な量のデータを扱う業務
- 複数のアプリケーションやシステムを横断して行う業務
- パソコンやサーバーの操作で完結する業務
- 複雑な判断やイレギュラーが発生しない単純な業務
では、実際にどのような業務をRPAツールで自動化できるのか、部門別に事例をみていきましょう。
2-1.財務・経理
財務・経理部門では定型業務が多いため、RPAツールで自動化できる業務が豊富にあります。
たとえば、注文書・請求書といった帳票類の処理や会計システムへの入力、売掛金・買掛金の管理などは多くの企業でRPAツールを使った自動化が進められています。
また、特定の条件に沿ってデータを抽出すればレポートの自動作成もできるため、財務・経理担当者は完成したレポートを分析する業務に専念できる点もメリットです。
ほかにも、経費精算をするためのデータ照合や仕分け入力など、データの照合～転記作業もRPAツールで自動化しやすい業務の1つです。交通費をWebサイトの情報で照合し、ミスがあった時にエラーを出したり、担当者にメールで通知したり確認作業の負担を大幅に軽減できます。
2-2.人事・総務
財務・経理部門と同様に定型業務が多く、RPAツールの導入効果を得やすいのが人事・総務部門です。
勤怠管理をRPAツールで自動化し、残業時間の多い従業員を抽出して注意喚起のメールを送信するといった用途で使われています。また、給与明細や人事考課表といった帳票類の自動作成も可能です。
採用活動もRPAツールを使った自動化に適した業務であり、「応募者の情報をシステムに自動入力」「転職サービスのスカウトメールを自動送付」といった形で業務のRPA化を進める企業が増えています。
2-3.マーケティング
膨大なデータを扱うことの多いマーケティング部門では、データの収集や集計でRPAツールが役立ちます。
マーケティング部門で運用されるRPAツールの使い方とは、アンケート結果を入力して集計したり、外部のWebサイト上で自社に関する口コミやレビューを収集したりする用途が一般的です。
2-4.営業
AIを搭載した高度なRPAツールになると、収集したデータを解析する領域まで自動化できると期待されています。
営業部門でも、RPAツールが活用されています。たとえば、受発注処理や見積書の作成、在庫状況の通知など定型的な業務は、RPAツールによる自動化のメリットを得やすい作業です。
手間や時間のかかる業務もRPAツールを使って自動化すれば生産性の向上が見込めます。営業担当者は「営業戦略の立案」「顧客との打ち合わせ」といった人にしかできない業務に集中できます。
2-5.カスタマーサポート
多くの顧客からの問い合わせに対応しなければならないカスタマーサポート部門も、RPAツールによる業務の自動化で作業効率を改善できます。
カスタマーサポートで運用されるRPAツールの使い方とは、Webサイト経由の問い合わせに対して自動応答したり、問い合わせ内容を転記して集計したりする作業がメインです。ほかにも、電話対応中に必要な情報を自動で検索することで人のサポートを行う事例もあります。
3.RPAツールの選び方
RPAツールの導入を検討されている方の中には、数多くあるRPAツールの中から自社に最適なソフトをどうやって選べばよいか分からない方も多いでしょう。ここでは、RPAツールを選ぶ上で重要な7つのポイントを解説しますので、ぜひご参考にしてください。
3-1.デスクトップ型またはサーバー型か
RPAツールには、デスクトップ型とサーバー型の2種類があります。
デスクトップ型のRPAツールとは、パソコン1台に対して1つのRPAツールをインストールするソフトです。導入コストを抑えられるものの、「そのパソコン内でできる業務しかできない」「複数の業務を同時進行しにくい」といったデメリットがあります。
サーバー型のRPAツールとは、用意したサーバーにRPAツールを導入して、複数のパソコンに適応＆運用するソフトです。導入コストが高い傾向にあるものの、「複数のパソコンで使用できる」「大量のデータを扱える」「複数の業務を同時進行しやすい」といったメリットがあります。
ひとことでRPAツールとはいっても、求められる機能性は環境によって異なります。自社の規模や自動化したい業務の量に応じて、デスクトップ型とサーバー型のどちらを選ぶか決めましょう。
ココがポイント
自社の規模や自動化したい業務規模によって、RPAツールのタイプを決める必要がある。
3-2.汎用型か特化型か
RPAツールは、自動化できる業務の範囲によって汎用型と特化型に分けられます。
汎用型は幅広い業務の自動化に応用できますが、細かい設定が必要なため、運用までに時間がかかる傾向にあります。
特化型は経理や人事など特定の業務を自動化するための専用ツールであり、あらかじめ特化した細かい設定が登録済みですぐに使えるメリットがあります。ただし、それ以外の業務には流用できません。
自社で自動化したい業務が多岐に渡る場合や、将来的にRPA化の範囲を広げていきたい場合は、汎用型の選定が無難です。
ココがポイント
自動化したい業務が多岐に渡る、将来RPA化の範囲を広げたい場合は、汎用型を選ぶのが無難である。
3-3.導入実績が豊富か
RPAツールを選定する際は、そのツールの導入実績も確認しましょう。
多くの企業に導入されたRPAツールは動作の安定性が高く、コストパフォーマンスも優れている傾向にあります。また、導入事例が豊富にあれば自社の業務を自動化するイメージも湧きやすくなるメリットがあります。
ココがポイント
導入実績の多いRPAツールは、安定性が高く、コストパフォーマンスに優れる傾向にある。
3-4.社内システムとの適合性はあるか
RPAツールとはいっても、すべての業務を自動化できる訳ではありません。
RPAツールが社内システムと適合しているかは重要なポイントです。「導入したRPAツールが全然使えなかった」といった失敗をしないために、事前に社内システムとの適合性を確認しておきましょう。
RPAツールが動作するかだけでなく、設定のしやすさも含めて確認しておくと、現場での負担が少なくなります。
3-5.カスタマーサポートは充実しているか
RPAツールを使っていると「突然動かなくなった」「設定がうまくいかない」といったさまざまな問題が発生する場合があります。
そんな時に、すぐに手厚いサポートをしてくれるベンダーであればトラブル発生の対応も安心です。また、RPAツールを導入しても、「最初は使い方が分からずにうまく運用できない」と悩む事例が少なくありません。
なかには、初期設定を代行してくれるベンダーもあるため、「RPAツールの導入から運用までが不安」といったお悩みをお抱えの方はカスタマーサポートの充実さに目を向けてみましょう。
3-6.自社で設定がしやすいか
多くの業務を自動化したいと思っても、RPAツールの設定がしにくければ運用までスムーズに進まず、RPA化の障害になってしまいます。
一部のRPAツールはプログラミングなどの専門知識が必要なソフトもあるため、各設定に手間取ってしまうケースも。
設定が簡単で誰でも活用できそうなツールを選定すれば、RPAツールの運用がしやすいメリットがあります。
3-7.費用対効果を得られるか
ほとんどのRPAツールはコストがかかるため、自動化によって費用対効果が得られるかどうかは重要なポイントです。
人の手で行った場合にかかる費用と、RPAツールの導入コストや運用コストを比較して、十分な費用対効果のメリットが得られるかしっかりとツールを選定しましょう。
ココがポイント
RPAツールの選定は、自動化によって費用帯効果が得られるかがポイント
4.RPAツールおすすめ3選
ここでは、豊富な導入実績があるソフトや優れた特徴を持つシステムなど、おすすめのRPAツールを3つ紹介します。
4-1.WinActor
NTTグループが提供する「WinActor(ウィンアクター)」は、国内でのシェアが高い代表的なRPAツールです。
特に大手企業での導入実績が豊富で、Windows上で操作可能なアプリケーションや個別の業務システムを利用したさまざまな業務を自動化できます。
4-2.BizRobo!
出展：https://rpa-technologies.com/
RPAテクノロジーズ株式会社が提供する「BizRobo!(ビズロボ)」は、1ライセンスでロボットを無制限につくって業務を自動化できるRPAツールです。
価格や機能の異なるプランが複数用意されており、自社に合ったプランを選んで導入できます。
4-3.batton
株式会社battonが提供する「batton(バトン)」は、AIを搭載したRPAツールです。1台のパソコンで学んだ作業や情報を他のパソコンに共有できるため、社内全体の業務が効率化されていきます。
拠点や支店で時間ごとに使い分けができるシェア機能も便利です。
5.RPAツール「RaBit」の特徴
当社では、働き方改革や業務効率化に取り組む中小企業を支援するRPAツール「RaBit(ラビット)」を提供しており、多くのお客様にご利用いただいています。
「RaBit」がお客様に選ばれている理由をいくつかご紹介します。
- 圧倒的にリーズナブルでRPAを促進
- 充実のカスタマーサポート
- 使いやすい汎用型のRPAツール
5-1.圧倒的にリーズナブルでRPAを促進
「RaBit」は、業界内の常識を覆す初期費用6万円、月額1万円と低価格からご利用いただける料金設定で提供しております。
低価格とはいえ完成された状態で提供するため、お客様による開発や設定は不要です。圧倒的にリーズナブルなため費用対効果を得やすく、中小企業の方であってもRPAツールを導入しやすいのが特徴です。
5-2.充実のカスタマーサポート
「RaBit」では、RPAに熟知した150名以上のスタッフによるサポート体制を完備しており、トラブルの発生時には迅速に問題を解決します。また、RPAツール導入後の初期設定もサポートスタッフが対応するため、お客様は手間なく業務の自動化を進められます。
5-3.使いやすい汎用型のRPAツール
「RaBit」は汎用型のRPAツールであり、入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったさまざまな定型業務を自動化できます。設定にはプログラミングの知識は不要で、誰でも簡単にご利用いただけます。