業務を自動化できるRPAは、企業の生産性向上が期待されているツールです。日本政府の掲げた働き方改革により、「RPAの導入」が注目されています。
しかし、RPAの導入を検討する企業からは、以下のような疑問の声も挙がっているようです。
- 「RPAを導入するメリットはあるの？」
- 「RPAの使い方がわからなくても大丈夫？」
そこで本記事では、働き方改革を進めるなかで注目されているRPAについて、導入するメリットや導入を成功させるポイントを解説します。
RPAの具体的な導入事例も紹介しますので、自社でRPAを活用する際のご参考いただければ幸いです。
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1.働き方改革によりRPAが推進される理由
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、「ロボットによる業務の自動化」を意味します。一般的には、ソフトウェア型のロボットがバックオフィスの定型業務を自動化するツールとして知られています。
日本では働き方改革の実現にRPAの導入が推進されているものの、「RPAがもたらすメリットやその背景がわからない」と頭を悩ませる方も少なくありません。
ここでは、なぜ働き方改革でRPAが必要とされているのかを2つの視点から背景を解説します。
1-1.労働人口の減少
働き方改革は、2018年に成立した「働き方改革関連法」によって日本中に広まりました。政府がこの法案を成立させて働き方改革を実現しようとしている理由の1つに、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少が挙げられます。
生産年齢人口とは、生産活動の中核となる15歳から64歳までの人口を指します。
総務省が2017年に公表した情報通信白書によると、日本の生産年齢人口は1995年をピークに減少を続けており、少子高齢化の影響によって日本全体が深刻な人手不足に陥っているのも事実です。
「情報通信白書 2017」
また、生産年齢人口に該当するすべての人が実際に働けているわけではありません。育児や介護のために働きたくても働けないなどの悩みを持つ人も多く、人手不足が進む原因の1つとなっています。
人手不足の状況が続くと、企業の生産力が下がって供給不足に陥ったり、従業員の負担が大きくなって長時間労働が常態化したりする恐れがあります。
しかし、生産年齢人口が減少している日本では、新しい人材を雇うのも大変です。そのため、人の代わりになる労働力として、働き方改革ではバックオフィスの定型業務を自動化できるRPAの導入が推進されています。
ココがポイント
RPAは人手不足の解消に役立つ
1-2.ワークライフバランスを重視
働き方改革の実現が目指されているもう1つの理由として、ワークライフバランスがあらゆる企業で重視されるようになった背景が挙げられます。
昨今の企業には、従業員一人ひとりがやりがいや充実感を感じながら働きつつ、育児・介護の時間や余暇の時間を確保して豊かな生活ができるように配慮する企業努力が求められています。
政府は「働き方改革関連法」において、年次有給休暇の時季指定や時間外労働の上限制限といった法改正を行っていますが、各企業も従業員のワークライフバランスを実現するための取り組みを進めなくてはならない状況です。
今までと同じやり方で業務を行っていては、ワークライフバランスは到底実現できません。上述した通り人手不足も深刻化しているため、より少ない人数で働きながら、短時間で成果を挙げられる工夫が求められています。
そこで、人の代わりにバックオフィスの定型業務を素早く実施できるRPAの導入が推進されているのです。
2.RPAを導入するメリット
RPAを導入すると、どのような形で働き方改革が実現できるのでしょうか。ここでは、RPAの導入によって企業が得られるメリットをご紹介します。
- 業務の自動化による残業時間の短縮
- 業務負担が軽減される
- 自動化による人手不足の解消
それぞれ詳しくみていきましょう。
2-1.業務の自動化による残業時間の短縮
企業のバックオフィスではパソコンを使ってさまざまな業務が行われていますが、その中には単純作業を繰り返すだけの定型業務が数多くあります。
そのような定型業務をRPAで自動化すれば、これまで業務にかかっていた従業員の工数が削減されるため、残業時間の短縮が可能です。
また、定型業務は週末や月末に集中しやすい傾向にあり、従業員が残業や休日出勤で対応せざるを得ないシーンがあります。
ソフトウェアであるRPAは24時間365日稼働し続けられるため、夜間や休日にも業務を行って従業員の負担を軽減できます。
2-2.業務負担が軽減される
RPAが得意とする定型業務は単純作業の繰り返しが多く、人がやり続けるのは大変です。
特に、お金を扱う会計業務などのミスが許されない環境では、長時間集中し続ける必要があり、従業員に相当な負担がかかります。
RPAはあらかじめ教えた手順やルールに沿って忠実に動くソフトウェアのため、ミスなく長時間働き続けられます。定型業務の自動化を進めれば従業員の負担を減らせるため、より働きやすい職場環境の構築として、RPAで働き方改革の推進が可能です。
2-3.自動化による人手不足の解消
RPAは「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれており、人の代わりの労働力として期待されています。
パソコンを使った定型業務をミスなく正確に行えるだけでなく、作業スピード自体も早いため、場合によっては人の倍以上の業務量をこなすことも可能です。
RPAの導入には当然コストがかかりますが、人を雇ったり教育したりするコストに比べると安価に抑えられる傾向にあり、人手不足の解消に役立ちます。
ココがポイント
RPAの教育コストは、担当者がノウハウを積み重ねるほど大幅にカットできる
3.働き方改革とRPAの活用事例
実際にRPAを導入している企業は、どのようにRPAを活用して働き方改革を実現しているのでしょうか。ここでは、RPAの具体的な活用事例をいくつかご紹介します。
- ペーパーレス化
- データの抽出・分析の自動化
- 情報収集の自動化
- 帳票作成の自動化
自社の業務に当てはめながら、みていただければ幸いです。
3-1.ペーパーレス化
RPAにAI-OCRと呼ばれる文字認識ツールを組み合わせれば、ペーパーレス化を実現できます。
従来であれば、紙の書類に書かれた情報をシステムへ転記するため、人の手で必要なデータを抜き取って転記しなければなりませんでした。書類の量が多ければ膨大な時間がかかりますし、転記ミスも発生しやすくなります。
AI-OCRなら、スキャンした書類に書かれた文字を認識してテキストデータに変換できます。そのテキストデータをRPAでシステムに転記すれば、一連の業務を自動化することが可能です。
RPAによって業務の擬似的なペーパーレス化が進めば、テレワークのような柔軟な働き方改革も実現しやすくなります。
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3-2.データの抽出・分析の自動化
RPAはデータの抽出・分析も自動化できます。たとえば、小売業界では多数ある商品の販売数や在庫数を集計する業務があるものの、人の手で必要なデータを集めるのは大変です。
RPAを活用すれば、販売管理システムなどにログインして各店舗の販売数や在庫数を自動で抽出し、レポートにまとめられます。担当者は完成したレポートを見ながら発注数を決めたり、販売計画を立てたりする業務に集中できるため、生産性の改善が可能です。
最近ではAIを搭載したRPAも登場しており、集計したデータの分析まで自動化できた事例もあります。
ココがポイント
RPAで定型業務を自動化すれば、企業の成長に直結する業務へ人材を注力できる
3-3.情報収集の自動化
RPAは情報収集の自動化にも役立ちます。
たとえば、営業部門やマーケティング部門などではインターネット上で自社製品の口コミ・レビューの情報を収集して製品開発で活用するケースがあります。
しかし、収集する情報の種類や数が多ければ多いほど時間がかかり、実際は一部の情報しか収集できていない企業も少なくありません。
RPAは販売サイトにアクセスして口コミ・レビューの情報を自動で収集できます。さらに、投稿者の年齢や評価、記載内容といった項目別にデータベースやExcelに転記できるため、その後の分析作業も容易です。
RPAで情報収集をするメリットとしては、「最新の情報をタイムリーに取得できる」「データの正確性が向上する」などが挙げられます。
情報収集の重要性が増していくこれからの時代において、RPA化は働き方改革だけでなく、顧客ニーズの多様化にも役立ちます。
3-4.帳票作成の自動化
経理部門で行われている請求書などの帳票作成業務は、月末に集中しやすい背景から、担当者が残業や休日出勤で対応せざるを得ないケースがあります。
RPAを導入すれば、会計システムから取引先ごとにデータを取得し、請求書のフォーマットに合わせて転記・帳票作成ができます。さらに、作成した帳票をメールに添付して送信する動作まで自動化が可能です。
担当者の長時間労働をなくせるだけでなく、作成漏れや誤記を防ぐ効果もあります。
4.RPAを導入するときのポイント
ここまでで、RPAのメリットや活用事例を紹介しましたが、RPAを導入するにあたって注意すべきポイントがあります。
RPAの活用で働き方改革を実現するために、ここで紹介するポイントをぜひ覚えておいていただきたいです。
- まずは従来の業務の洗い出しをする
- スモールスタートを心がける
- RPAの運用体制を整える
それぞれ詳しくみていきましょう。
4-1.まずは従来の業務の洗い出しをする
働き方改革のためにRPAの導入を検討している場合、まずは自社でどのような業務を行っているのかを洗い出す作業が重要です。
RPAで自動化できる動作は手順やルールが明確に決まっている定型業務に限られるため、自動化に適している業務が自社にどの程度あるのかを把握する必要があります。
すべての業務を洗い出した上で、次の視点から内容を分析します。
- 業務手順やルールが明確に決まっているか
- 業務手順やルールを変更する頻度はどの程度か
- パソコン操作だけで完結する業務か
- 業務の頻度はどの程度か
- その業務にどれだけの人の工数がかかっているか
- 残業や休日出勤で対応している業務はあるか
上記の視点で事前分析を済ませると、RPAでの自動化に適した業務を選別できるだけでなく、費用対効果を測定する上でも役立ちます。
4-2.スモールスタートを心がける
RPAの導入時は、スモールスタートを心がけるべきです。いきなりすべての業務をRPA化してしまうと、設定ミスなどによるトラブルが頻発してしまい、逆に従業員の手間が増えてしまう恐れがあります。
働き方改革を実現するためのツールとはいえ、RPAによって残業や休日出勤が増えてしまっては意味がありません。
RPAの操作に慣れていないうちは、RPA化する業務をひとつずつ増やしていくスモールスタートをおすすめします。RPAによる成功体験を積み重ねていきながら、働き方改革の実現がベストです。
4-3.RPAの運用体制を整える
働き方改革のためにRPAを導入したにもかかわらず、企業内で浸透せずに一部の担当者しか活用できていない企業も少なくありません。
働き方改革の実現にRPAを役立てるには、適切な運用体制を整える必要があります。具体的には、次のような取り組みが求められます。
- RPAの推進担当者を設置する
- トラブル時の対処方法を定めておく
- 操作方法やRPA化する業務の選定基準などをマニュアル化しておく
もし自社内でITに詳しい担当者がいない場合や、十分なリソースを確保できない場合は、RPAのベンダーからサポートを受けるのもおすすめです。
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5-3.充実のサポート体制で安心して利用可能
RPAを活用していると、「RPAが動かない」「思った通りに業務を行ってくれない」といったトラブルが発生してしまうケースもあります。
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