RPAツールは業務の自動化を簡単に実現できるソフトです。とはいえ、システムを正しく運用するにはRPAの習熟が求められる場合も。うまく扱えないと、十分な効果を発揮できなかったり、トラブルに対処できなかったりするかもしれません。
そこで、RPAの研修をすれば、運用のノウハウやトラブル対処方法などについて、専門知識を効率的に学習できます。
この記事では、RPA研修で学べる内容についてご紹介します。RPAの研修を行う重要性や自社にあった選び方についても解説しますので、合わせてご参照ください。
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1.RPA研修で学べる内容
RPA研修では、導入前後の運用方法やRPAツールの操作方法など、システムを有効活用するのに必要なさまざまな知識を学習できます。
導入や運用に必要な知識を押さえておけば、失敗を避けつつ業務の効率的なRPA化が可能です。
ここでは、RPA研修で学べる内容についてご紹介します。
1-1.RPA導入以前の業務フローの整理方法
RPAの研修では業務フローの整理方法を学習できます。RPAによる業務の効率化で十分な効果を発揮するには、事前に現在行っている業務を明確化し、どの業務を自動化するのか決める必要があります。
場合によっては、業務の自動化に適さない作業を無理にRPA化しようとしてしまい、思ったより効果を実感できない事例も。
そのため、業務をどのように洗い出すのか、洗い出した業務フローをどのように自動化すればよいのか事前に学ぶのが大切です。RPAの研修で業務フローの整理方法を学べば、既存業務をスムーズに効率化しやすくなります。
ココがポイント
RPAの研修は導入前から受けるのがベスト
1-2.RPAツールの基本的な使い方
RPAの研修では、RPAツールの基本的な使い方も学習できます。RPAツールにはプログラミングが不要で、ドラッグ＆ドロップのみの直感的な操作で自動化を実現できるソフトもあります。
とはいえ、RPAはツールや搭載されたシステムによって実現できる機能や操作感が異なるのも事実です。特に、現場単位でRPAツールを運用する場合は、担当者がうまく活用できなければ意味がありません。
そのため、運用するRPAの使い方について研修で学ぶのがベストです。
なかにはRPAツールを提供するベンダーが、自社ソフトの使い方を研修しているケースも多くなっています。製品に精通した知識を得られるため、RPAの研修を考えている場合はそちらを利用するのもポイントです。
1-3.シナリオ作成やカスタマイズの方法
RPA研修で学べる知識として、シナリオの作成手順やカスタマイズ方法があります。「シナリオ」とは、RPAツールがどのように動作するか決めるチャートのような存在で、自動化する一連の作業を記録して作成します。
言い換えれば、RPAツールを稼働させるにはシナリオの存在が不可欠です。
また、業務手順の変更や効率化案が出てくるにつれて、RPAツールをカスタマイズする事例が多くなっています。RPAツールの研修で「自動化に必須のシナリオ作成手順」「カスタマイズする方法」などを学べば、効率的に業務自動化を進められます。
1-4.RPAの運用管理やセキュリティの知識
RPAの研修では、システムを運用するのに必要な知識や、セキュリティリスクについても学べます。RPAはソフトに応じてシステムの種類も変わり、適切な管理方法が異なるため、環境に合わせた専門知識が必要です。
RPAの運用管理がおろそかになると、個人業務レベルの作業を自動化したときにブラックボックス化してしまい、引き継ぎ作業等がうまくいかなくなってしまう可能性もあります。
また、RPAがなんらかの原因で停止するトラブルが起きたとき、復旧できずに業務に多大な損害を与えてしまう事例も。それらのリスクを踏まえた上で、適切な運用管理の研修を受けるのが大切です。
また、個人情報や機密情報を扱う業務をRPA化するときは、特にセキュリティの管理が重要です。なかにはインターネット接続が必要なシステムもあるため、RPAの種類に合わせたセキュリティ対策を行いましょう。
2.RPA研修の重要性
RPAは業務の効率性を高めるツールとして有用ですが、効果を十分に発揮するにはノウハウが必要です。RPA研修を事前に受けておけば、運用面において多くの利点を得られます。
ここでは、RPAの研修を受ける重要性についてご紹介します。
2-1.RPAの活用には最低限の知識が必要なため
RPAツールで業務を最大限効率化するには、ツールの使い方を含めた最低限のITスキルが必要です。なかにはドラッグ＆ドロップで簡単に操作できるRPAツールもありますが、自動化したい業務によっては、簡単なソフトでは対応しきれない場合があります。
たとえば、エラー時ユーザーに通知する「分岐処理」や、同様の作業を繰り返す「反復処理」の実現には、変数や関数の理解が必要です。
プログラミングを習熟するほどハードルは高くないものの、業務対応の幅を広げるには最低限の専門知識を身に着けなければなりません。
RPAの研修には、RPAの使い方だけではなく、制御構文や関数について基礎的なITスキルから学べる講習もあります。自社にITスキルを持った人材が少ない場合は、RPAの研修を受けると安心です。
2-2.トラブルの予防や対処をスムーズに行うため
RPAツールに不具合が起きてしまった場合、トラブルの対処に専門知識が求められるケースも少なくありません。RPAが不具合を起こす原因は、操作ミスやOS・ソフトウェアのアップデート、サーバーエラー、Webサイトの更新などさまざまな要素に起因します。
不具合の原因解明や対処ができず、業務が停止してしまった事例もあります。RPAのトラブルによるリスクヘッジをするためにも、RPAの研修で知識を身に着けるのが大切です。
研修を通じて得た知識をもとにシステムの運用マニュアルなどを作成しておけば、担当者が不在のときも対応しやすくなるメリットがあります。
ココがポイント
RPAのトラブル対応などをサポートしてもらえるベンダーも存在する
2-3.効率的に教育を行うため
RPAの教育を社内だけで行うと、人員不足になってしまったり、教育が十分ではなかったりする可能性があります。社内で育成体制を構築するには講師を担当する人材育成が必要なため、RPA化の浸透にコストや時間が大きくかかってしまう事例も。
その点、RPAの研修サービスなら教育のノウハウが整っているため、講習を通してRPAについて効率的に学習できます。「育成を担当する講師」の育成も必要ありません。
また、多人数で受けられる集合研修なら、専門知識を持った人材を一気に増やせるのもポイントです。必要に応じてRPAの研修を受けると、人材をスムーズに育成しやすくなります。
3.自社に合うRPA研修の選び方
RPAの研修にはさまざまな種類があり、対応しているRPAツールや研修の内容、受講方法などに違いがあります。研修を受ける場合は、自社のRPAツールに合わせた研修や、社員のスキルレベルに応じた講習を受けるのが重要です。
ここでは、自社に合うRPA研修の選び方についてご紹介します。
3-1.導入するRPAツールに合わせて選ぶ
RPA研修は、それぞれ対応しているRPAツールが違います。自社で取り扱うRPAツールに対応している研修を選ばなければ、研修の効果を活かせず費用対効果を生み出せません。
RPA研修には、複数のRPAに対応していたり、ベンダー自体が研修サービスを提供していたり、ベンダー公認の研修もあります。ベンダー元が研修する特定のRPAツールに対する講習なら、精通した知識を得られるのもポイントです。
また、実際の使い方だけでなく運用周りのノウハウも教えてもらえる事例も存在します。RPAの研修を選ぶ際は、どのようなツールに対応しているのかをしっかりと確認したうえで受講するようにしましょう。
3-2.導入のフェーズや社員のスキルレベルに合わせて選ぶ
RPAの研修を受ける前に、自社のITスキルを把握するのが大切です。RPAの活用段階や担当社員のスキルによって受けるべき講習内容が変わるため、それに応じてRPAの研修サービスも選定する必要があります。
RPA研修の多くは、入門や初級、中級、上級のように難易度別に分かれていたり、学習できるスキルごとにコースが分けられていたりします。
一つひとつの知識の積み重ねが業務のRPA化に大きく役立つため、無理に高スキルを求めて中級・上級の研修を受けるのはおすすめできません。
RPA研修のなかには、受講前に企業のRPA理解度やニーズをヒアリングして、企業それぞれに合わせた研修を行うサービスもあります。どのコースが自社に必要なのか、判断できない場合にはヒアリングサービスを利用すると安心です。
ココがポイント
段階を踏んでRPAのスキルを学べる講習もある
3-3.受講方法やサポート内容で選ぶ
RPA研修には、対面方式やオンラインで受講できるタイプなどがあります。そのため、学習が必要な社員人数やリモートワークの状況によって対面・オンラインで選択するのもポイントです。
オンラインタイプにも映像配信・ビデオ会議式など細やかな違いがあるため、選びたい受講方法はどれか、研修予定の社員へヒアリングしてみるのをおすすめします。
映像配信式はあらかじめ撮影されたコンテンツを再生して学ぶ方法で、自分のペースで学べる点がメリットです。ビデオ会議式はチャットや電話等で講師へ直接質問できるため、コミュニケーションを通してRPAへの知識を深められるメリットがあります。
また、RPA研修の受講方法に加えて、サポート内容を見比べてみるのも選び方のひとつです。導入から業務の払い出し、運用開始まで、RPA運用におけるトータルサポートを行うサービスもあります。
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4.まとめ
知識を求められないRPAツールも増えつつありますが、トラブル対応をはじめ不安のないシステム運用にはITスキルや専門知識が必要です。社員の理解度が不足しているとRPAをうまく活用できないだけでなく、トラブルに発展してしまうおそれもあります。
そこでRPAの研修を利用すれば、RPAの使い方からセキュリティ対策まで、幅広い範囲にわたって効率的に学習できます。運用ノウハウなども学習できるため、費用対効果を高めるのにも最適な選択肢のひとつです。
ただし、実際の研修によって学べるスキルやRPAツールの使い方は異なります。場合によっては、研修を受けてもうまく業務を効率化できない可能性があるのも事実です。
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