定型業務の自動化に優れているRPAツールは、マーケティングなどクリエイティブな業務を直接効率化するのは難しくなっています。しかし、RPAツールを使って口コミなどの検索を自動化すれば、より生産的な業務に注力しやすくなるのがポイントです。
この記事では、RPAツールで検索を自動化するメリットについて、データ処理の仕組みや注意点を踏まえて解説します。
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1.RPAツールなら検索を自動化できる
設定した手順に沿って作業を繰り返し行える「RPAツール」は、検索作業自体も自動化することができます。そのため、RPAツールを駆使すれば意図した検索作業の自動化が可能です。
たとえば、「事前に定めていたECサイトの自社製品から販売価格を取得」「ECサイトごとの価格をExcelへ転記」「グラフの作成やレポート出力を自動化」といった検索・集計作業を含めて自動化できます。
RPAツールを活用すれば、検索作業を含めたデータ集計・成形作業まで自動化して、マーケティングなどの戦略立案に注力しやすくなると言えるでしょう。
ココがポイント
RPAツールは作業手順が定まっている業務のほとんどを自動化できる
2.RPAで検索の情報収集を効率化するメリット
RPAツールを使って検索による情報収集を効率化すれば、以下のメリットを得られます。
- 戦略立案に注力しやすい
- 繁忙期にも臨時スタッフを雇わずに済む
- データ集計やチェック漏れのミス防止
- システムの改修などにかかるコストを抑えられる
ここでは、検索のRPA化で情報収集を効率化するメリットをご紹介します。
2-1.戦略立案に注力しやすい
RPAツールで検索を自動化するメリットに、戦略立案に注力しやすい点が挙げられます。
戦略立案に必要な情報やレポート作成を、RPAツールによって自動化できるため、「どのように自社製品を伸ばすか」といった作業に人的コストを割きやすいのがメリットです。
そのため、戦略立案に注力して企業の成長を間接的に実現しやすくなります。
2-2.繁忙期にも臨時スタッフを雇わずに済む
RPAツールで検索を自動化する仕組みがあれば、繁忙期の臨時スタッフも雇わずに済むケースがあります。マーケティングの情報収集を始めとして、繰り返し行う定型業務の自動化はRPAが得意とする領域です。
昼夜問わず24時間365日稼働し続けられるため、繁忙期に合わせて稼働数を増やせば、臨時スタッフを雇わずとも業務を遂行しやすくなるメリットがあります。
2-3.データ集計やチェック漏れのミス防止
RPAツールなら、データ集計やチェック漏れのミスを防止できるのもメリットです。一度設定すれば、検索すべき内容をすべて漏らさずに検索してデータ集計を行なえます。
また、転記ミスなども起こらないため、「チェック漏れなどのミスで参照データが使い物にならなかった」といったトラブルも防ぎやすいメリットもあります。
2-4.システムの改修などにかかるコストを抑えられる
RPAツールで検索作業を自動化すれば、システム改修などのコストも抑えられるのがメリットです。マーケティングをはじめ、検索作業の効率化を実現する際に、自社の既存システムまで含めて改修しなければならない事例もまれに見られます。
RPAツールなら、検索を自動化するだけでなく既存システムへの転記作業なども自動化できるため、大掛かりな改修をせずに業務を効率化できるメリットがあります。
3.RPAツールで検索やデータ収集を効率化する方法
RPAツールで検索やデータ収集を効率化する手法には、いくつかのデータ処理方法が存在します。代表的な手法は以下のとおりです。
- Webスクレイピング
- データクレンジング
ここでは、それぞれの仕組みをご紹介します。
3-1.Webスクレイピング
Webスクレイピングとは、Webサイト上から特定の情報を抽出する仕組みを指します。RPAで検索を自動化する際はほとんどがWebスクレイピングによるもので、HTMLなどのソースコードからさまざまな情報を取得する仕組みです。
Webスクレイピングでは自社事業に関連する市場のデータを常にチェックできるほか、データの成形やレポート化もRPAで自動化できます。そのため、市場の動向や顧客ニーズをスピーディに把握できるのがメリットです。
3-2.データクレンジング
データクレンジングとは、保存しているデータの重複や、表記ゆれなどのミスを抽出して修正・削除する作業です。データクレンジングを行えば、集計したデータの質を高めてマーケティング業務に注力しやすくなります。
データクレンジングを行う理由に、「集計・保存する担当者がそれぞれ異なる」点があげられます。同じ意味を持つデータ内容でも表記が微妙に異なってしまったり、転記ミスなどのヒューマンエラーでせっかく集計したデータの信用度が下がってしまったりする事例も少なくありません。
特に、分析作業を行うためのデータに誤りがあれば、適切なマーケティングを実現できないのも事実です。適切な状態に作り上げるためにも、検索やデータ収集に合わせてデータクレジングを実施する必要があります。
なお、RPAツールで検索による情報収集を自動化すれば、転記ミスなどのヒューマンエラーを起こさないため、データへの信頼度を高めやすくなります。
4.RPAツールで検索を効率化する際の注意点
RPAツールで検索を自動化する場合は、多くのケースでWebスクレイピングを実施する形となります。そのときに注意すべきポイントは以下のとおりです。
- 利用規約に違反する可能性がある
- 情報が取得できないサイトもある
- 作業量が少なければ効率的ではない
ここでは、RPAツールで検索を効率化する際の注意点をご紹介します。
4-1.利用規約に違反する可能性がある
RPAツールで検索を自動化したとき、場合によってはサイトなどの利用規約に違反する可能性に注意が必要です。多くのケースでWebスクレイピングが活用されるものの、サイトによってはWebスクレイピングの活用を禁じているケースがあります。
Webスクレイピングはアクセス先のサーバーなどに負荷がかかるため、悪意や意図的などを問わず、Webスクレイピング自体を禁じている事例も少なくありません。場合によっては偽計業務妨害罪などにもあたるため、注意が必要です。
4-2.情報が取得できないサイトもある
RPAで検索を自動化して情報収集を行う際、HTMLなどのサイト構造を分析するため、HTML構造が変更されていたり、都度異なるログイン情報が必要だったりするサイトの情報を取得するのは難しくなっています。
HTMLに変更があればスクレイピングの手順も書き換える必要があるため、サイトごとに細かいシステム調整が必要なのも事実です。RPAツールでは単純なログイン手順も自動化できるものの、HTML自体に変更があれば、適切なデータ集計が行えなくなってしまうおそれがあります。
4-3.作業量が少なければ効率的ではない
RPAツールで検索を効率化するとき、作業量が少ないコンテンツを自動化するメリットが薄くなっている点に注意が必要です。週に1回程度、人力なら15分程度で終わる作業をRPAで自動化しても、導入・運用コストのほうが費用対効果を上回ってしまう恐れがあります。
RPAツールの強みは24時間365日スムーズに稼働できる点です。自動化する業務の作業量そのものが少なければ、RPA化のメリットをあまり享受できなくなってしまう点にご注意ください。
5.RPAで検索・集計作業を自動化したいならRaBitへご相談を！
RPAツールを活用すれば、検索作業からデータ集計までマーケティング業務に必要なレポート作成も自動化できます。そのため、より生産的な作業に人材を注力しやすく、企業成長へ間接的に寄与してくれるのがRPAツールです。
とはいえ、RPAツールで検索作業を自動化させるには、さまざまな手順が求められます。実際の自動化手順もソフトウェアによって異なるため、担当者ごとに取り組む必要があります。
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