RPAツールには、指定した日時で自動的に起動する「スケジュール実行」と呼ばれる機能があります。スケジュール機能をフル活用すれば、給与計算や明細書発行を始めとする、定期的に必要な業務を半自動化することが可能です。
この記事では、RPAのスケジュール実行に焦点をあてて、メリットや活用事例、注意点を解説します。
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1.RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で行う定型業務をソフトウェアロボットに代行させる技術を指します。RPAを活用すれば、これまで手作業で行っていた業務を自動化し、業務効率化やコスト削減を実現できるのが特長です。
人材不足などの影響から、近年では単純作業や定型業務の自動化に注力する企業も増加傾向にあります。RPAツールは単純作業や定型業務の自動化に適しているため、近年多くの企業で導入が進められています。
1‐1.RPAツールの種類
RPAツールには、プログラミング不要で直感的に操作できる「ノーコード・ローコード型」と、プログラミングスキルが必要な「プログラミング型」の2種類があります。ノーコード・ローコード型は、専門知識がない方でも簡単に操作できるため、中小企業やRPA初心者におすすめです。
一方、プログラミング型はより複雑な業務の自動化に対応できるため、大企業や高度な自動化を目指す企業におすすめです。
また、RPAツールには、「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の種類にも違いが存在します。
サーバー型
- 特徴1：大規模な自動化に強く、複数のロボットの一元管理が可能
- 特徴2：セキュリティ性が高く、機密情報を扱う業務に適している
- デメリット：初期費用や運用コストが高くなる傾向がある
デスクトップ型
- 特徴1：比較的安価で導入しやすく、小規模な自動化に適している
- 特徴2：個々のPCで完結するため、柔軟な自動化設定が可能
- デメリット：ロボットが稼働している間、そのPCでの作業が制限される
クラウド型
- 特徴1：インフラの準備が不要で、どこからでもアクセス可能
- 特徴2：最新機能が自動でアップデートされ、常に最新の状態で利用できる
- デメリット：インターネット環境が必須で、Webブラウザ上でのみ作業できる
1-2.RPAの導入に向いている業務
RPAの導入に向いている業務は以下のとおりです。
- 情報がすべてデータ化されている業務
RPAは、システムやファイルに保存されたデータを読み取り、処理するツール。紙媒体の情報などを手入力する必要がなく、データ化された業務はRPAの得意分野 - 処理方法や判断基準が明確な業務
RPAは、あらかじめ設定されたルールに従って処理を進める仕組み。そのため、処理手順や判断基準が明確に定義されている業務は、RPAで自動化しやすい - 単純な繰り返しの業務
RPAは、同じ作業を繰り返し行うことが得意。単純なデータ入力や転記作業、ファイルのダウンロードなど、繰り返し発生する定型業務のRPA化は導入効果が高くなりやすい
RPAツールは、「パソコン上で行う」「作業手順が定まっている」「生産性の低い単純な繰り返し作業」などの業務を自動化するのに向いています。
2.RPAのトリガーの種類
RPAには、「トリガー」と呼ばれる、起動するための条件があります。RPAをスケジュール実行するのも同じく、トリガーの一種です。RPAのトリガーには、主に以下のような種類があります。
- 手動トリガー：ユーザーが手動でRPAを実行する
- ファイルトリガー：特定のイベント（ファイルの更新など）をきっかけにRPAを実行する
- メールトリガー：特定のメールボックスにEmail（注文書など）が届くとRPAを実行する
- スケジュールトリガー：事前に設定した日時・スケジュールに基づいてRPAを実行する
RPAのスケジュール実行とは、上記の「スケジュールトリガー」を活用する仕組みを指します。上記以外にも、細かいプロセスを検知して自動的にRPAを実行するよう、トリガーを設定することも可能です。
ココがポイント
RPAはスケジュール実行で定期的に作業する以外にも、「メール受信」など特定の行動をトリガーにスタートを自動化できる
3.スケジュール実行のメリット
RPAのスケジュール実行機能を有効活用すれば、以下のメリットを得られます。
- 業務を完全に自動化できる
- 実行状況や実行結果を把握できる
ここでは、スケジュール実行のメリットを解説します。
3-1.業務を完全に自動化できる
RPAのスケジュール実行機能を活用すれば、業務を完全に自動化できるのがメリットです。人間がその都度トリガーを起動しなくても、決められた時間になれば業務を自動的に遂行してくれます。
そのため、退社後の夜間にWeb上で情報収集をして、出社前にレポートとしてまとめておくといった作業も自動化できるのが魅力です。一度設定するだけで、翌朝の業務開始時に結果を確認できるようになります。
3-2.実行状況や実行結果を把握できる
RPAのスケジュール実行機能を活用すれば、RPAの実行状況や実行結果をログとして確認できるのもメリットです。スケジュール実行機能を搭載したRPAの多くは、正常に動作したかどうか、エラーが発生していないかを確認することが可能です。
処理状況をモニタして進捗を把握できる機能もあるほか、万が一エラーが発生すれば「異常が発生したことをメール通知」する仕組みも自動化できます。そのため、RPAのスケジュール実行機能を活用すれば、自動化した業務が正しく遂行されているかチェックする必要もありません。
4.スケジュール実行の活用事例
RPAツールの機能を用いてスケジュール実行をする活用事例はさまざまです。具体的には、以下のような活用方法があります。
- 通販事業の在庫管理
- 請求書発行
- 入札情報のリサーチ
- 営業日報のチェック
ここでは、RPAのスケジュール実行を活用できる事例について紹介します。
4-1.通販事業の在庫管理
RPAのスケジュール実行を活用すれば、通販事業の在庫を定期的にチェックすることが可能です。たとえば、ECサイトからの注文メールをもとに受注入力を自動化を自動化したうえで、1時間ごとのスケジュール実行により在庫数を更新・チェックできます。
そうすれば、「しきい値を下回れば発注メールを送って在庫を確保」「売り切れ等を自動で各ECサイトへ反映」などもRPAで自動化が可能です。在庫切れなどの機会損失を極力抑え、売上を高める効果が期待できます。
4-2.請求書発行
請求書などの発行業務も、RPAのスケジュール実行で自動化できる業務のひとつです。月末に自動で請求書を作成して、送付する作業まで効率化できます。RPAのスケジュール実行内容によっては、「プリントアウト」「メールへ添付・送信」といった作業も自動化が可能です。
20日締め、末締めなどの締め日ごとに自動実行できるため、その都度請求書を発行する手間もかかりません。請求額などをエクセルに記載しておけば、数値を転記して自動的に請求書を発行できます。
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4-3.入札情報のリサーチ
建築業やIT業などを始めとして、公共情報の入札情報も定期的に取り扱う業務のひとつです。RPAのスケジュール実行を行えば、入札情報が公開されるタイミングで自動的にWebサイトから情報を収集し、自社の条件に合う案件を自動で抽出できます。
そのため、毎日決まった時間に、自社向けの入札情報を手早くチェックできるのが魅力です。公共事業の入札期間は短いケースもあり、気付いたら申請のヌケモレがあった…といったリスクを抑えられます。
4-4.営業日報のチェック
毎日行われる営業日報のチェックも、RPAのスケジュール実行によって一部業務を効率化できます。具体的には、「日報に含まれる特定キーワードを拾う」「改善要望や不満点を抽出してリスト化」「対応のできる部署へ転送」といった作業を自動化できます。
さらに、リミットでも営業日報が未提出の担当者へ、自動的にリマインドメールを送信できるのもポイントです。情報の見落としを最小限に抑えて、営業日報がもたらす効果を最大化しやすいメリットがあります。
5.スケジュール実行を活用する際の注意点
RPAのスケジュール実行機能を活用すれば、定型業務のうちタイミングが決まっている作業のほとんどを自動化できます。その都度トリガーを実行する必要もなく、業務の大幅な効率化が可能です。
しかし、スケジュール実行を活用する際にはいくつかの注意点があるのも事実です。
- RPAツールによって、別料金がかかる場合がある
- 実行中はパソコンを操作できない場合がある
ここでは、RPAでスケジュール実行を活用する際の注意点について解説します。
5-1.RPAツールによって、別料金がかかる場合がある
RPAツールでスケジュール実行を活用する場合、追加料金がかかる可能性に注意が必要です。すべてのRPAツールにスケジュール実行機能が搭載されているとは限らず、機能の追加・カスタマイズとして別料金がかかるケースもあります。
なかには、オプション料金だけでなく、別製品として新しいRPAを購入しなければならないケースも否定できません。そのため、RPAのスケジュール実行を活用するために導入を検討している場合は、事前に料金体系の確認をおすすめします。
5-2.実行中はパソコンを操作できない場合がある
一部のRPAソフトウェアは、自動化した作業中にパソコンを操作できなくなる可能性があります。特に、デスクトップ型のRPAツールは搭載したパソコン上でシステムが稼働するため、作動中は操作できない点に注意が必要です。
また、スケジュールの実行タイミングが被さってしまうと、RPAが正しく動作できなくなる点にもご注意ください。
RPAツールでスケジュール実行をすれば、人の手を離れて業務を自動化できるとはいえ、人の作業時間を奪ってしまっては元も子もありません。
RPAのスケジュール実行を有効活用するためにも、「業務時間外など人が操作しないタイミング」「ほかのスケジュールとバッティングしない」など利用状況の振り返りをおすすめします。
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RPAツールはスケジュール実行機能を活用することで、業務時間外に作業を行い、出社前に必要なデータを取り揃えておくなどといった業務の効率化を実現できます。
さらに、特定業務をRPAでスケジュール実行すれば、取りこぼしやヌケモレを防いで業務上のミスが起きるリスクを最小限に抑えられるのもメリットです。
とはいえ、すべてのRPAツールにスケジュール実行機能が搭載されているとは限りません。場合によっては対応していなかったり、追加料金が必要だったりするため注意が必要です。
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