企業ではほぼ必須ともいえる給与計算も、RPAツールを使って自動化できるのをご存知ですか？
給与計算ソフトなどのシステムと連携すれば、システムを刷新する手間もかからず、手作業で時間のかかってしまう業務も効率的に行えます。
この記事では、RPAツールで給与計算を自動化するメリットや、給与計算以外の経理作業の自動化について、具体的な事例を踏まえてご紹介します。
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1.RPAでは給与計算の自動化が可能
定型業務を自動化できるRPAツールは、給与計算を自動化するシステムとしても活用できます。
たとえば、給与計算を手作業で行う場合は「役職手当」「残業時間」「扶養手当」といった情報を考慮しつつ、勤怠情報を経理ソフトやエクセルに入力して計算する必要があります。
一方でRPAツールを使えば、勤怠情報のデータをもとに各従業員の給与計算が可能です。各手当や出退勤時間から自動で給与計算を行うため、人が介在する必要もありません。
勤怠情報データから経理ソフトへ転記する単純作業も、手入力ではミスが起きてしまう可能性があります。その点、RPAならミスなく完璧に給与計算を行うため、ヒューマンエラーを未然に防止する効果も期待できます。
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2.RPAで給与計算を自動化するメリット
給与計算をRPA化すれば、計算にかかる手間を完全に自動化できるため、労働時間の短縮効果も期待できます。さらに、反復作業で起きてしまう人為的ミスの予防に繋がるのもRPAのメリットです。
ここでは、給与計算をRPAで自動化するメリットについてご紹介します。
2-1.従業員が多くても短時間で計算できる
給与計算にRPAツールを利用した場合の大きなメリットが、業務を効率化し短時間で計算できる点です。給与計算は従業員一人ひとりの勤怠データをもとに個別計算が必要なため、従業員の数が増えると、その分計算に掛かる時間や手間が増えてしまいます。
その点、RPAツールを使って給与計算を自動化すれば、担当者の負担が軽減されるだけでなく、業務の時間短縮も可能です。ほかの業務に注力できるため、残業を減らしたり、人件費の削減をしたりする効果も期待できます。
2-2.計算ミスや転記間違いなどのリスクを減らせる
RPAツールで給与計算を行うメリットとして、計算ミスや転記ミスといった人為的エラーを減らせる点が挙げられます。特に経理業務では、ちょっとした計算ミスが大きなトラブルに繋がってしまう可能性も。
RPAは転記や計算ミスを起こす可能性がほとんどなく、トラブルが起きない限り計算数値に差異が発生する可能性はありません。給与計算を手作業で行う場合、従業員ごとに支給額や控除の計算を行い、給与支払い額の計算を行う必要があります。
ほかにも社員それぞれの役職や勤怠情報、各種手当などのデータを考慮して計算しなければならず、計算の条件が細かく異なる企業も少なくありません。
さらに、会社が成長して人数が増えればその分給与計算の負担も大きくなり、計算ミスの可能性も増えてしまいます。
RPAツールで給与計算を自動化すれば、システムが設定に沿った手順をミス無く繰り返すため、ヒューマンエラーなどのトラブルを避けられる点が大きなメリットです。
ココがポイント
RPAツールは業務の処理速度をあげるだけでなく、正確性の向上にも寄与する
3.RPAで効率化できる給与計算以外の経理業務
RPAツールは工夫次第で、給与計算以外の幅広い定型業務を自動化できます。たとえば、経理業務では明細の発行や経費の精算などもRPA化でき、給与計算以外の業務も効率化が可能です。
ここでは、PRAツールで自動化できる給与計算以外の経理業務についてご紹介します。
3-1.給与明細の発行
定型業務の自動化に適しているRPAなら、給与明細の発行や社員への送付など、給与計算以外の経理作業も効率化が可能です。
たとえば、「給与明細をPDFで保存」「メールへ添付」「社員へ送信」といった一連の作業は給与計算後に必要な経理作業として一般的です。簡単ながらも手間のかかる業務ですが、RPAで設定すればそれらの経理作業も自動化できます。
3-2.経費の精算
経理業務でRPAを活用した一例として、経費の精算があげられます。
たとえば、申請された交通費や定期券の料金は適切かチェックする作業も、RPAを導入すれば以下のような手順で自動化可能です。
- 出発、到着駅を申請リストからコピー
- 経路検索アプリで検索を実行
- 検索結果の交通料金、乗換回数を申請リストに貼り付ける
- 申請金額と検索結果金額に差がないかチェック
- 問題なければ支払い処理、問題があれば差し戻し
手動では手間や時間がかかる経費の照らし合わせ作業も、RPAを導入すれば確認する量に関わらず自動化できます。さらに、RPAツールを使えば差し戻しの作業も、対象者や担当者へ自動的にメール通知するようシステム化できます。
3-3.請求書の発行
RPAツールを利用すれば、毎月同じフォーマットで作成している請求書の作成も自動化できます。
会計ソフトやオフィスソフトをすでに利用している場合でも、反復的なルーティン業務なら、既存のシステムを刷新せずともRPAソフトで請求書を自動作成できます。
また、作成した請求書をプリントアウトしたり、メールに添付・送信したりと請求書の発行に伴う業務もRPA化が可能です。
RPAなら給与計算をはじめとしてさまざまな経理業務を効率化できるため、人件費を削減したり、経理担当者の負担を減らしたりできるメリットがあります。
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4.RPAで給与計算などを自動化した事例
RPAツールを使えば、既存の給与計算ソフトを買い替えたり、システムを刷新したりせずとも作業を効率化できます。
ここでは、オーダーメイド式RPAツール「RaBit」で給与計算などを自動化した事例についてご紹介します。
4-1.約200名分の給与計算を自動化
株式会社SF・インフォネット様の事例では、給与計算に掛かる時間を短縮するためオーダーメイド製RPA「RaBit」の導入に踏み切りました。
従来では約200名相当の給与明細を、1分単位でそれぞれ手計算しており、作業に数日費やしていたと言います。
そこで、RPAツールに給与計算を任せると計算作業の大幅な効率化に成功。給与計算をRPAツールに任せているため、数日分の時間的余裕も生まれました。
さらに、手作業ではどうしても起きてしまうヒューマンエラーが抑制され、見直す手間が減る効果も。
紙の給与明細からシステムを刷新せずに低コストで作業を効率化できたのも、RPAツールで給与計算を自動化したメリットだといえます。
4-2.給与明細の電子処理を自動化
株式会社播鳥様の事例では、事務作業の負担軽減や経費削減を目的としてオーダーメイド製RPA「RaBit」の導入を行いました。導入以前は担当者が一人で、給与計算ソフトから明細を出力・印刷・封筒に入れる作業を丸一日かけて手作業で行っていたそうです。
そこでRPAツールの「RaBit」を導入しました。すると丸一日かかっていた作業が2時間30分で終わるようになっただけでなく、実際に人間が実施する作業は30分まで短縮に成功。大幅な負担軽減に繋がりました。
また、電子契約サービスと連携させ、電子処理のみで給与明細の発行を完結できるようになったので、紙や印刷料金の削減にも成功しています。ほかのシステムと連携させ、さらなる効率化を図れる柔軟性もRPAのメリットです。
4-3.数日間かかっていた作業を数時間に短縮
有限会社倶楽部二十九様の事例では、給与明細書発行の自動化にオーダーメイド製RPA「RaBit」を利用されています。導入以前は、給与明細の作成に2人で2日間、給与計算に1人で5日間かけて実施していました。
そこで、30年間手作業だった給与明細の発行をRPAツールに任せると、大幅な時間短縮に成功。給与計算ソフトとネットバンクを併用して手続きを自動化した結果、給与計算や給与振込を含めて、かかる時間は1人が数時間作業するだけで終わるようになりました。
浮いた時間は現場に入ってもらったり、別の仕事をしてもらったりと、より生産的な業務に注力できるようになったと、そのメリットを実感されています。
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5.まとめ
RPAツールは、給与計算だけでなく、経理業務をはじめとしたさまざまな定型業務の自動化を得意としたソフトです。作業時間の短縮や人為的エラーを削減できるため、経理担当者の負担軽減や人件費削減にも繋がります。
さらに、既存システムの大掛かりな刷新に取り組まなくても、RPAツールなら工夫次第で給与計算ソフトと連携できる事例も少なくありません。
とはいえ、長期間手作業で行ってきた給与計算を自動化するには、利用しているシステムと連携させるスキルが必要です。もし自社のITスキルに不安を抱えている場合は、ぜひ給与計算の自動化に実績があるオーダーメイド製RPA「RaBit」をご利用ください。
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