近年、定型業務の自動化が進むなかでRPAツールが注目を集めており、導入を検討する中小企業が増えています。
しかし、RPAツールの普及はまだまだ始まったばかりであり、運用時のルール策定に課題を抱えている企業も多いでしょう。
今回は、中小企業向けRPAツールの導入支援で年間300件の実績を有する当社が、RPAの運用に必要なルールについて詳しく紹介します。
RPAツールの運用ルールを明確に定めていなかったせいで、トラブルが発生した際の対処が困難になった事例もあります。この機会にぜひ検討してみてください。
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1. RPAツールとは？
RPAツールは、人がパソコンを使って行っている定型業務を自動化するソフトウェアです。
RPAは「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」の略称で、「ロボットによる業務の自動化」の意味を持ちます。
RPAツールを運用すれば、転記作業・照合作業・通知作業といった定型業務を自動化できます。
ロボットを作成し、キーボードやマウスなどの操作手順と、特定の条件による分岐などをあらかじめ教えると、ロボットが教わった通りに動いて業務を代行する仕組みです。
RPAツールでは、高度な判断が必要になる業務やイレギュラーな処理が起こりやすい業務を自動化できません。
しかし、単純ではあるものの手間がかかる定型業務を自動化できるため、うまく活用すれば企業の人手不足の解消や生産性向上に大きく貢献します。
ココがポイント
RPAツールは設定した内容どおりに作業を繰り返すロボットのようなもの
2. RPAツールの運用でルールが重要である理由
業務の自動化が徐々に普及している一方で、残念ながらRPAツールをうまく運用しきれていない企業もあります。RPAツールの運用でよくある課題は次のとおりです。
- 一部の部署や一部の業務でしかRPAツールを使えていない
- 管理者の分からない野良ロボットが数多く発生してしまう
- メンテナンスができておらず、うまく動作しなくなってしまう
- 設定方法が間違っており、誤作動や緊急停止などのトラブルを起こしてしまう
- 一部の人しか扱えずにブラックボックス化してしまう
- トラブル発生時の対処がうまくいかず、損害が発生してしまう
上記の問題を回避するため、RPAツールの運用に関して社内ルールを適切に定める必要があります。
RPAツールを導入する際は、社内ルールの策定を進めつつ、ルールに沿った運用ができているかどうかを管理する体制の整備が重要です。
ココがポイント
RPAツールの効果を引き出すには、正しい運用方法が求められる
3. RPAツールの運用で必要な3つのルール
RPAツールをうまく運用するには、ルールの策定と管理体制の構築が重要です。ここでは、どのようなルールを策定すればよいのか、RPAの運用に大切な3つの要素をご紹介します。
- 開発のルール
- 管理のルール
- 検査のルール
それぞれ詳しくみていきましょう。
3-1.開発のルール
近年のRPAツールは、プログラミングなどの知識が不要で、誰でも簡単にロボットを作成できるソフトウェアが増えています。
とはいえ、ロボットの作成を自由にしてしまうと管理が難しくなるなど新たな課題も生まれます。そのため、ロボット作成のルールを明確化する開発ルールが重要です。
たとえば、「ロボットの作成を所定のフォーマットで申請し、許可が降りた場合にのみ作成できる」などはRPAの運用で効果的なルールの1つです。
RPA化すべき業務か、RPA化の効果がでる業務なのかを事前に精査しておけば、「手間をかけてRPA化したけれど、思ったよりも業務が楽にならなかった」といったムダをなくせます。
また、許可制にしておけば誰がどのロボットを作ったかが分かるため、野良ロボットの発生を防ぎやすい点もメリットです。
ほかにも、ロボットの作成方法を教える教育制度を整備し、一定のスキルを得た人にのみロボットの作成資格を与えるルールもおすすめです。
ロボットの開発効率が上がるとともに、ロボットの品質を一定以上に保てるため、RPAを運用する際にトラブルが発生するリスクを低減できます。
3-2.管理のルール
RPAツールには、誤作動や緊急停止によって業務に支障が出るリスクがあります。また、管理できていないロボットを放置するのはセキュリティの観点からも危険です。
RPAツールを管理するルールを策定して、正しい運用を心がけましょう。特に、トラブル発生時の対応方法をマニュアル化しておくことは重要です。
ロボットが停止した際に、「誰がどのように対応するのか」「ベンダーにどのように相談するのか」などのルールを決めておき、マニュアル通りに動けるよう訓練する必要があります。
重要な業務ほどトラブル発生時の被害が大きくなるため、RPAを運用する際は必ず管理ルールを策定しておきましょう。
また、自社でどのようなロボットが稼働しており、それぞれ誰が管理しているのかリストアップしておくのもポイントです。ロボットのリストがあれば格段に管理しやすくなり、野良ロボットの発生やブラックボックス化を防げます。
3-3.検査のルール
ロボットは一度作成すればそれで終わり、ではありません。業務の中身や手順が変わった場合はRPAの運用を一時的に止め、設定変更を行う必要があります。
また、連携ツールの仕様変更などによって、自社内に変化がなくとも正しく動作しなくなる可能性も。そこで重要になるルールが、定期的なメンテナンスの実施です。
各ロボットに対するメンテナンスのルールを設定しておき、動作に問題がないか、運用しているRPAツールを定期的に検査します。
誤ったルールを繰り返す設定で放置すると、RPAの運用によって業務に多大な損害を与える危険性もあるため注意が必要です
あわせて、もし長期間使われていないロボットがあれば削除しておきましょう。不要なロボットを削除し、管理しやすい環境を実現すれば情報漏えいなどのセキュリティリスクも軽減できます。
ココがポイント
RPAツールは細かい管理で効果を最大限に発揮する
4. RPAツールの運用ルールは4つのポイントで決める
RPAツールの運用ルールを策定するといっても、どのような形で決めるか分からない方も少なくないでしょう。ここでは、運用ルールの策定における4つのポイントをご紹介します。
- 企業全体でノウハウ共有
- 個別の業務プロセス
- 企業全体の情報システム
- 個別の情報システム
運用ルールを策定する際の参考になれば幸いです。
4-1.企業全体でノウハウ共有
企業全体に関わるシステムとして、RPAツールに関する教育や運用ノウハウの共有方法についてルールを策定します。
RPAツールのようなソフトウェアは、いきなり企業全体に導入するのではなく、スモールスタートして徐々に活用範囲を広げていくのが得策です。
企業全体へ展開していく際に役立つよう、RPAの運用ノウハウを的確に共有しましょう。
4-2.個別の業務プロセス
個別の業務プロセスをRPA化する際のルールを策定します。
RPAが得意とする業務を中心に運用するルールを盛り込むのが得策です。あわせて、RPAツールの誤作動や緊急停止を避けるための運用ルールも策定します。
たとえば、RPA化してもよい業務の基準を決める、ロボット作成時の注意事項などをまとめる、といった内容が挙げられます。
4-3.企業全体の情報システム
RPAツールを運用するにあたって、企業全体の情報システムに考慮したルール策定を求められる場合があります。
主にセキュリティ関連のルールですが、「使用権限やアクセス制限を設定する」「データの暗号化を徹底する」などが例として挙げられます。
ココがポイント
RPAツールを不正利用されると、設定済みのアクセス権を悪用される恐れがある
4-4.個別の情報システム
RPAツール自体の、情報システムとしての管理ルールを策定します。
RPAツールを適切に管理するためのルールで、上述の「ロボットのリストアップ」「メンテナンスのルール」などが例として挙げられます。
5. RPAを導入するならRaBitがおすすめ
適切なルールを策定して管理すれば、RPAツールの運用で人手不足の解消や生産性向上を実現できます。自社の業務をRPA化する際は、まず業務の洗い出しからルールの策定を検討してみてはいかがでしょうか？
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