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キッティングはRPAで自動化できる！メリットや注意点を開設

業務で使用するパソコンやスマートフォンなど、各種設定からソフトのインストールまで行い、すぐに使える状態に準備することをキッティングと呼びます。しかし、社員数やデバイス数に応じて対応工数が多くなり、大きな手間や負担を感じてしまう事例も珍しくありません。

多くの企業で大きな負担となっているキッティング作業ですが、実はRPAツールを活用することで一部工程を自動化できます。

この記事では、キッティングをRPAで自動化するメリットや注意点について徹底解説します。キッティングを自動化できるRPAを手軽に導入するポイントについても触れていますので、あわせてご参照ください。

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　1.キッティングとは

1.キッティングとは

キッティングとは、PCやスマホを業務で使えるように、必要な設定やソフトをインストールして準備する作業です。新入社員の入社時や、会社の端末入れ替え、オフィスの開設・移転時などに行われます。

1台あたり2～3時間かかるキッティング作業は、一度に大量の端末を扱う企業にとっては大きな負担です。しかし、従業員の快適な端末利用とセキュリティ強化のためにキッティングの取り組みは欠かせません。

　1-1.キッティングとセットアップの違い

セットアップとは、数あるキッティング作業のひとつです。セットアップは、箱から出された状態の端末や周辺機器について、必要なOSをインストールしたり設定したりする作業を指します。

一方でキッティングとは、パソコンやスマホの開梱、セットアップ、アプリの導入からアカウント作成、管理台帳作成（資産管理）まで幅広い手順を含みます。

言い換えれば、「キッティングとは端末をすぐに使える（業務ができる）状態にするための広範な作業」「セットアップはソフトウェアやハードウェア導入など、技術的な側面のフォローアップ作業」が大きな違いです。

キッティング業務のなかにセットアップが含まれるイメージが近くなっています。

　1-2.キッティングの具体的な内容

キッティングには、以下のような作業が含まれます。

  • 端末の開梱・設置
  • OSやソフトウェアのインストール
  • ネットワーク設定
  • セキュリティ設定
  • アカウント設定
  • 各種アプリケーションのインストール
  • プリンターなどの周辺機器の設定
  • 資産管理台帳への登録

実際に端末を導入したとき、キッティングでは以下のようなフローで作業を行う事例が一般的です。

  • PCの開封と初期点検
    PCを開封し、通電して基本的な動作を確認します。外観上の損傷や初期不良がないかを確認します。
  • OSのインストールと基本設定
    OSをインストールし、言語、地域、キーボードレイアウトなどの基本設定を行います。
  • ネットワーク接続と周辺機器設定
    社内ネットワークに接続し、プリンター、スキャナーなどの周辺機器を接続して設定します。
  • 業務用アプリケーションの導入
    業務に必要なアプリケーションをインストールし、必要な設定を行います。
  • セキュリティ対策の実施
    ウイルス対策ソフトのインストール、ファイアウォールの設定など、セキュリティ対策を行います。
  • 周辺機器の動作確認
    接続した周辺機器が正常に動作するかを確認します。
  • パスワード設定
    セキュリティのため、PCへのログインパスワードを設定します。
  • アプリケーションの動作確認
    インストールした業務用アプリケーションが正常に動作するかを確認します。
  • PCの最適化
    不要なファイルの削除、スタートアッププログラムの調整など、PCのパフォーマンスを最適化します。
  • 資産管理
    管理番号をPCに貼り付け、管理台帳に必要事項を記載します。

上記のような作業を手作業で行うと、非常に時間がかかるのは避けられません。また、何度も繰り返し作業を行っていると人的ミスも発生しやすくなり、意図しないエラーやシステム導入の見落としが起きてしまうケースもあります。

そのため、「キッティング作業をRPAで自動化したい」といった根強いニーズが発生しています。

　2.「キッティングが大変！」という現場の声

キッティング作業は企業の情報システム部門にとって大きな負担です。作業内容自体は難しくないように思えても、一つひとつに手間と時間がかかります。

また、予期せぬエラーやデバイス側の問題によってさまざまなトラブルも引き起こされるほか、従業員の残業やモチベーション低下の原因になるケースもあります。

そのため、キッティングの自動化を実現するため、RPAツールを導入するケースが増えつつあります。

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　3.キッティングはRPAとの相性が抜群

3.キッティングはRPAとの相性が抜群

キッティングを自動化する取り組みには、RPAツールが最適です。RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットによるPC業務の自動化を指します。

RPAが得意な作業は「大量のデータ処理」「ルールが明確な単純作業の繰り返し」です。RPAツールを活用すれば、「各社員の個別設定」「アプリ等のインストール」「初期設定」「システム導入後の動作確認」といったシステム上のキッティング作業を自動化できます。

特に、端末ごとにアプリをインストールする作業は非常に手間と時間がかかる作業のため、RPAによって自動化することで作業負担を大幅に軽減できるのが特長です。

パソコンの開梱やケーブル接続、資産管理用のシール貼りなど物理的な作業はRPAで自動化できないものの、パソコン内部で行うシステム的なキッティング作業のほとんどをRPA化できます。

ココがポイント


パソコン上で行う定型業務なら、キッティング作業以外にもさまざまなデスクワークを自動化できるのが「RPA」

　4.キッティングをRPAで自動化する3つのメリット

4.キッティングをRPAで自動化する3つのメリット

キッティング作業をRPAで自動化すると、多くのメリットがあります。主なメリットは以下の3つです。

  • 作業時間の短縮
  • 設定ミスの削減
  • コストの削減

ここでは、キッティングをRPAで自動化するメリットについてそれぞれ解説します。

　4-1.作業時間の短縮

キッティング作業をRPAツールで自動化すれば、作業時間の多くを短縮できます。手作業では1台あたり2～3時間かかるアプリのインストール作業なども、RPAで自動化すれば、10台同時に進行して1日で終わらせることも可能です。

さらに、RPAツールは一度スタートすれば人が介在する必要がないため、人間が実際に手を動かすのは最初の15分程度で済みます。キッティング作業の大部分をRPAのロボットが自動化してくれるため、担当者は他の作業に集中できるのが大きなメリットです。

　4-2.設定ミスの削減

RPAツールによってキッティング作業を自動化すれば、設定ミスを大幅に削減できます。人間が作業すると、どうしてもミスが発生してしまいます。繁忙期には、残業で集中力が低下したり、不慣れな人に手伝ってもらったりする事例があるのも事実です。

場合によっては、手順を飛ばしたり入力を間違えたりしてキッティング作業のやり直しになるケースもあります。設定ミスが起きてしまうと、さらに時間がかかる悪循環に陥ってしまうのは避けられません。

そこで、キッティング作業をRPAツールで自動化すれば、ヒューマンエラーによる設定ミスを抑制できます。一度設定した手順通りに設定を行ってくれるため、設定ミスによる作業時間の増加や、気付けなかった作業ミスに対するヘルプデスク対応を削減できます。

　4-3.コストの削減

キッティング作業をRPAで自動化すれば、コストを削減できるのも大きなメリットです。キッティング作業はIT人材不足の中、多くの企業にとって悩みの種です。限られた人員での対応は残業増加に繋がり、コスト増を招きます。外部委託も選択肢ですが、1台数万円のコストは大きな負担です。

RPAでキッティング作業を自動化すれば、作業に必要な人員を最小限に抑えられます。初期費用は発生するものの、人件費や外注費と比較すれば大幅なコスト削減が可能です。

外注費等のコストを削減できるだけでなく、IT人材不足という企業の課題を同時に解決するメリットもあります。

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　5.キッティングをRPAで自動化する際の注意点

5.キッティングをRPAで自動化する際の注意点

キッティング作業をRPAで自動化すればさまざまなメリットがある一方で、いくつか注意点も存在します。

  • シナリオ作成に時間がかかる
  • 個別設定の対応が必要
  • RPAツールの利用料がかかる

ここでは、キッティングをRPAで自動化する際の注意点について解説します。

　5-1.シナリオ作成に時間がかかる

RPAを導入するには「シナリオ（ロボットに命令する作業手順書）」の作成が必要です。たとえば、「エクセルを開く→アカウント名・作業日を入力する→保存する→エクセルを閉じる」のような形で、実際の操作手順を分解して1つずつ指示します。

各ソフトウェアの導入や設定などのキッティング手順をRPA化するには、シナリオにすべてを書き起こさなければなりません。

テストにあわせて修正作業も必要なため、シナリオ作成に大きな時間がかかってしまうのも事実です。キッティング作業を自動化する際は、RPAシナリオ作成のプロからサポートを受けるのも選択肢にあがります。

　5-2.個別設定の対応が必要

PCやスマホの機種が複数ある場合は、それぞれに対応したシナリオが必要になります。設定内容も、アカウント情報が1人ずつ違ったり、部署によって必要なソフトが違ったりするのも事実です。

シナリオを何パターンも用意するほか、個別に利用するアカウントも事前の設定が必要です。ただし、エクセルにあらかじめアドレスや設定パスワードなどを羅列することで、RPAがそれを算出し、各設定の手間を効率化できます。

ただし、システム的なキッティング作業はRPAで自動化できるものの、開梱作業など一部は部分的に人間が作業しなければなりません。

　5-3.RPAツールの利用料がかかる

RPAツールには「デスクトップ型・サーバー型・クラウド型」の3種類があります。利用料はツールによって幅があるものの、クラウド型のRPAツールがもっとも料金を抑えられます。

一方で、サーバー型RPAツールはサーバーなどの環境を構築するために数百万規模の価格が必要になるかもしれません。RPAツールごとの初期費用目安は以下のとおりです。

初期費用

  • デスクトップ型：数十万〜数百万円
  • サーバー型：数百万〜数千万円
  • クラウド型：数万〜数十万円

また、初期費用のほか、ライセンス料やサポート料などランニングコストが発生するケースもあります。特に、クラウド型RPAツールは初期費用を抑えられる一方で、月々のランニングコストが発生する製品が一般的です。

　6.RPAの導入ならRaBitにご相談ください

6.RPAの導入ならRaBitにご相談ください

キッティングをRPAで自動化すれば、作業時間の短縮や設定ミスの削減、コストの削減などさまざまなメリットがあります。情報システム部などの業務負担になりがちなキッティング作業は、定期的に行う作業のため、RPAで効率化してみるのもポイントです。

この機会にRPAの導入をご検討されている方は、ぜひRaBitにご相談ください。RaBitは、専門知識がなくてもオーダーメイドでRPAシナリオを作成できるサービスです。導入後のサポート体制も充実しており、初期費用66,000円、月額10,450円の低コストでRPAを導入できます。

RaBitを活用することで、キッティングにかかる時間やコストを大幅に削減し、従業員の負担軽減や生産性向上を実現できます。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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