近年では多くの企業がRPAの導入を進めており、さまざまな業務の効率化が図られています。
なかでも請求書関連の作業はルーティンワークが多いため、RPA化に適している業務のひとつです。
この記事では、RPAで自動化できる請求書関連の業務について、RPA化で得られるメリットを交えつつご紹介します。
請求書関連業務でRPAを導入する手順もご紹介していますので、合わせてご参照ください。
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1.RPAで自動化できる請求書関連の業務
経理業務では多くの定型業務があり、なかでも請求書関連の業務はルーティンワークになりがちです。そのような繰り返し行う作業も、手順が一定ならRPAを使った自動化ができます。
ここでは、RPAで自動化できる請求書関連の業務についてご紹介します。
1-1.請求書の作成
RPAツールを活用すれば、請求書の作成に必要なほとんどの業務を自動化できます。たとえば、会計ソフトとOfficeソフトを利用して請求書を作成する定型業務なら、以下の手順で自動化が可能です。
- 会計ソフトから請求一覧のエクセルを出力
- 請求一覧を顧客別に集計処理
- 集計データをフォーマットに合わせてWordにコピーアンドペースト
- データのチェック
さらに、RPAの予約設定機能を使えば、夜間でも請求書の自動作成が可能です。
業務時間外の夜間に処理できるため、翌日の営業時間内ですぐに請求書の送付作業を行えるなど、一連の作業に掛かる手間や時間を大幅に削減できます。
1-2.作成した請求書データの送信
請求書作成後の業務も、RPAを使えば自動化できます。
たとえば、請求書の作成後に「プリントアウト」や「メールへ添付・送信」で取引先に送付する手順も、ルーティン業務ならRPAのシステムで自動化が可能です。
担当者が必要な作業は、請求書の確認や押印、郵送のみになり、手続きにかかる負担を大幅に削減できます。
一部入力データのチェックなど目視が必要な事例はあるものの、請求書作成を自動化すれば、生産性の低いルーティン業務の効率化を期待できます。
1-3.請求書の受領・照合
RPAツールを利用すれば、請求書の作成や送信だけではなく、受領・照合作業も自動化できます。
たとえば、請求書の受領時に発生する「受領した請求書のデータ化」「請求書データ内容を照合」「データを会計ソフトに入力」「請求書を受領した旨を伝えるメールを送信」などのルーティンワーク業務もRPA化が可能です。
また、OCR（光学文字認識ソフト）などの外部システムと連携できるRPAツールを使用すれば、紙の請求書にも対応でき、請求書受領時に発生する業務のほとんどを自動化した事例もあります。
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2.請求書の作成や受領をRPAで自動化するメリット
RPAツールで請求書関連の業務をシステム化すれば、業務時間を短縮したり、ミスを減らしたりとさまざまなメリットを得られます。
ここでは、請求書の作成や受領をRPAで自動化するメリットについて、代表的な事例をご紹介します。
2-1.作業時間が短縮できる
請求書関連の業務をRPAツールで自動化するもっとも大きなメリットは、作業時間を短縮できる点です。
RPAのシステムを活用すれば、「請求書の作成」「メールに添付・送信」「印刷」「受領した請求書のデータ化」といった請求書関連業務のほぼ全てを自動化できます。
また、RPAツールはスピーディに処理ができるため、作業量・作業回数が増えるほど人力よりも優れた業務効率を発揮します。RPAはシステムのため24時間365日稼働でき、就業時間外の深夜も請求書の作成が可能です。
必要な請求書を翌日までに用意したい場合、人が働けない時間でも稼働できるRPAを使えば、作業時間を大幅に短縮できます。
2-2.入力ミスなどの間違いを防げる
RPAで請求書関連の作業を自動化するメリットとして、人為的なエラーを防げる点が挙げられます。請求書の作成や照会作業は、繰り返し行うルーティンワーク業務が多くなるため、人力で作業する以上ヒューマンエラーの発生は避けられません。
ミスが発生すると、ミスの修正、影響確認、改善などの工数が増え、時間的負担も大きくなってしまいます。
正確に作業を繰り返すRPAを使えば、誤入力やチェック漏れといった定型業務で起こり得るミスの削減が可能です。
また、RPAを使うメリットとして、異なるフォーマットの請求書にも対応できるため、項目やレイアウトの違いによって起こるミスも減らせます。
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2-3.余計な人件費の削減に繋がる
RPAを使った請求書関連業務の自動化は人件費の削減にも繋がります。
繁忙期や月末の締め作業など、請求書関連の作業が多くなると、残業の積み重ねで担当者が疲弊してしまう事例も少なくありません。
そこで、請求書作成や受領でのデータ入力などの定型業務をRPAツールで自動化すれば、コア業務へ注力できるようになります。
人がしなければならない作業は内容のチェックや紙媒体の読み取り、押印・郵送といった一部に限られるため、担当者の負担も軽減できます。
ルーティンワーク業務のRPA化は、人件費や残業代を削減できるのが大きなメリットです。
3.請求書に関連した業務をRPA化する手順
定型業務を自動化できるRPAを導入すれば、請求書関連でかかってしまう負担を軽減できます。とはいえ、費用対効果を生み出すには、正しい手順でRPAの導入を進める必要があります。
ここでは、請求書に関連した業務をRPA化する手順をご紹介します。
3-1.RPAで自動化する業務を洗い出す
まずは、既存の請求書関連の業務を洗い出し、どのような機能を実現したいのか明確にする必要があります。大量の定型業務を自動化できるRPAは、請求書関連の効率化と相性がよい一方で、自動化のルールを正しく設定しなければ十分な効率化は実現できません。
そのため、現在の業務フローを可視化して、どの作業を、どのツールを使い、どの頻度で自動化するのかあらかじめ決定する作業が大切です。
RPAの導入によってどのようなメリットを得られるのか、業務単位で得られる効果を推測しつつ導入するのを進めます。
3-2.自社の目的に合うRPAツールを選定する
請求書関連の業務で自動化したい部分が明確になったら、次は自動化に使用するRPAソフトを選定します。
RPAはソフトによって連携できるツールやシステムが異なるため、請求書関連で利用するツールに合わせてRPAを選択しなければなりません。
また、RPAを導入する場合は費用対効果を把握するのも大切です。導入・運用にかかったコストと、導入後に得られた削減効果を比較して、RPAの運用で得られたメリットや改善点を把握します。
RPAの導入に不安がある場合は、業務に合わせて設計や導入後のサポートが手厚いベンダーを選択するのもポイントです。
3-3.RPAツールを導入し設定を行う
利用するRPAツールを導入したら、自動化したい業務に合わせて設定を行います。
その際は、最低限の自動化し試験運用を行う「スモールスタート」で始めるのもポイントです。使い方や勝手を検証し、運用体制が整ってから段階的に自動化する業務を増やしていくとスムーズな効率化が図れます。
また、RPAツールが請求書を作成する会計ソフトなどと正しく連携できるように設定しなければなりません。
RPAは簡単に導入・設定できるソフトが多いものの、ツールの種類によって導入難易度や設定方法が異なるため、不安がある場合にはベンダーに設定やサポートを依頼するのがおすすめです。
3-4.運用開始後も定期的に業務フローを見直す
RPAの導入・運用を開始したら定期的な保守が必要です。
たとえば、RPAがメンテナンスされていない場合、請求書作成に使う会計ソフトを変更するとエラーが発生し、最悪の場合自動化していた業務がすべて停止してしまうリスクも考えられます。
また、RPAで効果を出すには定期的にRPAの設定を見直し、費用対効果を得られているのか見直すのも大切です。
「業務を正しく自動化できているのか」「エラーが発生していないか」「自動化によって業務時間がどの程度短縮したか」「運用コストは費用対効果に見合っているのか」など、細かくチェックするのをおすすめします。
ココがポイント
RPAは導入するだけで業務を改善できるツールではない
4.まとめ
ルーティンワークが多い請求書関連の作業とRPAツールは優れた相性を持ちます。正しく利用できれば、作業時間を大幅に短縮したり、人件費を削減したりする効果を期待できます。
とはいえ、請求書関連では複数のシステムをまたいで連携させる必要があり、RPAを運用する際は正しい設定が必要です。
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