定型業務を自動化して企業の成長力や生産性の向上に寄与するRPA(Robotic Process Automation)。近年ではさまざまな企業で導入が進められています。
一方で、RPAの社内展開ではいくつかの障害やトラブルが発生してしまう事例も少なくありません。
この記事では、RPAを社内展開するメリットや流れ、注意点をピックアップしてご紹介します。RPA化のできる業務例についても解説していますので、あわせてご参照ください。
格安料金ですべてお任せ！「自動化したいこと」をお伝えいただくだけのRPAツール
オーダーメイド型RPAツール「RaBit」は、ヒアリング・設計・開発・導入・運用までプロが一気通貫サポート。業界でも格安な料金設定と充実した支援体制で、長く安心してご利用いただけます。
1.RPAを社内展開するメリット
RPAはさまざまな作業を自動化できるため、多くの企業が社内展開により業務をRPA化する事例が増えつつあります。とはいえ、RPAを導入するメリットがいまいち掴みきれていない人もいるかもしれません。
ここでは、RPAを社内展開するメリットについて解説します。
1-1.業務効率が全社的に高まる
RPAを社内展開するもっとも大きなメリットに、業務効率が全社的に高まる点があげられます。繰り返しの単純作業をRPA化すれば、より専門的かつ生産的な作業に従業員が専念できるようになります。
また、データ入力や転記などの単純作業に割かれていた時間を削減できるだけでなく、正確性が向上するのもメリットのひとつ。
RPAのシステムを社内展開すれば単純作業の効率を引き上げられるため、業務効率を全社的に高められます。
ココがポイント
RPAツールは業務の効率化に大きく貢献できる
1-2.運用方法を統一できる
RPAを一度に社内展開すれば、運用方法を統一できるのもメリットです。RPAツールは事前に設定したルーティンに応じて、定型業務を自動化するシステムです。
一連作業を同じ手順で自動化・効率化できるため、手作業による品質のバラつきやミスがなくなります。
さらに、同一のRPAツールを一度に社内展開すれば、システムを管理しやすくなるのもメリット。それぞれのツールを管理しやすくなり、「正しく働いていない野良ロボット」が見つけやすくなったり、RPA化できる業務の発見・導入を推進できたりします。
1-3.DXを実現する下準備ができる
RPAを社内展開すれば、デジタルトランスフォーメーション（DX）の実現に向けた下準備ができます。RPAはデータ管理・作業等の自動化において、DXの重要な役割を果たすツールのひとつです。
たとえば、業務データを一元管理。それをもとに自動化すれば、一部業務のデジタル化へ第一歩を踏み出せます。働き方を改善するツールを効果的に取り入れるだけで、業務効率化に大きく貢献してくれるのは間違いありません。
また、RPAツールはほかのシステムとの親和性も高いため、DX化を推し進めるうえで大切な最初のステップだと言えるでしょう。
こちらもCHECK
2.RPAの導入から社内展開までの流れ
RPAを導入してから社内展開するまで、一定のステップが存在します。適切な流れで導入を進めなければ大きなトラブルを招いてしまうリスクもあるため注意が必要です。
ここでは、RPAの導入から社内展開するまでの流れについてご紹介します。
2-1.最初に導入する部門で小規模な業務からRPA化
RPAのシステムを社内展開する前に、まずは一部門の小規模な業務からRPA化していくのをおすすめします。なぜなら、RPAツールを全社規模で社内展開したのち、システムトラブルが起きてしまうと業務全体がストップしてしまうリスクが存在します。
そのため、まずは簡単なデータ転記作業やブラウザ操作の自動化といった単純な定型業務をRPA化するのがベストです。
自動化した作業に問題がなければ、小規模な業務から徐々にRPAを広げていくことで、リスクを最小限に抑えながら段階的に社内展開を進められます。
こちらもCHECK
2-2.導入による成果と運用方法をまとめる
RPAの導入から社内展開をするまでに、導入効果と運用方法を適切にまとめて社内共有を行うのがベストです。導入部門の経験をほかの部門へフィードバックすれば、より効率的に社内展開を実現できるようになります。
また、部門によってはRPAの導入に反発があり、うまく浸透しない事例も少なくありません。そのようなときもRPAの導入によってどのようなメリットを得られたのか、「短縮できた作業時間」「ミスの減少量」など具体的な成果を共有すると社内展開により浸透しやすくなります。
また、運用上で見つかったトラブルも共有すれば効果的な社内展開を望めるため、他部門へのRPA導入もスムーズに進められるのがメリットです。
2-3.社内の他部門への展開を順次進める
小規模でのテストや運用ノウハウを培えることができたら、はじめて社内の他部門へ徐々に展開を進めていきます。一部門での成功体験があれば、他部門で同様の成果を上げるのは難しくありません。
たとえば、単純なデータの転記作業はあらゆるシーンで見かけられます。営業部門や人事部門、総務などに含まれる定型業務への適用も、ひとたびRPAで自動化に成功すれば再現しやすくなります。
結果として、RPAの社内展開をスムーズに実現することが可能です。
3.RPAを社内展開する際に注意すべきポイント
RPAは適切な流れに沿って社内展開するのがベストです。とはいえ、流れに沿って社内展開をしていても、トラブルが発生してしまう事例も少なくありません。いくつかの注意ポイントを踏まえたうえで、適切なステップを踏む必要があります。
ここでは、RPAを社内展開する際に注意すべきポイントについて解説します。
3-1.導入担当者の負担が大きくならないようにする
RPAを社内展開するときは、導入担当者の負担が大きくならないようにする必要があります。RPAによっては、初心者でも簡単に導入・運用のできるツールがあるのも事実です。
一方で、いくつか専門的な知識やスキルが求められるシステムもあり、担当者の負担が大きくなってしまいます。
また、過度な業務負担をかけた結果、本来やるべき業務自体に注力できなくなってしまうおそれも。業務の効率化を目指しすぎた結果、負担で作業がストップしてしまっては元も子もありません。
改善策としては、担当者の研修を行ったり、外部の専門家からサポートを受けたりすると負担を軽減できます。RPAツールのベンダーによっては導入・開発支援サービスを提供しているため、それらをチェックするのもおすすめします。
ココがポイント
RPAはツールによって導入のしやすさが変わるため、自社の状況に合わせたツール選定が重要
3-2.導入目的を明確化する
「RPAを社内展開すれば業務を効率化できる」と盲信してしまうのはおすすめできません。RPAを導入する際は、どのような作業を効率化させたいのか、導入目的を明確化しておく必要があります。
曖昧なままRPAツールを導入してしまうと、導入後の評価や改善が難しくなる可能性もあります。
たとえば、定型業務にかかる作業時間をどの程度短縮したいのか、各部門でどのような目的をもってRPAを導入するのかなど、事前に明確化します。
導入の目的を明確に設定すれば、それに基づいてRPAツールを選択・設定できるほか、導入効果の検証もしやすくなるため重要です。
3-3.現場のITリテラシーを考慮してツールを選ぶ
RPAを社内展開する前に、現場のITリテラシーを考慮してツールを選ぶ必要があります。RPAには、コーディングなどが不要で扱える「ノーコードRPA」ツールも存在します。なかには、マウスのドラッグ＆ドロップ操作だけで作業の自動化を行えるシステムも。
一方で、非エンジニアの部門にコーディングが必要なRPAツールを採用してしまうと、正しい導入ができずにRPAが十分な効果を発揮できない可能性もあります。現場のITリテラシーを考慮して、「機能性」「導入のしやすさ」などを比較検討するのがベストです。
なお、RPAツールのベンダーによっては開発・導入・運用まで一括でサポートしてくれるケースもあるため、自社のIT人材が多くない場合はそれらのサービスを利用してみるのをおすすめします。
こちらもCHECK
4.RPAで自動化できる業務例を主な部門ごとに紹介
RPAを社内展開すれば、さまざまな定型業務を自動化できます。単純作業は各部門で幅広く存在するため、RPA化できる業務も多岐にわたります。
ここでは、RPAで自動化できる業務例を部門別にご紹介します。
4-1.営業部門
RPAを社内展開すると、営業部門では「データ反映」「在庫管理」「営業支援システム(SFA)への登録」などの業務を自動化できます。ほかにも、見積書や契約書なども、顧客に応じて自動的に発行・送付するようシステム化できます。
RPAを導入すれば自動転記により顧客データの一元管理がしやすくなるほか、営業活動をより効率化させられるでしょう。
こちらもCHECK
4-2.カスタマーサポート部門
RPAを社内展開すると、カスタマーサポート部門では「問い合わせ対応の自動化」「FAQ作成」「メール仕分け／自動翻訳」などの業務を自動化できます。業務内容にパターンがあるほか、手作業でミスの起きやすい部分もソフトウェアが正確に作業してくれるため、作業品質が向上するのもメリットです。
RPAを導入すれば、顧客のメールや意見等をシステムへ登録するミス・抜け漏れを抑制し、業務負担を大きく軽減できます。
4-3.経理部門
RPAを社内展開すると、経理部門では「伝票のデータ入力」「帳票ファイルの作成と保存」「交通費等の金額チェック」などを自動化できます。特に経理部門ではミスが許されず、一部の作業が精神的な負担となっている事例も少なくありません。
RPAを導入すれば数字の違いを的確にチェックできるほか、運賃などのデータを自動的に算出して交通費も自動計算できるため、経理作業にかかる負担の削減を実現できます。
こちらもCHECK
4-4.人事・総務部門
RPAを社内展開すると、人事・総務部門では「勤怠管理」「人事情報の更新」「情報収集」「一部の採用活動」などを自動化できます。
人事・総務部門ではさまざまな書類仕事があり、転記作業などを含む単純作業の自動化に適したRPAなら、大幅な業務効率のアップが見込めます。
また、RPAツールを使えば採用試験に関する答案の採点作業や、日程をすり合わせるメールの作成・送付、スケジュール調整などもRPAで自動化しやすいのがメリットです。また、入退社情報等も自動で更新できるため、部門全体の業務効率を大幅に向上させられます。
こちらもCHECK
5.RPAの社内展開を成功させるなら「RaBit」がおすすめ
RPAの社内展開を考えている場合は、開発・導入・運用のサポート力に長けた「RaBit」をおすすめします。「RaBit」はオーダーメイド式のRPA制作サービスで、顧客一人ひとりのニーズに応じたカスタマイズ済RPAツールを提供する柔軟性が特徴です。
「RPAの社内展開で失敗したくない」とお考えの方へ向けて、自社に合う最適なRPAツールをご提供いたします。専門のエンジニアが開発段階からサポートを行うほか、専門サポートスタッフがトラブル解決のお手伝いをするのもポイントです。
さらに、初期費用は66,000円から、月々10,450円の低コストから運用できるメリットも。RPAの社内展開を成功させたい方は、ぜひ「RaBit」をご利用ください。
6.まとめ
RPAはさまざまな定型業務を自動化できる一方で、社内展開に失敗してしまう事例も少なくありません。まずは一部門の小規模な作業からRPA化を進めていき、成功のノウハウを培ってから社内展開していくのがベストです。
とはいえ、RPAツールには多種多様な種類があり、ソフトウェアによってはコーディングなどのITスキルが求められるタイプもあります。そのため、自社に合わせたRPAツールの選定が何よりも大切です。
もしRPAツールを社内展開したいとお考えの方は、ぜひ「RaBit」をご利用ください。オーダーメイドで開発・導入・運用サポートをする「RaBit」なら、顧客のニーズに合わせて最適なソフトウェアをご提供いたします。