パソコンを使った単純作業や定型業務を自動化できる「RPA（Robotic Process Automation）」は、人材不足の解消や業務の効率化に役立つと期待されているツールです。
一方、RPAに似たツールとして「エクセルマクロ」があります。エクセルマクロは、RPAと同じように日々の業務を自動化できるツールです。RPAとエクセルマクロは用途がよく似ているため、以下のような悩みを抱える企業は少なくありません。
「RPAとエクセルマクロはどのような違いがある？」
「自社の業務には、どちらが適しているのかわからない」
せっかく業務の自動化に取り組むのであれば、自社に適したツールを選んで確実な成果を上げたいですよね。
そこで本記事では、単純作業を98％削減できるRPAツールを提供しているRaBitが、RPAとエクセルマクロの特徴やRPAの活用事例を解説します。
本記事をご覧いただければ、RPAとエクセルマクロの違いを理解でき、自社の業務に必要なツールが分かります。
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1.RPAとエクセルマクロに関する基礎知識
まずは、RPAとエクセルマクロがどういったツールなのかをそれぞれご紹介します。
1-1.RPA：ロボットによる業務自動化
RPA（Robotic Process Automation）は「ロボットによる業務自動化」を意味しており、パソコンを使ったバックオフィス業務全般を自動化・効率化できるソフトウェアです。
自動化したい業務に対して専用のロボットを作成し、業務内容や手順を覚えさせれば、人の代わりにパソコンを操作して業務を遂行してくれます。
RPAには「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」といったさまざまなタイプがあり、企業規模や自動化したい業務内容に合わせて導入できます。
たとえば、企業規模で考えると、デスクトップ型とクラウド型は小規模なチームや中小企業向け、サーバー型は大企業向けです。
また、デスクトップ型やサーバー型はパソコン業務全般を自動化できますが、クラウド型はWebブラウザ上で行う業務しか自動化できない代わりに、導入時やメンテナンスの手間が少ないなどそれぞれ特色が異なります。
最後に、RPAツールのメリットを簡単にまとめます。
- あらゆるパソコン業務を自動化できるため、導入効果が大きい
- さまざまなツールが存在しており、自社に合ったものを選定できる
- プログラミングのような専門知識がなくても使用できる
1-2.エクセルマクロ：作業を自動化させるエクセル機能
エクセルマクロは、Microsoft社が提供している「エクセル」が持つ機能のひとつです。一連の作業の手順をあらかじめ設定しておけば、ボタンをワンクリックするだけで作業を自動で実行してくれます。
エクセルでは、データ集計や表・グラフの作成といったさまざまな作業を行えますが、それらをすべて人の手で行っていると非常に時間がかかります。
特に、日本企業はエクセルを多用する傾向にあるため、膨大な数のエクセルファイルを駆使しながら業務を遂行している人も少なくありません。
エクセルマクロを使用すれば、ツールを使わずに定型的なエクセル作業を自動化できるので業務効率化に役立ちます。
エクセルマクロはVBA(Visual Basic for Applications)と呼ばれるプログラミング言語で動いており、開発時にもVBAを使う必要があります。人が行った作業内容をそのまま記録する機能もありますが、それで自動化できるのは簡単な作業に限られます。
エクセルマクロで複雑な作業を自動化するにはVBAの知識が求められるため、誰でも簡単に扱えるツールではない点がネックです。
最後に、エクセルマクロのメリットを簡単にまとめます。
- エクセル本体の費用だけで利用できる
- エクセル上で行うあらゆる作業を自動化できる
- 簡単な作業なら、プログラミングのような専門知識がなくても使用できる
2.RPAとエクセルマクロの比較
よく比較されるRPAとエクセルマクロですが、具体的にどういった点が異なるのでしょうか。
RPAとエクセルマクロのツールとしての違いを以下の比較表で解説します。
| RPA | エクセルマクロ | |
| 自動化の対象となる業務 | パソコン業務全般 | エクセルを使った業務のみ |
| 他のシステムとの連携 | 多くのシステムと連携可能 | Microsoft社の製品のみ |
| データ処理のスピード | 速い | 遅い |
| プログラミングの知識 | 不要 ※導入するツール次第 | 簡単な作業では不要 複雑な作業ではVBAの知識が必要 |
| サポート体制 | あり ※導入するツール次第 | なし |
| セキュリティ | 利用するツールとパソコンによる | パソコンによる |
| コスト | 必要 | 不要(エクセル本体のコストのみ) |
| 拡張性 | AIやOCRなどとの連携機能 | なし |
3.RPAとエクセルマクロを使い分ける4つのコツ
実際に業務の自動化に取り組む際、RPAとエクセルマクロのどちらを使えばよいか分からないと頭を悩ませる人は少なくありません。
ここでは、RPAとエクセルマクロを使い分ける上で押さえておきたい4つのポイントをご紹介します。
3-1.データ量で選ぶ
RPAとエクセルマクロのどちらも、デバイスの性能によって処理できるデータ量が変わります。
パソコンの性能が低いと、データ処理のスピードが落ちてしまうだけでなく、途中で動かなくなってしまう可能性もあるので注意が必要です。
RPAの場合、サーバー型やクラウド型のツールを導入すれば高スペックなサーバー上でデータ処理を行えるため、大量のデータも扱えます。
一方で、エクセルは基本的にひとつのパソコン上で動作するため、パソコンの性能次第では処理しきれない場合もあります。
大量のデータを処理したり、複数の業務を同時進行で自動化したりする場合は、エクセルマクロよりもRPAツールに軍配が上がります。
3-2.コスト面で選ぶ
RPAとエクセルマクロの大きな違いは、コストです。
エクセルマクロはエクセルに備わっている機能なので、エクセル本体を購入済みのユーザーなら追加のコストなしで利用できます。
使い方を覚える必要はあるものの、余計なコストをかけずに業務の自動化に取り組める点は大きなメリットです。
それに対して、RPAの導入には少なからずコストがかかります。導入するRPAツールにもよりますが、安いツールでも月数万円、高機能なツールなら月数十万円以上のコストがかかります。
そのため、コスト面だけをみるとRPAツールよりもエクセルマクロの方が安く済むのも事実です。
ただし、RPAはコストがかかるだけあって機能やサポート面が充実しており、大きな成果を得やすい点は見逃せません。
最終的にはツールの導入後、十分な費用対効果を得られるかどうかでRPAとエクセルマクロを比較するのがベストです。
3-3.自動化したい業務で選ぶ
RPAとエクセルマクロでは、ツールで自動化できる業務の範囲が大きく異なります。
エクセルマクロで自動化できるのは、エクセル上でのみ行う業務や、Microsoft社のOffice製品と連携して行う業務に限定されます。
「自社会計システムのデータを取得して集計する」など、Office製品以外のシステムやアプリケーションの操作が挟まれる業務は自動化できない点に注意が必要です。
一方で、RPAは基本的にパソコンで行うすべての操作を自動化できます。都度手順が変わったり、高度な判断を要したりする作業はRPA化できませんが、定型的な業務の多くは自動化が可能です。
また、「異なるシステムを同時に開いてデータを転記する」など、RPAなら自動化できる業務が幅広くなる点も大きなメリットです。
基本的には、自動化したい業務がエクセルだけで完結するならエクセルマクロを、そうでない場合はRPAの選定をおすすめします。
ココがポイント
基本的にRPAはエクセルマクロよりも広範囲の業務を自動化できる
3-4.プログラミングの知識が必要かで選ぶ
上述した通り、エクセルマクロは「VBA」と呼ばれるプログラミング言語で動いています。VBAの習得には早い人でも数ヶ月の勉強が必要になるため、現場の担当者全員がすぐに自動化に取り組める訳ではありません。
VBAを使いこなせる一部の人に依頼して作ってもらう必要があるので、業務の自動化が思うように進まない可能性があります。
RPAにも、プログラミングの知識が必要なツールはあります。しかし、現在普及しているツールの多くはプログラミングの知識が不要であり、ドラッグ&ドロップ操作や画面録画などによって誰でも簡単に扱えるシステムがほとんどです。
そのため、RPAはITに詳しくない現場の担当者でも業務の自動化に取り組めるメリットがあります。
4.RPAがおすすめな理由
ここまでで、RPAとエクセルマクロの違いについて紹介しました。それぞれにメリットがあるので、どちらを使うべきかまだ決めきれない人もいるかもしれません。
弊社としては、もし迷っているのであればRPAの導入をおすすめしています。その理由は、エクセルマクロよりもRPAの方が業務自動化の効果を得やすいためです。
エクセルマクロで自動化できる作業の多くは、RPAでも自動化できます。さらに、エクセルやOffice製品以外を使うあらゆる業務を自動化できるので、従来かかっていた作業工数も大幅に削減可能です。
また、エクセルマクロは人がボタンを押して実行する必要がありますが、RPAは人がいなくても業務を自動で行ってくれます。夜間や休日など、24時間365日稼働できるので、これまでの何倍もの業務量をこなせる点もメリットです。
RPAの導入で気にかかるコスト面も、RPAをうまく活用できれば導入コスト以上の費用対効果を得られます。業務の自動化に本格的に取り組みたい場合は、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ココがポイント
業務の自動化なら、エクセルマクロよりもRPAに軍配が上がる
5.RPAを活用した事例3選
ここでは、RPAの活用事例を3つご紹介します。
RPAで自動化できる業務がどのようなものかを知るために、参考にしていただければ幸いです。
5-1.請求書作成や経費精算
RPAは、定型業務の多い経理部門の業務効率化に最適です。
たとえば、毎月の請求書作成は非常に手間ですが、RPAなら経理システムを操作して自動で請求書を作成できます。また、作成した請求書をメールに添付して自動で送信する仕組みまで自動対応が可能です。
人の作業工数を削減できるだけでなく、計算ミスや送付漏れといったヒューマンエラーもなくせます。
また、経費精算に関しても自動化が可能です。交通費の精算では、経路や金額などの情報が正しいかどうかをチェックする必要がありますが、RPAなら申請内容とインターネットで調べた経路情報の自動照合も可能です。
さらに、照合結果が間違っていた場合には、申請者にメールなどで通知する仕組みも自動化できるので、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。
5-2.電話やメールの問い合わせ対応
RPAは社内外からの問い合わせ対応にも活用できます。定型的な文章を事前に作成しておけば、メールやチャットでの自動返信も可能です。
RPAを活用すれば、自動化対応できない問い合わせにだけ人が対応すればよくなるので、大幅な効率化が実現します。
また、RPAツールによっては電話対応のサポートができるソフトウェアもあります。音声認識技術によって会話内容を聞き取り、必要な情報やソフトを表示したり、電話内容をメモしたりしてオペレーターをサポートするシステムです。
実際に、大手企業のコールセンターなどではRPAの導入が進められています。
ココがポイント
複雑な問い合わせ対応に注力しやすくなるため、顧客満足度の向上にも繋がりやすい
5-3.データ収集・分析業務
RPAは大量のデータを処理できるので、データ収集や分析業務を自動化できます。
具体的には、「Webサイトから見込み顧客の情報を取得して営業リストを作る」「自社製品のレビュー情報を取得して改善に役立てる」といった用途です。
人がデータを収集していると膨大な時間がかかりますが、RPAは高速かつミスなくデータ収集を行えます。
また、複数のシステムからデータを取得してひとつにまとめたり、グラフ化して資料にまとめたりする作業もできるため、データの分析にかかる手間を大幅に削減できます。
6.RPAツールにはRaBitがおすすめ
最後に、弊社が開発・提供しているRPAツールの「RaBit」についてご紹介させていただきます。「RaBit」は、単純作業を98％減らすオーダーメイド仕事ロボであり、エクセルを使った業務はもちろん、あらゆるパソコン業務の自動化を実現します。
「RaBIt」の特徴を簡単に解説いたします。
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6-1.サポート体制が充実している
「RaBit」はサポート体制が充実しており、ITに詳しくない企業の方でも確実に業務自動化の成果を上げられるように支援しています。
たとえば、導入時には専任のエンジニアがヒアリング・設計・導入を行い、RPAの設定まで代行しています。
また、導入後はRPAに精通したオペレーターによるサポートを行っており、お悩みやトラブルも迅速に解決が可能です。
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6-2.費用対効果を得やすい
「RaBit」は初期費用66,000円、月額10,450円から導入できます。
エクセルマクロのように無料ではありませんが、RPAツールのなかでは圧倒的に安価であり、費用対効果を得やすいのが特徴です。
安価でありながら、機能面もサポート面も充実しています。
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6-3.あらゆる業界・業務で利用できる
「RaBit」は工務店・保育園・飲食業といった対面が多いBtoC業界や、BtoBの士業や人材派遣業に至るまでさまざまな業界・業種でご利用いただいております。
導入している部署も、総務・経理・営業など業務内容を問わずに活用できるので、貴社にあった使い方をご提案させていただきます。