DX化に役立つRPAは、ツールによって納期が異なるのも事実です。また、肝心のシステムを導入したあとで、実際に適切な運用ができるようになるまで時間がかかるため、最終的な運用スタートの目安を把握するのも大切です。
導入から運用までをスピーディに進めるには、RPAの納期について理解したうえで比較検討するのをおすすめします。
この記事では、RPAの納期の目安とはなにか、導入検討から納品・運用開始までの流れについて解説します。
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1.RPA製品の納期は数日から数ヶ月まで幅がある
総務省のWebサイトでは、RPAについて「比較的短期間で導入できる」とされています。とはいえ、RPA製品の納期は数日から数ヶ月まで幅があるのも事実です。
自社サーバーのオンプレミス環境で稼働するツールは納期がかかる傾向にある一方で、クラウド型のRPAツールなら最短即日から利用できます。
パソコン1台単位で稼働できるデスクトップ型RPAツールもありますが、ソフトによって具体的な納期が異なります。基本的には短期間の納期でRPAツールを導入できる事例が多いと言えるでしょう。
出典：厚生労働省「RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）」
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2.RPAの納期が製品によって異なる理由
RPAの納期がソフトによって異なる理由は、3つの原因があげられます。
- インストールの仕方が異なる
- シナリオ作成の方法が異なる
- サポート体制に差がある
ここでは、RPAの納期が製品によって異なる理由をそれぞれ解説します。
2-1.インストールの仕方が異なるため
RPAツールの納期が異なる理由のひとつに、インストール方法が違う点があげられます。RPAの製品には「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」などの種類があり、それぞれ仕組みや導入にかかる納期も異なります。
「クラウド型RPAツール」の納期は、最短当日です。具体的には、サービスを導入した当日からシステム自体は利用できるものの、手順を自動化させるための「シナリオ」を作成する手間がかかるため、場合によっては当日から一週間ほどの時間がかかる可能性があります。また、自動化できる業務範囲がWebブラウザに限られるソフトが多くなっています。
「デスクトップ型RPAツール」の納期は、一週間から一ヶ月ほどです。実際の導入にかかる納期はソフトによって異なるため一概には言えませんが、ツールによっては自動化する手順を事前に最適化して提供してくれるため、当日から利用できる事例も存在します。
「サーバー型RPAツール」の納期は、一ヶ月以上が目安です。個人情報や機密情報などの取り扱いがあり、全社など大規模クラスで導入するシーンに適しています。ただし、サーバーの用意やシステムの構築など、導入から運用までに長い期間がかかってしまいます。
2-2.シナリオ作成の方法が異なるため
RPAツールの納期が異なる理由に、シナリオ作成の方法が異なる点があげられます。シナリオとは、RPAにとっての手順書のようなもので、シナリオを作成しなければ業務を自動化できません。
そのため、RPAツールを運用し始めるまでにかかる点を納期と考えると、シナリオ作成のしやすさは大きな影響を与えます。RPAツールによっては、シナリオを作成するのに一定のIT知識が求められるソフトも。
一方で、マウスのクリック＆ドラッグだけで操作できる「ノーコード・ローコード」タイプのRPAツールが登場しているのも事実です。シナリオ作成の手間を抑えて最短納期でRPAツールを運用したい場合は、シナリオ作成の手軽さにも目を向けるのをおすすめします。
2-3.サポート体制に差があるため
RPAツールは、提供元のベンダーによってサポート体制に差があるのも事実です。たとえば、デスクトップ型RPAツールのなかには導入から運用まで無料で利用できる一方で、完全に自己責任のソフトウェアも存在します。
とはいえ、RPAツールを初めて運用する場合はシナリオの設計・作成が難しかったり、導入までにサポートが必要だったりする事例も少なくありません。サポート体制の優れたベンダーなら、導入から運用サポートまでフォローしてもらえるため、最短納期でRPAを導入しやすくなっています。
なかでもオーダーメイドでRPAを制作するサービス「RaBit」なら、自動化したい手順をお伝えいただくだけでプロが設計から開発、導入まで徹底サポートします。最短4日で導入できるため、手間暇を抑えて短納期で導入できるRPAツールをお探しの場合はぜひご検討ください。
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3.RPAの導入検討から納品・運用開始までの流れ
RPAの導入を考えている場合は、導入から納品、運用開始までの流れを把握するのがベストです。RPAの導入納期だけを重視しすぎてしまうと、システムの運用をスタートするのに想像以上の手間がかかってしまうかもしれません。
ここでは、RPAの導入検討から納品・運用開始までの流れを解説します。
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3-1.自動化したい業務を明確にする
RPAツールを導入する前に、自動化したい業務を明確にするのがベストです。業務によってはRPAツールによる自動化に向いていないため、思ったような導入効果を得られない可能性もあります。
また、業務を明確化する過程で、不要な業務や人力で効率化できるポイントが見つかる事例も。RPAを短納期で導入する前に、業務の効率化を実現できたケースも少なくありません。
RPAツールで自動化するのに適した業務は、作業手順が定まって人の判断が不要な業務です。普段から繰り返しパソコン上で行っている定型業務ならほとんどをRPA化できるものの、すべてのパソコン作業を自動化できる訳ではない点にご留意ください。
3-2.導入するRPAツールを選定する
RPA化する業務を明確化したら、次は導入するRPAツールを選定しましょう。RPAツールには「クラウド型」「デスクトップ型」「サーバー型」などさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。
たとえば、クラウド型は最短当日の納期でサービスを利用できる一方、自動化できる業務はWebブラウザ上に限られるなどがネックです。一方でサーバー型は自社管理のパソコンをまたいだ大掛かりな業務を自動化できる一方で、導入までに時間がかかったり、機材の用意だったりとさまざまなハードルがあります。
なかでもデスクトップ型RPAツールはスポット採用がしやすく、コストを抑えて一部の業務を自動化しやすいため、RPAのなかでも導入がしやすいソフトです。
3-3.RPAツールのインストールとシナリオ作成を行う
導入するRPAツールを選定したら、次はインストールとシナリオ作成を行います。シナリオ作成とは、普段の業務手順を振り返って同じ作業をRPAツールに行わせる仕組みです。
たとえば、「1.マウスをエクセルX:Yのセルにもっていく」「2.セルをコピーする」「3.自社システムから転記先を開く」「4.コピーした内容をペーストする」などの手順を、一つひとつシナリオとして登録します。
各手順を登録することで、はじめて業務を自動化できる仕組みです。シナリオの作成には手間がかかりにくいノーコード・ローコードタイプから、一定のプログラミング知識が求められるソフトまでさまざまです。
RPAのベンダーによってはシナリオ作成をサポートしているケースもあり、なかには完全外注が行える場合もあります。「RPAを最短納期で運用開始したい」とお考えの場合は、シナリオ作成をサポートしてもらえるベンダーを選ぶのをおすすめします。
3-4.RPAによる業務の自動化を行う
RPAツールの運用開始準備が整ったら、いよいよRPAを使って業務の自動化を行います。この際、ポイントとなるのが「スモールスタートで取り組みを始める」点です。はじめは小規模な作業からRPA化し、トラブルなどがないかを振り返りながら導入効果を確かめます。
問題がないことを確認できたら、徐々にRPAの適用範囲を広げていきましょう。
最初から大規模な業務をRPA化してしまうと、何らかの大きなトラブルが発生したときにスムーズな対応が難しくなります。スモールスタートをすれば導入効果を実感しつつ運用のノウハウも蓄積できるため、RPA化できる業務範囲を適切に広げていくことが可能です。
3-5.必要に応じてシナリオの調整や追加を行う
RPAツールにトラブルがないことを確認できたら、必要に応じてシナリオの調整や追加を行います。RPAツールは同じ手順を繰り返す仕組みのため、作業途中で使われているソフトウェアやOSにアップデートや変更があると、従来の自動化手順に狂いが生じてしまいます。
そのため、適宜手順内容を見直してシナリオを調整する保守作業は必要不可欠です。
また、RPAツールを導入した後にどの程度の業務を効率化できたのかを効果検証するのもポイント。RPA化するだけで満足するのではなく、ほかにも効率化できそうな部分がないか、手順自体に見直しが必要ではないか既存の業務を振り返ってみるのをおすすめします。
4.まとめ
RPAツールの導入・運用にかかる納期は、採用する予定のシステムによってさまざまです。たとえば、デスクトップ型RPAツールはパソコン1台単位で導入しやすく、自動化の運用スタートにかかる納期も比較的短いソフトが多くなっています。
一方で、エンタープライズで採用されるサーバー型RPAツールは、導入から運用開始までに数ヶ月かかってしまう事例も少なくありません。
「短納期でRPAツールを導入したい」とお考えの場合は、導入・運用サポートの充実したデスクトップ型RPAツールがおすすめだと言えるでしょう。
なお、弊社ではオーダーメイドでRPAツールを制作するサービス「RaBit」をご提供しております。お客様に必要なのは、自動化したい業務をお伝えいただくのみ。後は、専任のプロがヒアリングから設計、開発、導入、運用サポートまで行うため、お客様の手を煩わせる心配もありません。
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