近年では多くの企業がICTツールを活用して業務を効率化しています。なかでも、基幹システムやRPAツールは、業務効率化を実現するツールとして人気を集めているソフトウェアのひとつです。
この記事では、RPAと基幹システムを組み合わせて業務を効率化したい方へ向けて、それぞれの特徴から組み合わせるメリットを解説します。RPAと基幹システムを組み合わせた活用事例についても触れていますので、あわせてご参照ください。
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1.RPAとは
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上で稼働するソフトウェアロボットによって定型業務を自動化する技術を指します。人が行うようなマウス操作やキーボード入力をRPAに代行させられるのが特徴です。
RPAでできること
- データの入力・転記
- データの集計・抽出
- Webサイトからの情報収集
- システムから別システムへのデータ移動 など
RPAは、ルールが決まっている定型作業ならほとんどを自動化できます。そのため、RPAは、今まで人手で行っていた単純作業を効率化し、人材不足の解消や生産性向上に貢献する技術として注目を集めています。
2.基幹システムとは
基幹システムとは、企業の根幹となる業務を支えるシステムを指します。具体的には、企業の経営活動を支えるために必要な「会計・人事・販売・生産」などの基幹業務を管理・実行するシステムです。
RPAと基幹システムの違いは、求められる役割です。RPAは単純作業・定型業務の効率化で現場従業員の負担を軽減するのに対し、基幹システムでは業務効率化に加えて、データの一元管理によって経営・マネジメント層の意思判断をサポートします。
基幹システムとERPは混同されがちですが、基幹システムとはあくまで基幹業務をそれぞれ個別に管理するシステムです。一方で、ERPは基幹業務を始めとして企業全体の経営資源を総合的に管理するツールで、より広範囲な業務をカバーしています。
そのため、「基幹システムとはコア業務一つひとつを効率化するシステム」「ERPは基幹業務を一元管理するシステム」といった点が違いです。
ココがポイント
近年では、企業の基幹業務全般を管理する仕組みのことを「統合基幹業務システム（ERP）」と呼び、基幹システムそのものがERPとされるケースもある
3.RPAと基幹システムを組み合わせるメリット
RPAと基幹システムを組み合わせれば、「定型業務を自動化できる」「人的ミスを防げる」「付加価値の高い業務に専念できる」など多くのメリットを得られます。ここでは、RPAと基幹システムを組み合わせるそれぞれのメリットについて詳しく解説します。
3-1.定型業務を自動化できる
RPAと基幹システムを組み合わせれば、定型業務を自動化できる点は大きなメリットです。RPAは人間が行うようなPC操作をコピーして、基幹システムへのアクセスからデータ処理まで自動的に行えます。
たとえば、毎日行う売上データの入力や、顧客情報の更新などもRPAに任せられます。24時間365日稼働するため、夜間・休日にデータの入力作業を行えるのがポイントです。
また、異なる基幹システム同士のデータも連携できます。
具体的には、在庫数の最適化を図る「在庫管理システム」と、販売や受発注を管理する「販売管理システム」をRPAでデータ連携することで、販売フローと在庫管理を大幅に効率化・自動化できるのが魅力です。
3-2.人的ミスを防げる
RPAと基幹システムを組み合わせれば、人的ミスを防ぎやすくなるのは大きなメリットです。RPAツールは事前に設定した通りに作業を繰り返すため、転記ミスや入力ミスは決して起こりません。
また、各業務フローをシステム化して効率化する基幹システムでは、人的ミスを減らすさまざまな仕組みがシステム化されています。そのため、基幹システムでは日常的な業務フローにおける人的ミス、RPAでは入力や転記などの作業ミスを防げるのがポイントです。
ミスの発生率を引き下げて二重チェックなどの手間を抑えられるため、業務効率化に貢献します。
3-3.付加価値の高い業務に専念できる
RPAと基幹システムを組み合わせて導入する大きなメリットが、単純作業の自動化で浮いた時間を付加価値の高い業務に注力できる点です。RPAや基幹システムではさまざまなデータ入力・定型業務を効率化する仕組みが導入されており、単純ながらも時間のかかっていた作業を効率化できます。
その結果、業務にかかる人手の数に変化はなくとも、一人当たりが生産性の高い業務に注力しやすくなります。人手不足の問題を改善しつつも、創造的な業務に注力しやすくなることで、企業の成長につなげられるのは大きなメリットです。
4.RPA × 基幹システムの活用事例
ここでは、オーダーメイド＆低コストでRPAツールを制作できるサービス「RaBit」をご導入いただいた事例についてご紹介します。
4-1.数日かかっていた売上集計が3分で完了！｜アパレル販売業 株式会社ニットファクトリー様
アパレルメーカーのニットファクトリー様では、新規事業で立ち上げたルームウェアブランド「Palude」のECサイト運営において、以下の課題を抱えていました。
- 経理資料作成の手間： 作品別・月別の売上集計など、複雑な計算を伴う経理処理に多くの時間と労力を費やしていた
- カスタマーメール一斉送信の手間：顧客へのメール送信作業に時間がかかり、担当者の負担になっていた
そこで、オーダーメイド型RPAツール「RaBit」を導入いただきました。基幹システム（販売サイト）からデータを自動で取得し、複雑な計算処理を含む経理資料作成を自動化。さらに、顧客データに基づき、カスタマーメールの一斉送信まで自動化に成功しています。
その結果、従来数日かかっていた経理資料作成が3分に短縮され、メール送信業務も大幅な効率化に成功しました。担当者は煩雑な作業から解放され、他の業務に集中できるようになったと嬉しいコメントをいただいております。
4-2.200名分の給与計算もミスなくスピーディーに！｜医療品販売業 株式会社SF・インフォネット様
医療品販売・レンタル業のSF・インフォネット様では、従業員200名分の給与明細作成において、以下の課題を抱えていました。
- 手作業による負担：1分単位の給与計算、明細の手詰め・発送作業に多くの時間と労力を費やしていた
- ヒューマンエラーのリスク：手作業による計算ミスや入力ミスが発生する可能性があった
そこで、オーダーメイド型RPAツール「RaBit」を導入いただきました。基幹システムから従業員データを取得し、複雑な条件を考慮した給与計算を自動化。計算結果に基づき、給与明細を自動で作成・発行する仕組み化に成功したといいます。
その結果、従来数日かかっていた給与明細作成業務を大幅な短縮に成功。複雑な給与計算ルールに対応できる柔軟な設定が可能な点も魅力で、自動化により計算ミスや入力ミスを削減し、見直す手間を抑えられたと嬉しいお声が寄せられています。
4-3.作業の効率化で人件費を削減！｜人材派遣業 有限会社ユニバース様
人材派遣業の有限会社ユニバース様は、もともと従業員が2名という少人数体制で、以下の課題を抱えていました。
- 事務処理の負担：日報処理、勤怠データ管理など、手作業による事務処理に多くの時間を取られていた。
- 人材不足：少人数体制なうえに外出も多く、人手不足を実感していた
そこで、オーダーメイド型RPAツール「RaBit」を導入いただきました。「日報データを基幹システム（弥生給与明細）に自動で取り込む」「派遣先から送られてくる勤怠データをExcel日報に自動転記」といった作業のRPA化によって、3日かかっていた作業が1日でできるようになったといいます。
業務効率化に成功した結果、RaBitを導入したことで新しい事務員を採用せずに済んだとのこと。単純作業にかかる負担を減らすことで、人件費の削減も実現できる事例だと言えます。
5.RPAと基幹システムを組み合わせる際のポイント
RPAと基幹システムを効果的に連携させるためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、RPAと基幹システムを組み合わせる前に知っておきたいポイントについて解説します。
5-1.RPAが得意なことを理解する
RPAは定型業務の自動化に非常に有効ですが、すべての業務を自動化できるわけではありません。そのため、RPAが得意なことは何か、事前に理解したうえで導入しなければ思ったような業務効率化を生み出せない可能性もあります。
RPAツールはルールに基づいて動作するため、例外処理や判断を伴う業務には対応できない点に注意が必要です。たとえば、基幹システムへデータの入力や転記など、ルール化できる定型業務がRPA化に向いています。
5-2.業務の棚卸をする
RPAを導入する前に、現状の業務プロセスを把握し、課題を明確にする必要があります。RPAの導入でどの業務を効率化できるのかを把握すれば、どの程度の導入効果が期待できるかも算出できます。
必要に応じて業務フロー図を作成し、各業務の所要時間や担当者、発生頻度などを分析する取り組みが大切です。業務の棚卸でどの業務にRPA化が適しているかを照らし合わせれば、RPAの導入効果を最大化しやすくなります。
5-3.作業を分解し、まずは部分的にRPAを導入する
RPAを導入するときは、まず作業を分解してスモールスタートすることが大切です。一部の業務や作業範囲から導入を進めて効果や運用方法を見直しつつ、徐々に適用範囲を広げていきます。
場合によっては、業務プロセスやシステム連携の見直しなども検討しなければなりません。また、万が一設定を間違えてRPAで想定外の動作を起こしてしまったとき、そのまま基幹システムにトラブルが起きれば、業務全般がストップするリスクも存在します。
そのため、効果検証を行いながら徐々に導入範囲を広げていくことで、リスクヘッジをしつつ確かなノウハウの蓄積が可能です。スムーズな導入を実現しながら、RPAと基幹システムを組み合わせた効果を最大化しやすくなります。
6.RPAの導入なら「RaBit」にご相談ください
「基幹業務の効率化に長けた基幹システム」と、「データの転記や定型業務の自動化に長けたRPA」は、それぞれを組み合わせることで幅広い業務の効率化を実現できます。企業の生産性向上に大きく貢献するため、人手不足や業務効率に頭を悩ませている方は導入の価値があると言えます。
もし、RPAの導入をご検討されている方は、この機会にオーダーメイドでRPAを制作するサービス「RaBit」をご検討ください。「RaBit」はプロが徹底したヒアリングのもとRPAを制作するサービスで、設計・開発・導入・運用サポートまで一気通貫で行います。
そのため、お客様は自動化したいことをお伝えいただくのみでRPAツールを導入できるのが特長です。さまざまな業種への豊富な導入実績があるほか、初期費用66,000円、月額10,450円と低コストからご利用いただけますので、興味をお持ちの方はぜひお気軽にお問い合わせください。