加速する少子高齢化は、企業だけでなく自治体にとっても深刻な課題です。税収や職員数の減少が続けば、従来通りの行政サービスを提供するのが困難になってしまいます。
こうした状況を受け、総務省は「自治体戦略2040構想」を打ち出し、新たな自治体の姿を模索しています。そのような背景から、近年注目を集めているのが業務効率化と人材不足解消に効果的なRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入です。
この記事では、RPAを自治体に導入するメリットや公務員の業務を効率化する手法、実際の事例についてご紹介します。
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1.RPA活用に対する政府の姿勢
RPAツールは、日本が抱える少子高齢化問題を解決する糸口として政府も注目しています。RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、ロボットによるPC業務の自動化を指します。
日本では少子高齢化が進んでおり、2040年頃には「団塊ジュニア世代」が一斉に定年退職を迎える見込みです。その一方で、新社会人になる世代の数は団塊ジュニアの半数ほどしかおらず、現在の雇用モデルは崩壊の危機に瀕しているのも事実です。
そのため、総務省は「自治体戦略2040構想」を掲げており、危機を乗り切る施策としてAIやRPAを活用した「スマート自治体への転換」を提言しています。
いわば、将来的に人手不足になるのは避けられないため、政府はRPAやAIを用いて業務をどのように効率化するかを重視しています。
2.自治体のRPA導入の実態
総務省の調査によると、自治体のRPA導入は全国的に進んでおり、指定都市の導入状況は100％です。とはいえ、細かい部分を見ると、導入予定だったり、いまだ検討中だったりと市区町村で割合が異なります。
出典元：総務省「自治体におけるAI・RPA活用促進」
ここでは、RPAを導入している自治体の割合や、活用されている分野について解説します。
2-1.RPAを導入している自治体の割合
令和5年度時点で、地方自治体におけるRPA導入済みの割合は以下の通りです。
- 都道府県：94％
- 指定都市：100％
- 市区町村：41％
市区町村では上記に加えて、実証中・導入予定・導入検討中を含めると、約65％がRPAの導入に向けて取り組んでいます。
さらに詳しく見てみると、令和元年ではいずれの都道府県・指定都市・地方自治体でも少なかったRPAの導入割合は、ここ数年で著しく成長していることが分かります。
近年、自治体におけるRPAの導入割合が伸びており、実証中や導入検討中を含めると、今後もツールの導入が進むのは間違いありません。
2-2.RPAを導入している分野
自治体におけるRPAの導入分野では、「財政・会計・財務」「児童福祉・⼦育て」「健康・医療」の導入件数が特に多いことが分かります。また、「組織・職員（⾏政改⾰を含む）」にも活用されており、公務員の業務負担を軽減する取り組みにも活用されています。
RPAは規則通りに大量のデータを処理する作業に長けているため、会計・財務のようなルール通りに数字を処理する業務に最適です。また、特定の申請から各システムへの情報転記も得意としており、子育てや医療の各種申請受理も転記ミスを起こさずに処理できるメリットがあります。
上記のような「転記ミスを起こさない」「大量のデータも規則通りに処理できる」といった特長から、臨機応変なサポートが求められる窓口対応よりも、特に数字を扱う公務員業務の分野にRPAが導入されています。
3.RPAの導入で公務員の業務が効率化された事例
総務省の「自治体におけるRPA導入ガイドブック」から、RPA導入によって業務効率化を実現した事例を3つ紹介します。
3-1.個人住民税の入力・審査【兵庫県伊丹市】
- 人口：202,539人
- 導入範囲：個人住民税、固定資産税、収滞納管理の計21業務
- 削減できた作業時間：年間830時間（削減率71%）
人口約20万人の伊丹市は、税務関連業務における職員の負担軽減と業務効率化を目指し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を積極的に導入。従来の個人住民税、固定資産税、収滞納管理といった業務では、膨大な量のデータ入力や確認作業が手作業で行われており、職員の負担となっていました。
RPA導入では、外部事業者への委託と職員による内製化を組み合わせ、スムーズな導入と職員の主体的な活用を促進。Excelファイルからのデータ入力や基幹系システムの情報確認など、定型的な作業のRPA化に成功しました。
その結果、年間830時間もの作業時間削減を達成し、職員はより創造的で付加価値の高い業務に時間を割けるようになったのがメリットです。また、入力ミスの削減により、業務の正確性も向上し、合計71％もの業務時間削減に成功しています。
伊丹市はRPA導入の成功を足がかりに、今後もAI-OCRやチャットボットなど、新たな技術の活用を検討しています。さまざまなICT技術を組み合わせることで、幅広い業務効率化と市民サービスの向上を目指しているそうです。
3-2.後期高齢者医療のデータ入力【佐賀県佐賀市】
- 人口：229,445人
- 導入範囲：国民健康保険、国民年金、後期高齢者医療、人事給与、衛生の計15業務
- 削減できた作業時間：年間1,910時間（削減率92.05%）
人口約23万人の佐賀市は、職員の負担軽減と業務効率化を目指し、RPAを積極的に導入しています。従来、国民健康保険、国民年金、後期高齢者医療といった業務では、膨大な量のデータ入力や確認作業が手作業で行われており、職員の負担となっていました。
RPA導入では、AI-OCRを活用した帳票の自動入力や、システム間の連携による二重入力の解消など、15業務の自動化を実現。これにより、年間1,910時間もの作業時間削減を達成し、実に92.05%もの業務効率化に成功しています。職員はより質の高い業務に集中できるようになり、市民サービスの向上にもつながりました。
佐賀市はRPA導入の成功を足がかりに、今後もRPA導入可能な業務の検討を進め、業務効率化と市民サービスの向上を目指しています。
3-3.職員の勤怠管理【神奈川県小田原市】
- 人口：187,166人
- 導入範囲：軽自動車税、固定資産税、健康管理・財務会計、人事給与・庶務事務の4業務
- 削減できた作業時間：年間706時間（削減率78.6%）
人口約19万人の小田原市は、職員の負担軽減と働き方改革を推進するため、RPAを導入しました。
特に、各課の勤務状況把握業務においては、RPAの活用で各課の実績データ抽出とメール送信作業を自動化。年間462時間もの作業時間削減を達成しました。人事給与・庶務事務業務全体の95.1%に相当する大幅な業務効率化を実現したと言います。
RPA導入により、職員の負担軽減だけでなく入力ミスなどの作業ミスも減少し、正確性も向上。削減できた時間を他の住民サービス向上に資する業務に充てられ、市民サービスの質を向上するのにもつながっています。
小田原市はRPA導入の成功を踏まえ、今後もRPA導入可能な業務の検討を進め、さらなる業務効率化と働き方改革の推進を目指しています。
4.自治体がRPAを導入するメリット
公務員の定型業務が多い自治体にRPAを導入すれば、以下のようなメリットを得られます。
- 人手不足を解消できる
- 人的ミスを削減できる
- 生産性が向上する
ここでは、自治体がRPAを導入するメリットについて解説します。
4-1.人手不足を解消できる
RPAは大量のデータを短時間で処理できるため、公務員など慢性的な人手不足に悩む自治体にとって強力な解決策です。実際に導入した自治体では、作業時間を8～9割削減できた事例も珍しくありません。
先述した通り、「兵庫県伊丹市は削減率71%」「佐賀県佐賀市は削減率92.05%」「神奈川県小田原市は削減率78.6%」と、いずれも作業時間の大幅な削減に成功しています。
RPAに単純作業を代行させれば、職員の残業を抑制し、「あの人がいないと分からない」といった状況を改善できます。その結果、職員は休みを取りやすくなり、ワークライフバランスの向上にもつながるのが魅力のひとつ。
労働環境の改善によって、退職などの人材流出を防ぎ、人手不足問題を解消する一助となります。
4-2.人的ミスを削減できる
RPAの導入によって、入力や転記ミスなどの人的ミスを削減できるのは大きなメリットです。公務員の業務は住民の個人情報を取り扱う場面が多く、1つのミスが重大な結果を招くリスクがあります。
しかし、人間が行う作業である以上、ヒューマンエラーを完全に防ぐのは困難です。
RPAは一度設定すればルール通りに処理を行うため、人的ミスを大幅に削減できます。日によって品質や作業量のムラがなく、常に安定した処理が可能です。作業品質が安定するため、ダブルチェックなど作業内容の確認にかかる負担も軽減できます。
4-3.生産性が向上する
単純作業をRPAに任せれば、職員は公務員だからこそできる創造的で付加価値の高い業務に専念できます。たとえば、住民の相談業務や地域との連携、危機管理、新しい行政サービスの企画など、人間ならではの能力が求められる業務に時間を割けるのがメリットです。
その結果、人材不足や人的ミスを削減し、より効率的で質の高い行政サービスを提供できます。住民一人ひとりと向き合った丁寧なサポートを実現しやすくなるのも、RPAツールを導入する魅力のひとつだと言えます。
5.自治体がRPAを導入する際の5つのポイント
自治体にRPAツールを導入すれば、公務員をはじめ住民もさまざまなメリットを受けられます。とはいえ、RPAツールはただ導入すれば良いシステムではなく、以下のステップを元に適切な導入手順を踏む必要があります。
- 導入の目的を明確にする
- 組織に合ったツールを選ぶ
- 既存業務を整理する
- 部分的な導入から始める
- 他の自治体の事例を参考にする
ここでは、自治体がRPAを導入するときにチェックしたいポイントについて解説します。
5-1.導入の目的を明確にする
RPAを導入する際は、事前にどのような業務をRPA化するか、どの程度効率化するのかを明確にしておく必要があります。事前の計画や企画があやふやなまま導入してしまうと、思ったような業務効率化の効果を得られず、肝心の運用面で失敗するおそれがあります。
また、導入後に公務員業務をRPA化した際、浮いた時間をどのような作業に割り当てるのかまで含めて検討することが大切です。導入目的を明確にすれば、効果が見やすくなり、担当者のモチベーションを高める効果も期待できます。
RPAは現場担当者の理解も求められるため、IT部門だけで導入を進めるのではなく、組織全体で導入目的の共有をおすすめします。
5-2.組織に合ったツールを選ぶ
RPAのシステムは多種多様のため、組織に合ったツールを選ぶ必要があります。いずれも定型業務の自動化に優れていますが、操作性やサポート体制などは異なるのも事実です。
また、各自治体で利用しているシステムを踏まえて、連携できるかどうかもチェックするのをおすすめします。たとえば、手書きの書類申請・受理業務を効率化したい場合は、高精度で文字読み取りを行える「AI-OCR機能」が必須です。
ほかにも、直感的な操作性なども求められます。RPAツールの使い勝手が悪いと導入前後でつまづいてしまうおそれもあるため、必要に応じて手厚いサポート体制もチェックしましょう。
そのうえで、自治体の規模や予算も考慮し、複数のツールを比較検討したうえで最適なRPAを選ぶことが大切です。
5-3.既存業務を整理する
公務員業務のRPA化を実現する前に、既存の業務プロセスを洗い出し、可視化する作業が大切です。既存業務を整理すれば、ムダな作業や属人化している作業に気付けるかもしれません。
その結果、RPAを導入する前に業務フローそのものを改善できるため、より大きな導入効果を期待できます。既存業務フローが抱えている課題などについて、現場担当者や関係者全員で意見交換するのをおすすめします。
5-4.部分的な導入から始める
RPAツールを導入する際は、一部の業務など部分的な導入から進めることが大切です。いきなりすべての業務を自動化しようとしてしまうと、思わぬトラブルで業務全般がストップしたり、システムの利活用を敬遠されたりしてしまいます。
そのため、まずは1つの業務や1つの部署など、部分的に導入することが大切です。小さな成功体験を積み重ねれば、職員のモチベーション向上や、組織全体のRPAへの理解促進につながります。
部分的な導入で得られた知見を活かし、改善を繰り返しながら、徐々に導入範囲を拡大していくとRPAの導入に成功しやすくなります。
5-5.他の自治体の事例を参考にする
各自治体が担っている業務は基本部分で共通するフローが多くなっています。そのため、RPAを導入する前に、すでに業務のRPA化で成功している自治体や公務員の事例が参考になります。
総務省が発行しているガイドブック「自治体におけるRPA導入ガイドブック」には、15の詳しい事例と自動化された業務の一覧が掲載されており、参考になる情報が豊富です。
各情報を事前にチェックしたうえで、自組織の自治体でどのような導入効果が得られるか、どういった業務を自動化できるかイメージを固めておくのをおすすめします。
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RPAは自治体でも導入件数が多くなっており、都道府県では94％、指定都市では100％も利用されています。一方で、地方自治体では検討中を含めると70％以下になるなど、一部地域ではまだRPAの導入が進められていません。
しかし、RPAは地方自治体の公務員業務を大きく効率化できるメリットがあり、一部の事例では90％以上もの業務時間削減に成功しています。今後人手不足が顕著になるなか、RPAツールの導入によって業務を効率化する取り組みは欠かせないと言えるでしょう。
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