経理・財務・人事・総務といったバックオフィスは、企業の円滑な経営を支えている重要な存在です。バックオフィスの担当者は日々多くの業務をこなしていますが、手間のかかる単純作業も数多く含まれています。
昨今では、人手不足の解消やコスト削減を目的に、業務自動化ツールのRPAを導入する企業が増えています。RPAは便利なツールですが、正しい知識がないまま導入するとうまく活用できずに失敗する可能性があり、注意が必要です。
本記事では、RPAでバックオフィス業務を自動化する際の注意点や実際の導入事例を解説します。
バックオフィス業務を効率化したいと考えている企業の方は、ぜひご覧ください。
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1.バックオフィス業務を自動化できるRPAとは？
RPA(Robotic Process Automation)は、直訳すると「ロボットによる業務の自動化」を意味する言葉です。RPAの指すロボットはソフトウェア型のロボットであり、パソコンやサーバーにインストールして使用します。
RPAでは、人がパソコンを使って行っている業務を同じカタチで自動化できます。
あらかじめ業務の手順やルールを設定しておけば、人が操作するのと同じように複数のシステムやソフトウェアを操作し、業務を代行する仕組みです。
企業で行われているバックオフィス業務の大半はパソコンを使ったデスクワークで、RPAで自動化できる作業も数多く含まれています。昨今では、RPAを人の代わりの労働力として導入し、業務の効率化を目指す企業が増えている状況です。
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2.RPAで自動化できるバックオフィス業務の例
RPAでは、データの転記、ファイルの加工・編集、経理業務といったさまざまなバックオフィス業務を自動化できます。
ここでは、バックオフィス業務をRPAでどのように自動化できるのかをご紹介します。
2-1.データの転記
RPAでは、異なるシステムやソフトウェアの間でデータを転記する業務を自動化できます。
たとえば、日々の業務でレジ入力した結果をRPAがCSVデータとして出力し、販売管理ソフトへ転記して売上データを登録する、といった形で、POSレジの売上データを自動集計できます。
入力の手間や打ち間違いといったミスがなくなり、すばやく日々の売上を把握できるのがバックオフィス業務をRPA化するメリットです。
2-2.ファイルの加工・編集
RPAを活用すれば、複数のファイルのデータを統合したり、データの一部を編集したりする定型業務も自動化できます。
たとえば、複数のExcelから必要なデータを抽出し、定例会議用の資料にまとめるバックオフィス業務を自動化すれば、人が時間をかけて資料を作成する手間がなくなります。
浮いた時間で資料を分析したり、企画を考えたりできるため、生産性向上も期待可能です。
2-3.経理業務
毎日・毎月といったように定期的に同じ作業を繰り返す経理業務は、RPAによる自動化がしやすい傾向にあります。
次のような経理のバックオフィス業務は、RPAで自動化が可能です。
- 売掛金・買掛金の処理業務
- 固定資産台帳の管理
- 発注書・請求書の自動作成やメール送信
- 交通費や経費の精算
- 財務レポートの作成
実際にRPAを導入して経理業務の自動化に取り組む企業は多く、RPA化の代表的な事例のひとつとして挙げられます。
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3.バックオフィス業務をRPA化するメリット
バックオフィス業務をRPAで自動化すると、企業はコスト削減や品質向上などのメリットを得られます。
ここでは、バックオフィス業務をRPA化する代表的なメリットとして、3つの内容をご紹介します。
3-1.人件費の削減
RPAを導入して作業を自動化すれば、バックオフィス業務に掛かる時間を短縮できます。その結果、残業代を始めとする余計な人件費を削減できる点がメリットです。
RPAのシステムを導入するのにもコストはかかりますが、人件費に比べると安価に抑えられる傾向にあります。
また、RPAは夜間や休日にも稼働し続けられるため、人の何倍もの業務量をこなせるのもメリットのひとつです。あらゆる業界で人手不足が深刻化していくこれからの時代において、RPAはバックオフィス業務の貴重な労働力として活躍していくと見込まれます。
3-2.ミスの低減
RPAは、あらかじめ設定された業務の手順やルールに忠実に従って動きます。また、人のように疲れや不注意でミスをする心配もなく、一定の品質で延々と稼働し続けられるのも特長です。
バックオフィス業務には、ミスが許されない作業も多く含まれています。特に、お金を扱う経理業務では、ミスの発生を防ぐために二重チェックをしている事例が少なくありません。
そこで経理のバックオフィス業務をRPA化すれば、ミスを低減できるだけでなく、二重チェックや手直しをする手間もなくなります。
ココがポイント
業務効率がアップするほか、見直しの手間も減るため、よりクリエイティブな業務に人材を注力できる
3-3.業務品質の向上
RPAを導入して単純なバックオフィス業務を自動化すれば、従業員はより生産的な業務に対して時間や集中力を注力できます。
たとえば、新規事業の企画や業務改善案の検討など、人にしかできない付加価値の高い業務に従業員が集中すれば、企業全体の業務品質も向上していくと見込まれているのも事実です。
企業で働く一人ひとりが自分の持つスキルを存分に発揮できる環境になれば、企業競争力が高まるだけではなく、仕事に対する満足感も高まると期待できます。
4.RPAでバックオフィス業務を自動化する注意点
RPAでバックオフィス業務を自動化する際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。これからRPAの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ここでは、バックオフィス業務をRPA化するときの注意点についてご紹介します。
4-1.自社に合うRPAツールを選ぶ
世の中には数多くのRPAツールが存在しています。導入時には、自社に合うツールの選定が何よりも重要です。
たとえば、従業員のITリテラシーやバックオフィス業務で使用しているソフトウェアの特性、予算などに合わせて最適なツールを選ぶ必要があります。
なかには、RPAツールを導入するコストが掛かったにも関わらず、運用が失敗してしまい思うような費用対効果が生み出せなかった事例も。
自社に合うRPAツールを見極めるには、デモや無料トライアルを活用して実際に動いている様子を確認するのもポイントです。できれば、実際にRPAを活用する従業員が業務の自動化を試し、操作性や自社ソフトウェアとの互換性を確かめておくのをおすすめします。
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4-2.運用体制を整備してから導入する
RPAツールを正しく活用するには、運用体制の整備が不可欠です。「運用責任者を選定する」「社内マニュアルを整備する」「教育・研修の場を設ける」といったように、運用体制を整えてからRPAツールを導入するのをおすすめします。
初めてシステム導入する企業にとっては、運用体制の整備が難しい可能性もあります。自社だけでのソフト運用に不安な場合は、RPAツールのベンダーに相談するのがおすすめです。
ベンダーによっては、導入サポートの一環として運用体制の整備も支援してくれます。
4-3.運用状況を定期的にチェックする
RPAによるバックオフィス業務の自動化では、運用が開始した後の取り組みも極めて重要です。RPA化で期待した通りに業務を効率化できているかを測定し、もし十分な成果が得られていなければ、改善する必要があります。
また、一度自動化したバックオフィス業務の手順が変わったり、操作するシステム側の仕様変更があったりすると、RPAツールが動作しなくなる恐れがあります。
定期的にメンテナンスを行い、RPAツールが正しく動作しているか確認する仕組みの構築が大切です。
5.「RaBit」でバックオフィス業務をRPA化した事例
弊社では、オーダーメイドのRPA製作サービスである「RaBit」を提供しています。「RaBit」はバックオフィス業務の自動化に適したRPAツールで、中小企業のお客様に向けた導入事例が豊富です。
ここでは、「RaBit」でバックオフィス業務を自動化した事例をいくつかご紹介します。
5-1.アパレル業でレポート作成・事務処理をRPA化
キーン・ジャパン合同会社様は、2003年にアメリカで生まれた人気のフットウェアブランド「KEEN」を提供する企業です。在庫周りのレポートなど、月次決算に使用するレポートの作成を「RaBit」で自動化しています。
さまざまなデータを組み合わせる必要があるため作るのが難しく、従来はレポート作成に1時間以上かかっていました。
そこで、「RaBit」でバックオフィス業務を自動化すると15分程度で終わるようになり、レポートの分析に時間を回せるようになったといいます。
5-2.飲食業の給与処理をRPA化
株式会社播鳥様は、炭火焼鳥の専門店を展開する企業です。
給与ソフトから明細をPDFにし、電子契約ソフトで下書き保存する給与処理を「RaBit」で自動化しています。
従来は経理担当者1名が丸1日かけて給与処理をしていましたが、「RaBit」の導入後は約2時間30分で完了するようになり、そのうち人間の作業時間は30分程度とRPA化で大幅な短縮に成功しました。
また、一連の業務が電子処理で完結できるようになったため、紙や印刷料金を削減できた点もメリットといいます。
5-3.不動産業のデータ入力業務をRPA化
ラビエスト株式会社様は、不動産管理を主要事業として、アパート・貸家・駐車場・空き家・空地などの不動産のトータルサポートを手掛ける企業です。
入力項目が多く、イレギュラーの少ない定型的な作業であるISP（不動産賃貸管理システム）への修繕情報の登録に、「RaBit」とAI OCRの「Rai」を活用しています。
入力ミスがなくなっただけでなく、定型的な作業の自動化によって、会計業務や顧客対応といった人の手が必要な業務に時間を割けるようになりました。
また、顧客に直結する業務に多くの時間を割けるようになったため、お客様満足度の向上にもつながったといいます。
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6.まとめ
今回は、RPAによるバックオフィス業務の自動化について解説しました。バックオフィス業務をRPAにより自動化すれば、企業はさまざまなメリットを得られます。
本記事を参考にしつつ、RPAツールの導入を検討していただければ幸いです。弊社では、RPAツールの「RaBit」によってお客様のバックオフィス業務の効率化を支援しております。
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