日々の業務の中で、「同じデータを入力している…」「長い時間やっているけど同じ作業の繰り返し…」と感じる作業はありませんか？Excelの転記、データの貼り付け、Web画面からのコピー、毎月同じ形式の資料作成など、時間はかかるのに誰がやっても結果は同じ。そんな業務こそ自動化に向いています！
とはいえ、
・大がかりなシステムはハードルが高い。
・社内にはITに詳しい人がいない
・出来ることなら自分たちで何とかしたい
そう感じている企業様も多いのではないでしょうか。
・大がかりなシステムはハードルが高い。
・社内にはITに詳しい人がいない
・出来ることなら自分たちで何とかしたい
そう感じている企業様も多いのではないでしょうか。
実は、マクロやPower Automate、GASなど、大きなシステムを入れなくても、身近なツールで始められる自動化の方法はいくつもあります。今回は、そうした身近なツールを使った自動化を整理しながら、どこまで対応できるのか、そしてどんな場面でＲＰＡを検討すべきかをわかりやすくご紹介します。
1.まずは身近な”自動化ツール”を知ろう
大がかりなシステムを入れなくても、身近なツールで業務を自動化できる場面は意外と多くあります。
ここでは、マクロ（VBA）・Power Automate・GAS（Google App Script）についてご紹介します。
ここでは、マクロ（VBA）・Power Automate・GAS（Google App Script）についてご紹介します。
「まずは自分たちで出来ることからはじめたい！」
そんな企業様にとって、現実的な選択肢になるツールです。
そんな企業様にとって、現実的な選択肢になるツールです。
1-1.マクロ（VBA）
マクロは、Excelを使った定型業務の自動化でよく活用されています。
例えば、毎月届く売上データを複数ファイルから読み込み、担当者別に集計して一覧表を作成する処理や、入力されたデータをもとに請求書フォーマットへ転記し、PDF形式で保存する作業などです。これまで人が順番に行っていた「開く→コピー→集計→保存」といった一連の操作を、ボタン一つで実行できるようになります。Excel中心の業務で検討されることの多い自動化手段です。
例えば、毎月届く売上データを複数ファイルから読み込み、担当者別に集計して一覧表を作成する処理や、入力されたデータをもとに請求書フォーマットへ転記し、PDF形式で保存する作業などです。これまで人が順番に行っていた「開く→コピー→集計→保存」といった一連の操作を、ボタン一つで実行できるようになります。Excel中心の業務で検討されることの多い自動化手段です。
1-2.Power Automate
Power Automateは、日常業務の“つなぎ役”として使われることが多いツールです。
例えば「問い合わせメールを受信したらTeamsへ通知する」「SharePointにファイルが保存されたら承認依頼を送る」「Formsの回答をExcelに自動記録する」といった流れを自動化できます。人が確認してから次の作業に進むような業務フローを整理しながら自動化できるため、情報共有や申請業務の効率化に活用されるケースが多いです。
例えば「問い合わせメールを受信したらTeamsへ通知する」「SharePointにファイルが保存されたら承認依頼を送る」「Formsの回答をExcelに自動記録する」といった流れを自動化できます。人が確認してから次の作業に進むような業務フローを整理しながら自動化できるため、情報共有や申請業務の効率化に活用されるケースが多いです。
1-3.GAS（Google Apps Script）
GASは、Google Workspaceを社内の情報管理に活用している企業と相性のよい自動化手段です。
例えば、Googleフォームで集めたアンケートをスプレッドシートで自動集計し、結果を関係者にメール送信する仕組みや、毎日更新されるデータを加工してレポートを作成する処理などです。また、Google Drive内のファイル整理や、特定条件のメールを抽出して一覧化するなど、複数のGoogleサービスを組み合わせた自動化にも対応できます。
例えば、Googleフォームで集めたアンケートをスプレッドシートで自動集計し、結果を関係者にメール送信する仕組みや、毎日更新されるデータを加工してレポートを作成する処理などです。また、Google Drive内のファイル整理や、特定条件のメールを抽出して一覧化するなど、複数のGoogleサービスを組み合わせた自動化にも対応できます。
2.身近な自動化ツールの限界とは？
ここまで、マクロ・Power Automate・GASといった、身近に使える自動化ツールをご紹介してきました。Excelの集計をボタン一つで実行したり、メールと社内サービスを連携させたりと、日々の業務を効率化できる便利なツールであることがお分かりいただけたでしょうか。
ただ、実際に自動化を進めてみると「ここから先は難しい…」と感じる場面も出てきます。
たとえば、少し複雑な処理を作ろうとするとプログラミングの知識が必要になったり、エラーが出ても原因が分からなかったりすることがあります。とはいえ、本来の業務をこなしながら新しい技術を学ぶ時間を確保するのは、なかなか簡単ではありませんよね。
たとえば、少し複雑な処理を作ろうとするとプログラミングの知識が必要になったり、エラーが出ても原因が分からなかったりすることがあります。とはいえ、本来の業務をこなしながら新しい技術を学ぶ時間を確保するのは、なかなか簡単ではありませんよね。
また、「Excelのデータを基幹システムに入力する」「社内ソフトとWebサービスの情報をつなぐ」といった、複数のツールやシステムをまたぐ業務になると、ご紹介したようなツールだけでの自動化が難しくなるケースもあります。
ここでは、実際の業務でよく見えてくる「身近な自動化ツールの壁」について整理してみます。
2-1.ツールごとに守備範囲が分かれている
マクロ・Power Automate・GASは、それぞれとても便利なツールですが、得意な範囲は意外とはっきり分かれています。
たとえば、マクロはExcel作業の自動化に強く、Power Automateは通知や承認フローのような業務の流れを整理するのが得意です。GASはGoogle Workspaceとの連携に向いています。
ただ、実際の業務を考えると、一つのツールの中だけで完結するということはあまり多くありません。「Excelでまとめたデータを社内システムに登録する」「Webサービスの情報を取り込んで帳票を作る」といったように、複数のツールやシステムをまたぐ作業がほとんどではないでしょうか。
そのため、ツールごとに自動化はできても、業務全体を一つの仕組みでまとめて自動化するのは難しいケースが出てきます。
2-2.他社ソフト・基幹システム連携が難しい
もう一つ壁になりやすいのが、社内で使っている業務ソフトや基幹システムとの連携です。
Power Automateなどのツールは、多くのクラウドサービスと連携できる仕組みが用意されていますが、実際の現場では、販売管理ソフトや会計ソフト、独自の業務システムなど、社内専用のソフトを使っているケースがほとんどです。
こうしたソフトは、人が画面を見ながら操作することを前提に作られていることも多く、ツール同士をつなぐだけでは自動化できない場合もあります。
そのため、業務の一部は自動化できても、途中の操作や確認を人が行う形になるパターンもあるでしょう。ただ、すべてを自動化することが必ずしも正解とは限りません。業務によっては最初の準備や最後の確認は人が行ったほうが安全な場合もあります。
大切なのは、すべてを無理に自動化することではなく、時間のかかる繰り返し作業や入力作業を自動化し、人は判断や確認に集中できるようにすることです。
そのため、実際の現場では「人が行う部分」と「自動化する部分」をうまく分けながら、業務全体の効率化を考えることが重要になります。
3.他社ソフトやWeb業務の自動化ならRPA
今回紹介した身近な自動化ツールは、Excelの処理をまとめて実行したり、サービス同士を連携させたりと、日々の「作業」を効率化する字押下に向いています。一方で、実際の業務では「Excelでデータを作る → 社内システムに登録する → Web画面で確認する」といったように、複数のソフトを行き来しながら作業していませんか？
このような流れ全体をみてみると、単なる「作業」ではなく、いくつもの作業がつながった「業務」になっています。そこで活用されるのが RPA（Robotic Process Automation） です。RPAは、人がパソコンで行っている操作をそのまま再現できるため、複数のソフトをまたぐ処理をまとめて実行することができます。
このような流れ全体をみてみると、単なる「作業」ではなく、いくつもの作業がつながった「業務」になっています。そこで活用されるのが RPA（Robotic Process Automation） です。RPAは、人がパソコンで行っている操作をそのまま再現できるため、複数のソフトをまたぐ処理をまとめて実行することができます。
つまり、これまで紹介してきたツールが「作業の自動化」だとすれば、RPAは「業務の流れ全体を自動化する仕組み」といえるでしょう。
3-1.RPAなら”人がやる操作”をそのまま自動化できる
RPAの特徴は、人がパソコンで行っている細かい”操作”そのものを再現できる点にあります。
例えば、
・マウスでボタンをクリックする
・キーボードで文字を入力する
・画面を切り替えて必要な項目を探す
・コピー＆ペーストでデータを転記する
といった、普段何気なく行っている操作です。
・マウスでボタンをクリックする
・キーボードで文字を入力する
・画面を切り替えて必要な項目を探す
・コピー＆ペーストでデータを転記する
といった、普段何気なく行っている操作です。
これらを一つひとつRPAに覚えさせることで、人が操作しているのと同じ手順で処理を進めることができます。
そのため、特別な設定や連携が用意されていないソフトでも、「人ができることはRPAでもできる」という形で自動化を進められるのが大きな特徴です。
3-2.他社ソフトやWebサービスをまたいだ業務に向いている
日々の業務は、単発の作業ではなく、いくつかの処理が順番に積み重なって進んでいきます。
例えば、「システムやファイルからデータを確認する」「必要な形に加工・計算する」「別のシステムへ入力・転記する」といった流れです。RPAは、こうした流れの中で、定型的な入力や転記などの作業をつなげて自動化しつつ、必要な場面で人の確認を挟むといった設計が可能です。
すべてを無理に自動化するのではなく、人が行う確認や判断と組み合わせることで、業務全体をスムーズに進めやすくなります。
その結果、繰り返し発生する入力や転記の手間を減らし、人は確認や判断といった役割に集中できるようになります。
例えば、「システムやファイルからデータを確認する」「必要な形に加工・計算する」「別のシステムへ入力・転記する」といった流れです。RPAは、こうした流れの中で、定型的な入力や転記などの作業をつなげて自動化しつつ、必要な場面で人の確認を挟むといった設計が可能です。
すべてを無理に自動化するのではなく、人が行う確認や判断と組み合わせることで、業務全体をスムーズに進めやすくなります。
その結果、繰り返し発生する入力や転記の手間を減らし、人は確認や判断といった役割に集中できるようになります。
格安料金ですべてお任せ！「自動化したいこと」をお伝えいただくだけのRPAツール
オーダーメイド型RPAツール「RaBit」は、ヒアリング・設計・開発・導入・運用までプロが一気通貫サポート。業界でも格安な料金設定と充実した支援体制で、長く安心してご利用いただけます。
4.業務自動化するならRaBitがおすすめ！
ここまで、身近な自動化ツールと、その限界について見てきました。
「作業の自動化」から一歩進んで、「業務全体の自動化」を考えたときに、有力な選択肢となるのがRPAです。
「作業の自動化」から一歩進んで、「業務全体の自動化」を考えたときに、有力な選択肢となるのがRPAです。
その中でも弊社がご提供しているRPAサービス「RaBit」は、はじめてRPAに取り組む企業でも導入しやすく、現場に定着させやすいサービスとして、これまでに2,500社以上で導入されている実績があります。
4-1.導入から運用まで任せられるサポート体制
RPA導入でつまずきやすいのが、「何を自動化すればいいのか分からない」「作ったけどエラーが出てしまった」といった点です。
RaBitは、導入時のヒアリングからプログラム作成までを一貫して弊社スタッフが対応するため、お客様がプログラミングの知識を習得することなく、現場の業務に合わせたプログラムの作成が可能です。
また、専用のフリーダイヤルもあるので、導入後も電話やリモートで運用についての相談が可能です。
このように、トラブル時や運用面の不安にも対応できるため、「作って終わり」にならず、継続して運用しやすい環境が整っています。
RaBitは、導入時のヒアリングからプログラム作成までを一貫して弊社スタッフが対応するため、お客様がプログラミングの知識を習得することなく、現場の業務に合わせたプログラムの作成が可能です。
また、専用のフリーダイヤルもあるので、導入後も電話やリモートで運用についての相談が可能です。
このように、トラブル時や運用面の不安にも対応できるため、「作って終わり」にならず、継続して運用しやすい環境が整っています。
4-2.高機能なのに低コストで導入可能
RPAというと「導入コストが高そう」というイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか。RaBitの初期費用は66,000円、月額10,450円と、他のRPAツールと比べても圧倒的に導入しやすい価格設定になっています。低コストでありながら機能やサポートが充実しているため、費用対効果も抜群です。まずはRaBitを通じて、業務自動化のメリットや可能性を実感していただければと思います。
少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。実際のデモを通じて、RaBitがどのように業務をサポートできるかをご体感いただけます。
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