RPAは大企業だから導入できる？中小企業の業務自動化の実態を考える | 格安RPAツール開発ならRaBit！月額10,450円の業務自動化ソフト

「RPAは、大企業が導入するもの」というイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

しかし、近年は中小企業でもRPAを導入し、業務効率化を図るケースが増えています。本記事では、中小企業がRPAを導入する際のポイント、課題と解決策、そして具体的な導入事例などを交えながら、実現に向けた方法をご紹介します。

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　1.中小企業がRPAを導入すべき3つの理由

企業の抱える課題は規模、業種、経営状況などによって様々ですが、共通して人材不足や競争の激化、技術革新へのなどが挙げられます。これらの課題を解決するためにも業務効率化が不可欠です。ここではRPAを導入することでどのようなメリットが得られるかを解説します。

　1-1.人材不足・属人化の解消

・単純作業を自動化することで別作業にあてる時間を創出
ルールが決まっている単純作業はRPAの得意分野です。このような作業をRPAに任せることで、人にしかできない作業にあてる時間を創出することができます。

・特定の人しかできない、わからないといった属人化を防ぐことができる
RPAを導入すれば、誰でもボタン一つで業務を遂行することができます。手順やルールはプログラムされているため、常に指示通りの処理をすることが可能です。

　1-2.業務フローの見直し

・ロボットが作業しやすいよう、業務フローを見直すことで当たり前すぎて気付かなかったことや、無駄なことに気づくことができる
RPAを安定稼働させるには、要件定義が非常に重要です。技術があれば、複雑な判断ができるプログラムを組むことも可能ですが、運用や改修が難しくなるという面もあります。そのため、自動化させたい業務をどのようにロボットに判断・処理させるか、いかに無駄を無くしシンプルにするかを考える必要があります。そうすることで、「この部分は不要な作業だった」「この作業はRPAではなく、業務フローの見直しで効率化できるのでは」ということに気づくことができるかもしれません。必ずしも自動化することが正解ではないので、RPAの導入を検討することは業務効率化のために必要なフローやシステムの見直しをするきっかけにもなるでしょう。

・RPA導入を機に、なかなか着手できなかった大幅な見直しを実施することができる
お客様へご提案させていただく際、「紙でのやりとりを電子に置き換える（データ化やメールの活用等）」といった内容がよくあります。今までは作成した給与明細を紙に印刷し手渡ししていたとすれば、「給与明細を作成（PDF）→メールに添付して下書き保存」までを自動化しませんか？とご提案します。
従業員のメールアドレスを回収するという準備は必要ですが、印刷の手間・印刷代の削減に繋がるため、前向きに検討されるケースが多く見受けられます。ペーパーレス化を図りたいが今までのやり方を変えるのも腰が重い…といった場合にRPAはその一助となるでしょう。

　1-3.人為的ミスの抑制

・「ミスできない」「同じ作業の繰り返し」といった作業を自動化することで従業員の負担を軽減し、ヒューマンエラーを抑制できる
人間であれば体調や疲れ、同じことの繰り返し…このような理由でミスが起こることも当然あると思います。RPAであれば長時間の作業や膨大なデータ処理も一定の動きでミスなく行うことができるため、人間とロボットがうまく仕事を分担することができれば大幅な効率化が期待できます。

　2.中小企業がRPA導入を考える際の5つのポイント

　2-1.RPAをどれくらい活用したいか

・興味がある程度なのでお試し感覚で導入したい場合
低コストであることが重要になると思います。プログラミングの技術があれば専用の作成ツールが無くてもある程度環境を整えて開発が可能かもしれませんが、技術がない場合は低コストかつシンプルな作成ツールであることも重要です。
どのRPAツールを利用すれば良いか、まずは無償のトライアル版を利用し選定するのもよいでしょう。また、サポート体制が充実しているかも忘れてはなりません。

・可能な限り複数の業務を自動化させたい場合
RPA作成ツールを導入し、作成・運用を内製化するとなれば自社に必要なだけロボットを開発することが可能です（ライセンス料等は利用ツールの規約による）それに伴い業務分析力、RPAに関する理解力、幹部の旗振りが必要となります。

気軽に取り入れたい、内製化したい、どちらの場合でも「スモールスタートで進めたい」ということであれば、ツールの選定や技術の習得を必要としない外部委託もひとつの選択と言えるでしょう。

　2-2.業務分析

・繰り返し行われる定型業務の洗い出し
・業務効率化の効果が高い業務の選定
RPAはこのような業務を得意とするため、業務分析は非常に重要です。
場合によってはRPAに寄せた業務フローを検討することも有効です。

　2-3.RPAを導入するにあたり誰が担当するか

・IT専門部署が存在するか
・各部署の業務やITに詳しい人材が存在するか
・専門家はいないが、勉強して内製化したい
自社の状況や希望によってどのような準備が必要かを考える必要があります。

　2-4.導入期間はどのくらい？

・内製化を念頭に長期的に見据える場合
ツールの選定や運用について、じっくり検討し進めていくことになるのでRPAの本稼働までに時間を要するでしょう。

・即時導入したい場合
ツール選定や使い方の習得だけでも時間がかかるため、外部委託が最短ルートと言えます。
要件定義がスムーズにいけばRPAの作成はプロが行うため、本稼働までは数週間～数ヶ月で到達できる可能性もあると考えられます。

　2-5.自社に見合ったRPAツールの選定

・ローコード/ノーコードで簡単に開発
直観的に操作しやすいRPAツールも多く販売されているため、プログラミングの知識がなくても開発が可能です。

・外部に委託
ソフト購入・自社開発せず、すべて外部に作成依頼をすることで、作成の知識や要件定義のノウハウが無くても開発が可能です。

　3.中小企業が抱えるRPA導入の課題と解決策

RPAの導入イメージがついたところで様々な課題が見えてきます。ここではそれらの課題に対する解決策を解説、RPAの導入をより成功に近づける方法をご紹介します。

　3-1.導入コスト

【課題】

・自社開発の場合
基本的には高額なRPA作成ツールを購入する必要があります。無償のツールもありますが、有償ツール以上に自身での勉強が必要です。

・外部委託する場合
サポート費や改修費はいくらかかるのか、導入後のサポートはどこまで行ってもらえるのか、費用対効果はどのくらいあるのかなど、導入後のことも考えて検討する必要があります。

【解決策】

・自社で無理のない運用の検討と費用対効果に見合った価格・サービスを選定することで、RPAの導入がより現実的となるでしょう。

　3-2.適切な自動化

【課題】

・実務者と開発者が異なる場合、開発者が業務内容を的確にヒアリングする必要があります。その際、イレギュラーケースの処理・フローを含めて十分な想定ができるかで「使えるRPA」になるかどうかが左右されます。
これらは大企業でも同じことであり、ITに強い人材や専門部署があったとしても、プログラムが最適化されていなければ運用はうまくいきません。