パソコン上で動くロボット「RPA」は、さまざまな定型業務を自動化するのに長けたツールです。RPAはあくまでソフトウェアのため、稼働させるためにパソコンなどの端末が必要になります。
とはいえ、実際にRPAに専用の端末が必要かどうかは、導入するツールの仕組みによって異なるのも事実です。構築の仕方によっては、専用端末を用意せずとも複数のパソコンでRPAツールを稼働させられるかもしれません。
この記事では、RPAに専用端末は必要なのかどうか、システムの種類における違いを解説します。RPAを導入するメリットなどについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.RPAとは
「RPA（Robotic Process Automation）」とは、ロボットによる業務の自動化を省略した言葉です。具体的には、パソコン上で稼働するデジタルロボットが、作業手順の決まった定型業務を代行させる仕組みを指します。
バックオフィスを始め、単純作業ながらも生産性の低い業務は数多く存在するのも事実です。繰り返し作業の多くをRPAツールで自動化できるため、生産性アップのメリットから近年多くの企業で導入が進められています。
しかし、RPAはあくまでパソコン上で稼働するデジタルロボットのため、動作環境となる「端末」が必要です。
1-1.RPAが注目される背景
RPAツールが注目される背景に、生産年齢人口の減少や、働き方改革実現が挙げられます。今後ますます人手不足が予想されている国内の労働力は、2060年には現在の4割まで減少すると見込まれているのも事実です。
そのため、日本国内の企業では「生産性向上」や「人手不足問題の解消」を実現するべく、RPAツールを導入して定型業務の自動化や単純作業の効率化を図る事例が増加傾向にあります。
「矢野経済研究所の調査」によると、2019年度は529億円だったRPAの国内市場も、2023年度は1,520億円まで拡大すると予想されています。とある世界調査では、2022年に31億米ドルだった市場規模も、2030年にかけて233億米ドルの市場規模に達するとの調べも。
今後もRPAの市場規模は増え続けると見込まれており、単純作業の効率化や定型業務の自動化に多くの企業が活路を見出しているのは間違いないでしょう。
ココがポイント
RPAツールは端末1つで幅広い業務を自動化でき、人手不足の解消に大きく役立つ
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1-2.AIやマクロとの違い
AIやマクロと同じように、RPAツールはパソコン上で稼働するデジタルロボットのため、端末が必要です。しかし、実際の働きはそれぞれで異なります。
- RPA＝事前に設定された通りにパソコン上の操作や作業を繰り返す
→別システム同士の内容を転記したり、定型業務を自動化したりできる - AI＝与えられたデータから学習を積み重ね、自分で判断や予測をする
→アイディア出しができたり、人と話しているように対話したり、データ分析ができる - マクロ＝事前に設定された通りにシステム上で自動的に処理を行う
→複雑な計算も高速処理したり、単純作業を自動化したりできる
AIやマクロに比べて、RPAツールは人が操作しているかのようにパソコンを動かせるのが魅力です。
たとえば、「メールから名前や問い合わせ内容をExcelに転記」「勤怠管理システムから給与計算システムへ自動入力したうえで、計算や給与明細発行まで自動化」など、RPAツールなら複数のシステムをまたがってパソコン上の操作を自動化できます。
マクロも単純計算を始め似たような操作を行えますが、別システム同士を柔軟に連携するのは難しいのも事実です。また、Excelなどで動かすVBAマクロは別途プログラミング言語の学習が求められるため、業務を自動化するのに手間が掛かってしまいます。
RPAツールなら、マウスのドラッグ＆ドロップだけで業務を自動化できるソフトウェアも登場しているのが魅力です。
2.RPAの3つの種類
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| デスクトップ型 | ・小規模向け ・端末1台ごとにスポット採用できる ・低コストで導入しやすい ・ロボットが稼働している最中はPCで他の作業ができない |
| サーバー型 | ・大規模向け ・稼働端末のPCスペック影響を受けにくい ・導入・運用は多額だが、自動化範囲が広がる ・セキュリティリスクを抑えやすい |
| クラウド型 | ・中規模向け ・初期費用が抑えられる ・Webブラウザ上で動作するため端末に負荷が掛からない ・ローカルファイルを操作できない |
RPAには、大きく分けて3つの種類が存在します。ここでは、「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の特徴や違いについて、RPAの端末事情を含めて解説します。
2-1.デスクトップ型
デスクトップ型RPAツールは、小規模な導入で特におすすめのシステムです。低コストで導入できるソフトウェアが多く、PC端末1つあたりからスポット的に採用できます。そのため、お試し感覚でRPAツールの稼働をテストできるのも魅力です。
一方で、デスクトップ型RPAツールは端末上でロボットが稼働している間、そのPCではほかの作業を行えません。ロボットがマウスを動かしたり、文字を入力したりしているため、人の操作が挟まってしまうと正しい動作を繰り返せなくなってしまいます。
そのため、デスクトップ型RPAツールを利用するときは、専用の端末としてパソコンを用意するのがおすすめです。
とはいえ、一度動作をスタートすれば業務が完了するまで自動的に作業を行ってくれるため、「退社前にRPAを動かして出社前にデータを集める」といった使い方ができます。
ココがポイント
デスクトップ型RPAツールは製品数も多いほか、複数の端末で同時稼働もできる
2-2.サーバー型
サーバー型RPAツールは、大規模な導入において特に魅力を発揮するシステムです。ロボットなどの稼働はサーバー上で行われるため、作業中でもPC端末を活用できます。また、部署をまたいで処理をするのも効率的に行えるなど、特に大企業で導入が進められています。
その一方で、サーバー型RPAツールは初期費用が高額になりがちです。「RPAの構築」「サーバーの構築」「システムインフラの整備」など、コスト面がネックになってしまうため、小規模な導入には向いていません。
ほかのRPAツールに比べると、システムが稼働する場所のセキュリティを担保しやすいため、セキュリティリスクが低いのも魅力です。
ココがポイント
拡張性はもっとも優れている一方で、初期費用や運用コストは高額になりがち
2-3.クラウド型
クラウド型RPAツールは、中規模の導入でおすすめのシステムです。ツールが稼働するための環境を構築する必要もなく、ベンダー側のサーバーで稼働するため、初期費用を大きく抑えられます。
その一方で、クラウド型RPAツールはすべて操作をWebブラウザ上で行います。Webブラウザを除いた作業は自動化できず、自社システムなどのローカル環境とは接続できません。
初期費用や導入のしやすさは優れている一方で、ほかのシステムに比べると実際に自動化できる業務範囲は狭まっている点に注意が必要です。
その性質から、自社で活用しているシステムの多くをSaaSでまとめている企業におすすめです。
ココがポイント
初期費用を大きく抑えられるものの、作業できるのはWebブラウザを用いた業務に限られる
3.RPAでできること
RPAツールは、手順が定まっている定型業務のほとんどを自動化できるのが強みです。たとえば、「Excelから別システムへのデータ転記」「メールの自動送信」「請求書の正誤チェック」「Webからの情報収集」などが挙げられます。
基本的に、同じ作業を繰り返すのであれば、RPA化によって業務負担を大幅に軽減できるのが特徴です。動作不良を除き、端末内で作業中もRPAツールは一切ミスをしないため、品質の均一化も実現できます。
また、異なるシステム間のデータ連携を端末内で疑似的に実現できるのも魅力です。APIなどに対応していないソフトウェアでも、Excelや自社システムから端末内でデータを正確に転記できます。
一方で、イレギュラーな処理が多かったり、人の判断が都度必要だったりする業務には向いていません。RPAツールは「単純作業や判断の伴わない定型業務の効率化」を実現して、浮いた人手をより生産性の高い業務に注力しやすい環境を構築できるのが特長です。
RPAでできること
- 従業員の勤怠管理
- 請求書の作成
- ウェブを使った競合他社の価格調査
- 経費の精算
- 入金消し込み
- 受発注の自社システム転記 など
4.RPAを導入するメリット
RPAツールの動作にはパソコンなどの端末が必要ですが、単純作業の自動化や定型業務の効率化などさまざまなメリットが得られるため、近年多くの企業で導入が進められています。具体的なメリットは以下の3点です。
- 生産性が向上する
- ヒューマンエラーを防げる
- コストを削減できる
ここでは、RPA端末を導入するメリットについて解説します。
4-1.生産性が向上する
RPAツールを端末に導入すれば、生産性を大きく向上させられるのがメリットです。RPAツールは機械のため、24時間365日稼働できます。疲れを知らないため、連続して稼働し続けられるのも魅力です。
そのため、退社前にシステムを稼働させて、出社時に必要なデータ集めを自動化する仕組みも構築できます。
また、大量のデータがあっても人並み以上に早く処理できるのも特徴のひとつ。時間を浮かせられるため、人はより企業成長につながる仕事に専念しやすくなり、生産性を大幅に高められます。
ココがポイント
単純作業の自動化によって、生産性の高い業務に人手を注力できるようになるのがRPAを端末に導入するメリット
4-2.ヒューマンエラーを防げる
RPAツールを端末に導入すれば、ヒューマンエラーを防いでミスの発生を抑制できるのがメリットです。通常、大量のデータを処理していると、どれだけ優秀な人でもミスが発生してしまう事例は珍しくありません。
RPAツールなら、常に正確に、かつ安定してデータを処理できます。人のように「作業量にムラができる」「欠勤などで突発的に人手が足りなくなる」といったトラブルが起きないため、安定した業務の自動化でヒューマンエラーを抑止できるのが特徴です。
ヒミスがないか確認する時間も削減できるため、コア業務に注力する時間を生み出しやすいメリットもあります。
4-3.コストを削減できる
RPAツールを端末に導入すれば、さまざまな面のコストを削減できるのもメリットです。RPAツールは端末1つでも幅広い定型業務を自動化できるため、その作業に掛かっていた「人件費」「残業代」などのコストを削減できます。
さらに、一度RPAの導入・運用を始めれば、人材採用や教育のコストも掛からない点は大きなメリットです。繁忙期の残業や臨時スタッフ採用を抑制して、常に安定したランニングコストで業務を効率化できます。
5.RPAツールを選ぶ際のポイント
RPAツールはパソコンなどの端末上で幅広い定型業務を自動化できる仕組みです。多くのRPAツールは似通った性能を誇りますが、いくつかの面で異なる点も見受けられます。そのため、RPAツールを選ぶときは以下のポイントに着目することが大切です。
- 専門知識がどの程度必要か
- 費用に見合った効果が期待できるか
- サポート体制が充実しているか
ここでは、RPAツールを選ぶ際のポイントについて解説します。
5-1.専門知識がどの程度必要か
RPAツールを導入するときは、専門知識がどの程度求められるか、自社のITリソースに応じて選ぶのをおすすめします。RPAツールによっては、開発やメンテナンスに求められる知識のレベルが大きく異なるのも事実です。
たとえば、ドラッグ＆ドロップだけで業務を自動化できるツールもあれば、本格的なプログラミング言語を求められるRPAツールもあります。社内のIT担当者や、実際に利用する人のスキルに合ったシステムを選ぶことが大切です。
複雑な業務や細かいカスタマイズを実現するには、専門的な知識が求められる製品も多くなっています。導入が不安な場合はサポートの充実しているベンダーを選んだり、無料トライアルで実際に使ってみたりするのをおすすめします。
5-2.費用に見合った効果が期待できるか
RPAツールの稼働する端末とあわせて、導入費用に見合った効果が期待できるかチェックするのもポイントです。どれだけ導入・運用コストが安価でも、使いにくければ意味がありません。
また、業務を自動化して思ったような効果を得られなければ、費用対効果が薄れてしまうのも事実です。RPAツールによって業務を自動化した場合、どの程度の人件費等が浮くのか事前に算出するのをおすすめします。
一般的に、RPAの導入・運用では「開発費」「メンテナンス費」「コンサル料」「サーバー利用料」などが求められます。
実際の費用感は「デスクトップ型／サーバー型／クラウド型」などの種類によって異なるため、デスクトップ型RPAツールなどを1つの端末でテスト運用してみるのもポイントです。
5-3.サポート体制が充実しているか
RPAツールを比較検討するときは、サポート体制の充実さも大切です。「RPAツールは導入すれば終わり」ではなく、導入後も定期的なメンテナンスが欠かせません。手入れを怠ると、正しい動作を繰り返せずに業務を自動化できなくなってしまう可能性もあります。
自社のITリソースに不安がある場合は、サポート体制の充実したベンダーがおすすめです。その際は、電話で相談できるなど解決のスピーディさに着目するのもひとつのポイントです。
相談窓口がメールやチャットに限られると、解決に時間が掛かってしまい、業務が長時間ストップしてしまうかもしれません。電話対応が期待できるベンダーなら、RPA運用でトラブルが起きたときも素早い対応が期待できるため、問題の早期解決を図れます。
6.RPAのことなら「RaBit」にご相談ください
RPAツールの活用には、実際に稼働するための端末（パソコン）が必要です。なかでもデスクトップ型RPAツールはスポット的に採用しやすいものの、動作中はパソコンを操作できないため、専用端末を用意したり、自動化中は別の業務をしたりする取り組みが求められます。
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