単純ながらも繰り返し行う必要がある作業は、業務の効率化を実現できるポイントともいえます。パソコン上で行う単純作業は、ソフトウェアやツールを使って業務を自動化するのがおすすめです。
この記事では、単純作業を効率化したい方へ向けて、繰り返し作業を自動化する方法や注意点、おすすめツールをご紹介します。
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1.PCの繰り返し作業を自動化する主な方法
PCを使った繰り返し作業を自動化する方法はいくつかあります。システムが作業を代行してくれる「マクロ」機能を搭載したソフトウェアや、PCの操作を自動的に行ってくれる「RPAツール」など、好みに応じた選択が可能です。
ここでは、PCの繰り返し作業を自動化する主な方法についてご紹介します。
1-1.特定のソフトウェアの操作を自動化するなら「マクロ機能」
基本的に、特定のソフトウェアにおけるPCの繰り返し作業を自動化するなら「マクロ機能」の利用がおすすめです。マクロ機能とは、ソフトウェア上の操作を記録して作業を自動化する仕組みを指します。
キーボード操作を自動化できるマクロや、転記・計算作業を自動的に行なってくれるマクロなど、豊富な選択肢があります。ただし、マクロ機能を使うにはMicrosoftのExcelなど対応したソフトウェアでなければなりません。
言い換えれば、対応した特定ソフトウェアなら「マクロ機能」で繰り返し作業を自動化できる一方で、すべての単純作業を効率化できるとは限らない点にご注意ください。
ココがポイント
Excelマクロはもっとも簡単に繰り返し作業を自動化できる一方で、導入できる範囲が一部に限られる
1-2.複数のソフトウェアの操作を自動化するなら「RPAツール」
複数のソフトウェアをまたいだ繰り返し作業を自動化するなら「RPAツール」の利用がおすすめです。RPA(Robotic Process Automation)とは、パソコン上で行う定型業務を自動化するツールで、手順の定まった繰り返し作業ならほとんどを自動化できます。
RPAツールはほとんどのシステムに対応でき、ソフトウェアをまたいだ操作も自動化できます。たとえば、Excelの資料を自社システムへ転記したり、入力された額があっているか確認したうえで仕訳帳に反映させたり（入金消込）、パソコン上で行う定型業務の処理方法をほとんど自動化が可能です。
さらに、Webブラウザから情報を取得してExcelにまとめる作業まで自動化できます。RPAツールならいくつもの操作画面をまたがってデータを探し出す手間や、処理件数が多い繰り返し作業を自動化させられるため、業務の大幅な効率化を実現できます。
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1-3.条件分岐など複雑な操作を自動化したいなら「スクリプト言語」
条件分岐に応じて複雑な操作を自動化したいなら、「スクリプト言語」の利用をおすすめします。スクリプト言語は「Python」や「JavaScript」などのプログラミング言語のうち、比較的簡単にプログラムの作成や実行ができるものを指します。
厳密には定義が存在しないものの、イメージとしては手軽に取り組むプログラミングという認識で問題ありません。スクリプト言語はプログラミング言語のなかでも容易に取り組めるとはいえ、実際に導入するには一定の知識が必要です。
条件分岐に応じた複雑な操作を自動化できる一方で、プログラミングのスキルをもったIT人材が欠かせないでしょう。
ココがポイント
スクリプト言語を使いこなせば幅広い繰り返し業務を自動化しやすい一方で、導入＆習熟のハードルがある
2.繰り返し作業を自動化する時の注意点
繰り返し作業の自動化は、ソフトウェア自体に備わっているマクロ機能やスクリプト言語、またはRPAツールを使った業務の効率化などさまざまな手法があげられます。一方で、繰り返し作業を自動化するデメリットがあるのも事実です。
ここでは、繰り返し作業を自動化するときの注意点をご紹介します。
2-1.業務内容がブラックボックス化するリスクがある
日常的に行われる繰り返し作業を自動化すると、ブラックボックス化してしまうリスクに注意が必要です。自動化ツールを導入・運用している担当者が異動・退職してしまうと、「どのような手法で自動化しているのか」「なんの操作を自動化しているのか」といったブラックボックスの要素が生まれてしまいます。
システムエラーなどで自動化した繰り返し業務がストップしてしまうと、従来の人手でどのように対応すべきかわからず、現場に混乱を招いてしまう可能性も。
繰り返し作業を自動化するときは業務内容がブラックボックス化しないよう、「どの繰り返し作業をどのような手法で自動化しているのか」「万が一に手動で対応する方法」などをマニュアル化して記録するのがベストです。
2-2.ツールによっては運用・管理の負担が大きくなる場合がある
先述した通り、繰り返し作業の自動化にはさまざまな選択肢がある一方で、選んだツールによっては運用・管理の負担が大きくなってしまう可能性があります。たとえば、IT人材の少ない部署にスクリプト言語で生み出した自動化ツールを導入しても、運用・管理を適切に行えるとは言えません。
また、特定のソフトウェアを使用したマクロでは、運用・管理をするための知見が求められるのも事実です。同じく、RPAツールもソフトウェアによっては一定のITスキルが求められる製品もあります。
現場の担当者が使い勝手がわからずうまく活用できないなど、運用や管理の負担が大きくなってしまうと、繰り返し作業を自動化するメリットが薄まってしまうためご注意ください。
ココがポイント
ツールの管理や運用を外注できるサービスなら、業務効率化のメリットだけを享受しやすい
2-3.セキュリティ上のリスクがある
単純作業とはいえ、繰り返し作業を自動化する際はセキュリティ上のリスクがある点に注意が必要です。たとえば、RPAツールでExcelデータを特定のシステムに転記する場合、システムへログインするための権限を付与するケースがあります。
そのとき、外部から不正アクセスをされてしまうと、保存しているデータへアクセスする突破口に悪用されかねません。自動化ツールの設定を誤ってしまうと、情報流出などのセキュリティリスクが発生する点に注意する必要があります。
なお、ユーザーアカウントの権限設定や、セキュリティ性の高いツールを選択すれば情報流出等のトラブルを回避しやすくなります。
3.自社に合う繰り返し作業自動化ツールをお探しなら「RaBit」がおすすめ
繰り返し作業の自動化を考えている場合は、RPAツールを利用するのがベストです。パソコン上で行うさまざまな定型業務を自動化できるほか、ソフトウェアやシステムに依存しにくいため、さまざまなソフトウェア・システムをまたいで繰り返し作業を自動化できるメリットがあります。
とはいえ、RPAツールの導入には一定のITスキルが必要です。また、正しい運用ができるか不安な気持ちを抱えている人もいるかもしれません。
そのようなときは、「自動化したい作業」をご相談いただくだけでRPAツールを制作できるサービス「RaBit」をご利用ください。
3-1.作業内容に合わせてRPAの設計から導入までサポート
オーダーメイドでRPAツールを制作するサービス「RaBit」なら、作業内容に合わせてRPAの設計から導入まで徹底的にサポートします。専任のエンジニアが要件定義からヒアリング・開発・導入・設定・運用サポートまで行うため、お客様は「自動化したい繰り返し作業」をお伝えいただくのみ。
お客様の手をわずらわせる心配もなく、作業内容に合わせてRPAの設計から導入までサポートします。
IT人材に不安を覚えていたり、正しく導入する方法に頭を悩ませていたりするときでも、プロが一つひとつの疑問を解決しながらRPA導入のイメージを手助けするため、どなたでもお気軽にご相談いただけます。
3-2.充実のサポート体制で導入後のトラブルにも対応可能
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」なら、導入後に起きたトラブルもスピーディに対応いたします。充実のサポート体制で、全員が深い知見を持ったプロフェッショナルが、迅速かつ正確に問題を解決することが可能です。
また、工務店から士業まで、幅広い業界でご利用いただいている豊富な実績もポイントです。業界独自のあるあるで培ったノウハウをもとに、「同業界でよく見られる繰り返し作業の自動化」といった提案もさせていただくため、専門知識をお持ちでなくとも安心してご利用いただけます。
3-3.低コストで導入できる
繰り返し作業の自動化に適している「RaBit」は、低コストで導入できるコストパフォーマンスも魅力のひとつです。初期費用は66,000円、月額10,450円からと業界屈指の最安値でご利用いただけるため、すこしの費用で圧倒的な業務の効率化を図れます。
また、お客様からご希望の機能をヒアリングしたうえで搭載するため、必要な機能性をしっかり揃えているのもポイントです。利用したい機能を、年額約13万円でご利用いただけます。
RPAツールによっては、年額100万円近くのランニングコストが掛かるソフトウェアも。「RaBit」は圧倒的な低コストで、繰り返し作業の自動化において優れたパフォーマンスを発揮できると言えるでしょう。
4.まとめ
繰り返し作業の自動化には、「各ソフトウェアに備わったマクロ機能」「RPAツール」「スクリプト言語（プログラミング）」などの手法を用いるケースが一般的です。特にExcelなどではマクロ機能を使って業務を効率化している人も少なくないでしょう。
一方で、Excelから社内システムや、AのソフトウェアからBへ転記する作業など、複数のシステムをまたぐときは「RPAツール」「スクリプト言語」などを利用するのが主流です。特にRPAツールは初心者でも扱いやすいタイプが登場しており、ITスキルに自信のない方でも業務の効率化を実現しやすくなっています。
スピーディに繰り返し作業を自動化したいとお考えの方は、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。専任のプロが設計から開発・導入・運用サポートまで行うため、お客様がすることは「自動化したいこと」をお伝えいただくのみ。一切の手間を省きつつも、優れたコストパフォーマンスで、手順の定まった繰り返し作業の多くを自動化できます。