近年ではさまざまなシーンでRPAの導入が進み、「自社でも取り入れたい」と考える方が多くなっています。とはいえ、実際にRPAをどのように導入すべきか、進め方がわからないと頭を悩ませてしまう方も少なくありません。
そこで、この記事ではRPA導入の進め方について徹底解説します。RPAの導入を成功させるための進め方や、よくある失敗例と注意点をあわせて紹介しますので、ぜひご参照ください。
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1.RPA導入を成功させるための進め方
RPAツールは、導入すれば業務の効率化を実現できる魔法のソフトウェアではありません。そのため、業務効率化を成功させるには適切な進め方とともに、RPAツールを社内へ浸透させる必要があります。
ここでは、RPA導入を成功させるための進め方についてご紹介します。
1-1.RPAで自動化する業務の明確化
RPAツールを導入する進め方として、自動化する業務を事前に明確化しておく作業は欠かせません。なぜなら、すべての業務がRPA化に適しているわけではなく、RPAの性能を最大限発揮できるとは限らないからです。
RPAツールは「繰り返し行う定型業務」「ルールの定まった作業」を自動化するのに長けています。自動化する業務を事前に明確化すれば、いざRPAツールを導入する際にスムーズな進め方で浸透させられます。
代表的なRPAで自動化できる業務例は以下のとおりです。
- 転記作業（エクセル列を自社システムへ転記など）
- ルールのあるデータ加工（名簿の個人名に継承付けや当日日付の入力など）
- 数値の差をチェック（入金消込などのデータ照合など）
- メールの送付（各顧客名に内容を置き換えたうえで属性別に自動配信など）
- 情報収集（マーケティング向けに口コミなどをスクレイピングで情報収集など）
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1-2.導入するRPAツールの選定
RPA導入の進め方を知る前に、どのRPAツールを使用すべきか選定しておきましょう。自動化したい業務内容や予算に応じて適切なツールを選定しなければ、効果が思うように出なかったり、費用対効果が悪くなったりしてしまいます。
RPAツールには特性や機能、価格が異なるソフトウェアが多く登場しているため、自社の状況にマッチしたツールを選ぶのがベストです。たとえば、一部のツールではプログラミングスキルが不要で操作できるソフトもあり、「自社のIT人材不足が心配」といったニーズも満たせます。
一方で、開発力に自信のある場合はコーディングで柔軟に対応できるRPAツールをベースに選ぶなど、自社の要件や予算に応じたRPAツールの導入を行いましょう。
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1-3.RPAツールの導入とシナリオ作成
RPAツールを導入するときは、適切なシナリオを作成する必要があります。シナリオとは、RPAツールの作業書のようなもので、設定されたシナリオ通りに作業を繰り返す仕組みになっています。
適切なシナリオを設定しなければRPAが十分に性能を発揮できないだけでなく、業務の効率化・自動化に失敗する可能性もあるため注意が必要です。
そのため、はじめてRPAツールを導入するときは、スモールスタートで行う進め方もおすすめです。小規模な業務から徐々に適用範囲を広げていき、ノウハウを培いながらRPA導入を促していけば、進め方を理解して社内に浸透しやすくなります。
ココがポイント
RPAツールを正しく導入するにはシナリオの進め方に気を配る必要がある
1-4.導入による成果の検証
RPAツールの導入後、システムの成果を検証する仕組みづくりも大切な要素です。検証を通じて、「RPA化がうまく機能しているか」「費用対効果はどのくらいか」「改善が必要か」などを把握できるようになります。
運用開始後すぐに最適化できるとは限らないため、定期的に見直してRPA導入の効果を振り返ってみるのも、大切な進め方だと言えるでしょう。
ココがポイント
RPAは工夫・改善で業務効率を大きく変えていけるため、定期的な見直しと導入を進められる業務の選定を推し進めることが大切
1-5.設定の調整や導入範囲の拡大
RPA導入の適切な進め方では、最後に導入範囲を拡大するのをおすすめします。RPAツールは定期的なメンテンナスや手入れが求められるため、初期の段階で正しい導入ができているか、手順の進め方が合っているか調整部分をチェックする必要があります。
そして、導入効果をチェックしたうえで改善点を見直し、設定の微調整を行ってから導入範囲を拡大するのがベストです。スモールスタートをすればトラブルを最小限に抑えつつノウハウを積み重ねられるため、導入範囲の拡大後に起きる問題もスピーディに対処しやすくなります。
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2.RPA導入を進める際のよくある失敗例
RPAの導入は多くのメリットをもたらすものの、適切な進め方と運用を心がけなければトラブルを招いてしまうかもしれません。RPA導入を進めるときは、失敗事例を踏まえてミスを避けるよう取り組みましょう。
ここでは、RPA導入を進める際のよくある失敗例をご紹介します。
2-1.社内のリソースが足りず導入が進まない
RPA導入の強引な進め方で見かけられる失敗例のひとつが、社内のリソースが足りずに導入を進められない事例です。RPA導入の担当者が普段の業務も多忙で対応できず、うまく導入を進められないケースも少なくありません。
また、場合によっては担当者決めもうまくできず、特性を理解している導入担当者がいないことから、RPAのシステム導入が大幅に遅れてしまう事例もあります。RPAの導入はシステムへの理解度だけでなく、設定や運用、維持管理を含めた人・時間の両コストが必要です。
社内のリソースが足りないときは外部のサポート付きRPAベンダーを利用するか、専用の運用体制を設けるなどの対策が求められます。
2-2.導入したものの現場で活用されない
RPA導入の失敗例でよく耳にする事例が、導入したものの現場で活用されないトラブルです。RPAの機能を理解して有効活用するには、ツールへの一定の理解力と、受け入れる努力が求められます。
場合によっては、現場ベースでRPAの利用に抵抗感があり、導入が進められない事例も少なくありません。RPAツールを最大限有効活用するには現場担当者の助力も求められるため、導入効果を共有するなどの工夫も大切です。
RPAにはさまざまなメリットがあると提示したうえで、適切な教育とフォローアップを行えば、現場でも活用されやすくなり業務を効率化しやすくなります。
ココがポイント
RPAツールを社内に浸透させるには、現場担当者や社員の協力が必要
2-3.運用開始後の調整方法が分からない
RPAツールの運用開始をしたのはいいものの、調整方法が分からずに困り果ててしまう失敗例も見かけられます。RPAツールで自動化しているシステムやソフトウェアにバージョンアップがあると、その都度RPA側も手順などを最適化しなければなりません。
しかし、設定を調整したい範囲がでてきても、どのように改善すればよいか分からないままでは効率化が進まないのも事実です。運用開始後の調整でトラブルを抱えたくない場合は、RPAツールを理解した専任スタッフを設けたり、サポート力に優れたRPAベンダーを利用したりするのがベストです。
ココがポイント
RPAツールのベンダーによっては、導入の進め方だけでなく運用後もサポートしてくれるケースがある
3.RPA導入の進め方で注意すべきポイント
RPA導入は正しい進め方と失敗例を踏まえれば業務効率化を成功しやすくなります。しかし、RPA導入を成功させるには、その進め方だけでなく注意すべきポイントがあるのも事実です。
ここでは、RPA導入の進め方で注意すべきポイントについて解説します。
3-1.導入目的を全社的に共有する
RPAを導入するときは、最初に目的を全社的に共有するのがベストです。導入目的が共有されていないと、導入後の運用で現場からのフィードバックが芳しくなく、継続的な改善が難しくなってしまいます。
そのため、最初に社内ミーティングや研修を通じてRPAの導入目的や期待する効果を共有しておきましょう。その後、RPA化をスモールスタートしたうえで、実際に得られた効果を適宜共有していけば、全社的にRPA導入を加速させやすくなります。
3-2.運用担当者を明確にする
RPA導入の進め方で失敗しないためにも、運用担当者を明確にする作業は大切です。専門の担当者を明確化しておき、導入・運用・管理を担当する部署やスタッフを設ければ、「うまく活用されずに結局放置されてしまった」などの失敗例を避けやすくなります。
また、担当者が不明確だと適切な運用が難しくなり、ツール導入の進め方すら危うくなってしまう事例も。とはいえ、担当者が業務過多になってしまっては元も子もないため、一時的に業務を減らし学習する時間を確保してあげるなどの工夫が必要です。
3-3.ツールの使いやすさなどを導入前にチェックする
RPA導入で進め方を意識するあまり、ツールの選定をおろそかにしてしまうのは避けましょう。「大手のRPAツールなら使いやすいだろう」と適当に決めてしまうと、実はコーディングスキルが求められたり、使い勝手が悪く導入途中で頓挫してしまったりするおそれがあります。
特に、シナリオ作成のしやすさは重要です。RPAツールによってはマウスのドラッグ＆ドロップ操作だけで設定できるソフトウェアもあり、ツールごとに使いやすさなどが大きく異なります。
RPAツールの使いやすさが気になる場合は、ベンダーから提供されているトライアル版を利用するのもポイントです。また、導入事例などを公開しているベンダーも多く、自社の状況と照らし合わせて似たような実績がないかチェックしてみましょう。
4.RPA導入をスムーズに進めるなら「RaBit」がおすすめ
RPA導入のスムーズな進め方を知っていても、実際に社内で導入・運用を実現するには時間が掛かってしまうケースもあります。そのようなときは、ぜひオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。
RPA導入の進め方を知りたい方へ向けて、もうひとつの選択肢をご提供いたします。
4-1.オーダーメイドサービスだから導入の手間がかからない
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」は、すべてを専任担当者が制作します。そのため、RPAツールの導入でありがちな「ツールの開発・制作・導入」といった手間もかかりません。
お客様は「RPAで自動化したい業務」をお伝えいただくだけで、それに適したRPAツールをご提供いたします。プロが徹底的なヒアリングのもと、RPA化に適した業務の提案もいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
4-2.様々な定型業務の自動化に対応
RPAツール「RaBit」は、パソコン上で行う定型業務ならさまざまな自動化に対応しています。導入実績も豊富で、多種多様な業種のお客様にお選びいただいている実力があります。
RaBitでは、以下のような定型業務を自動化することが可能です。
- 表計算ソフトへの入力
- ソフト間で入力内容を転記
- 会計など各種ソフトの操作
- ソフトなどからデータを取得
- 見積もりや報告書の作成
- 経費などの清算処理
- データの照合
- Webからの情報収集
- 入金管理や給与明細発行
ほかにも、さまざまな業務の自動化にお役立ていただけます。
4-3.低コストで導入・運用できることも魅力
オーダーメイド制作RPAサービス「RaBit」は、低コストで導入・運用できるコストパフォーマンスのよさも特徴です。導入にあたる初期費用は66,000円、利用費は月々10,450円からご利用いただける低コストを高く評価していただいております。
業界でも屈指の低コストを誇るだけでなく、「RPA化したい業務をお伝えいただくだけ」といったRPAを導入しやすいメリットも特徴です。RPA導入の進め方にお悩みの方は、ぜひこの機会にオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」のご利用をご検討ください。
5.まとめ
RPA導入の進め方を正しく知っていても、スムーズに社内へ浸透するとは限りません。場合によっては、RPAの導入が途中で頓挫してしまったり、思ったような導入効果を得られなかったりする事例も多くなっています。
そのため、RPAの導入を進めるには、正しい進め方だけでなく失敗例や注意点も踏まえた対策を心がける必要があります。
RPA導入の進め方をよりスマートに進めたい方は、ぜひオーダーメイド制作RPAサービス「RaBit」にお任せください。自動化したい業務を専任スタッフにお伝えいただければ、開発から導入、運用支援まで徹底的にサポートいたします。