一度正しく導入できれば、パソコンを使ったさまざまな定型業務の効率化を実現するRPAツール。近年では多種多様な業務でRPAのシステムを導入している企業が増えつつあります。
しかし、RPAの運用には適宜メンテナンスを行わなければならないのをご存知ですか？場合によっては、動作エラーで業務全体がストップしてしまうリスクも存在します。
この記事では、RPAツールの導入後にメンテナンスが必要な理由とはなにか、RPAのメンテナンス内容についてご紹介します。
メンテナンスの手間を減らせるRPAツールについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.RPAの導入後にメンテナンスが必要な理由
一度導入すればさまざまな定型業務を自動化できるRPAツールは、近年高い人気を集めています。しかし、RPAを導入したあとにメンテナンスをせず放置していると、大きなトラブルを招いてしまう可能性も。
ここでは、RPAの導入後にメンテナンスが必要な理由についてご紹介します。
1-1.業務効率を高めるため
RPAをメンテナンスすべき理由のひとつに、「業務効率を高めるため」があげられます。RPAのメンテナンスには、動作トラブルなどをチェックするだけでなく、実際の業務手順を踏まえてどのような導入効果を得られたかを振り返る作業が大切です。
「RPAツールを導入したから業務効率が高まった」と思っていても、気づかないうちにボトルネックとなっている作業があり、想像よりも効率化のメリットを受けられていない事例も少なくありません。
そのような部分を洗い出したうえで、定期的にRPAをメンテナンスすることで、ソフトを使った業務効率を最適化することができます。
1-2.動作エラーを避けるため
RPAはメンテナンスをしないと、いつの日か動作エラーを起こしてしまう可能性があります。これはRPAのソフトだけでなく、手順中に利用しているシステムのUI変更など、さまざまな要因で動作エラーが起きてしまうケースが少なくありません。
動作エラーが起きてしまうと、自動化した業務に支障がでてしまい、なかには業務全体がストップしてしまうような事例も。そのため、動作エラーが起きないよう定期的にRPAツールをメンテナンスする必要があります。
また、併用しているシステムなどの要件変更も適宜チェックし、更新に合わせてRPAの動作を変えるメンテナンス作業も大切です。
ココがポイント
作業の途中に手順変更がある場合はRPAもメンテナンスでそれに適応させる必要がある
1-3.野良ロボットの発生を防ぐため
野良ロボットとは、社内で作成されたまま、利用されずに放置されてしまっているロボットのことです。RPAツールにはシナリオをもとに稼働するロボットが必要不可欠ですが、さまざまな業務を効率化する過程で、管理漏れにより放置されてしまう事例があります。
野良ロボットが抱える問題は、そのロボットの動作などについて詳しい人がいなくなってしまい、結果として誰も管理できなくなるリスクなどがあげられます。管理者不在のロボットは業務手順の変化についていけないため、誤った手順を繰り返し続けるリスクも問題です。
そのため、野良ロボットを生み出さないために定期的にRPAツールをメンテナンスし、各ロボットの稼働状況をチェックしなければなりません。また、不要なロボットや手順変更が生じたプロセスに準ずるロボットを適宜メンテナンスするなど、適切な管理方法を心がける必要があります。
2.RPAのメンテナンスの内容
RPAのメンテナンスと一口に言っても、実際の作業内容は細かく分けられています。RPAツール自体の動作確認から、業務プロセスに使われているシステムの変更に問題がないか確認するなど、メンテナンスでチェックすべきポイントが多岐にわたるのも事実です。
ここでは、RPAのメンテナンス内容とはなにかをご紹介します。
2-1.意図した動作になっているかチェック
RPAをメンテナンスするうえで、意図した動作を繰り返しているかチェックするのは欠かせません。導入・設定後に意図した自動化が実現しているか確認しておかなければ、気づかないうちにソフトウェアとの相性などで予期せぬエラーが発生するリスクもあります。
そのため、RPAの導入・運用段階で、作成したロボットが正しく動作しているか確認するのは大切なメンテナンス作業のひとつです。なお、実際にロボットを稼働させて意図した動作を繰り返したとしても、パソコンの仕様状況によっては正しい動作を繰り返せないケースがあります。
実際に自動化を担当するパソコンで、意図した動作を行えるかチェックしておくのが大切です。
2-2.ソフトウェアやOSのバージョンアップへの対応
RPAのメンテナンス内容のひとつに、業務プロセスで使用しているソフトウェアやOSのバージョンアップ対応作業があげられます。
RPAツールは設定された手順を正しく繰り返す仕組みのため、ソフトウェアやOSのアップデートでUIや操作手順が変わってしまうと、業務の自動化ができなくなってしまいます。
RPAツールによってはちょっとの変更でも従来と同じ作業を行えるシステムもありますが、トラブルのもとになってしまう可能性があるのも事実です。
そのため、RPA化した作業手順で使われるソフトウェアやOSのバージョンアップに合わせて、適宜RPAツール自体も新しいシステムに合わせて動作できるようメンテナンスする必要があります。
2-3.作成されたRPAロボットの管理
RPAのメンテナンスでは、作成したRPAボットの管理も欠かせません。野良ロボットの発生を防ぐため、これまで作成したRPAロボットの数や設定内容、稼働状況などを定期的にチェックする必要があります。
場合によっては、不要な作業を繰り返していたり、勝手に誤ったデータの入力作業をはじめてしまったりする事例も少なくありません。
そのため、RPAロボットの作成・運用を一元管理しておくのがベストです。
ココがポイント
野良ロボットが通常業務に悪影響を与えてしまう可能性もあるため、定期的に不要な部分を停止させるRPAのメンテナンスが必要
3.メンテナンスの手間を減らすならオーダーメイドRPAがおすすめ
RPAツールを導入するには、メンテナンスの手間も踏まえておく必要があります。とはいえ、「業務効率化のために導入したのに、メンテナンスに手間がかかっては意味がない」とお考えの方も少なくありません。
そこでおすすめのRPAツールがオーダーメイドで制作するサービス「RaBit」です。
「RaBit」ならほかのRPAツールよりもメンテナンスの手間を低減できるため、自社のITスキルに不安を抱えている方でも安心してご利用いただけます。
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3-1.必要な機能だけを実装するからトラブルのリスクが少ない
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」では、プロが徹底的にヒアリングしたうえで要件定義を行い、開発、導入、実装、運用サポートまで行います。
求められている機能とはなにかを見極めたうえで、必要な機能だけをオーダーメイドで実装するため、トラブルが起きるリスクを低減しているのがメリットです。
機能性を最小限に抑える結果としてトラブルが発生するリスクを抑制できるため、RPAのメンテナンスの手間を省けます。また、導入後に追加でほしい機能などがあれば、プロがヒアリングして再度システムの開発・導入サポートを行うため、必要な機能だけをご利用いただけるのもメリットです。
3-2.野良ロボットが発生せずに済む
弊社が提供しているオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」では、プロが必要なボットの開発から実装、導入、設定をワンストップで提供しております。最小限の必要なロボットを適切に稼働させつつRPAツールを運用するため、メンテナンスの手間を抑えられるのがメリットです。
また、追加で導入したい機能などがあればRPAツールのメンテナンスと共にロボットの追加を行うため、「社内で機能を追加しようとしたら野良ロボットが量産されてしまった」といったトラブルも回避しやすくなります。
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3-3.プロのスタッフによる手厚いサポートが受けられる
オーダーメイドで制作するRPAツール「RaBit」では、プロのスタッフによる手厚いサポートが受けられるのもメリットです。導入前のヒアリングやサポートはもちろん、導入後もプロのスタッフが徹底的にサポートいたします。
なにかトラブルがあれば150名以上の専門スタッフによる電話サポートを受けられるほか、RPAのシステム稼働にトラブルがないか、メンテナンスをお任せいただくことも可能です。
自社でRPAのメンテナンスをする手間もかからず、トラブルを避けてツールをご利用いただけます。
4.まとめ
RPAツールは導入すれば終わりではなく、定期的なメンテナンスが求められます。メンテナンスを怠っていると、業務をより効率化させる手順を見落としてしまうほか、最悪の場合は業務全体がストップしてしまうリスクもあります。
そのため、RPAは定期的にメンテナンスをすることがベストです。トラブルを避けてシステムを運用するためにも、RPAツールを適切に管理する努力が求められます。
とはいえ、「自社のITスキルで適切に運用できるかわからない」と不安な気持ちをお抱えの方もいらっしゃるかもしれません。そのようなときはオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。
「RaBit」ならプロが導入段階からヒアリングで必要な機能を洗い出すほか、導入、設定、運用まで徹底的にサポートいたします。
RPAのメンテナンス作業も請け負っておりますので、業務自動化のメリットだけを享受いただけます。ぜひこの機会に「RaBit」のご利用をご検討ください。