RPAツールは業務効率化に役立つシステムとして、多くの企業から注目を集めています。
しかし「RPAとはなにか」「AIやマクロとの違いはあるのか」とRPAについて疑問を持っている方も少なくありません。
そこでこの記事では、RPAとはなにかをわかりやすく解説します。RPAが持つメリット・デメリットや、導入手順までご紹介しますので、あわせてご参照ください。
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1.RPAとは？基本的な仕組みをわかりやすく解説
RPAとは「ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）」を意味するツールです。わかりやすく言えば「ロボットが人間の代わりに業務を行ってくれるシステム」を指します。
RPAを活用すれば定型業務などの効率化に繋がるため、現在大手企業を中心に全国的な広がりを見せています。とはいえ、よりわかりやすくRPAを知りたい方もいるかもしれません。
ここでは、RPAで自動化できる業務やRPAの基本的な仕組みをわかりやすく解説します。
1-1.RPAで自動化できる業務の例
RPAツールはパソコンで行う「決まった手順で行う定型業務」や「繰り返し作業するルーティン業務」を自動化できるシステムです。手順や工程、ルールが決まっている業務であれば、ほとんどの作業を自動化できる特徴を持ちます。
わかりやすい身近な事例では、データの入力や転記作業、ファイルの整理が可能です。
また、「請求書の発行や給与計算といった経理業務」「インターネット上のデータ収集」「メールの自動返信」といったある程度複雑な作業でも、作業工程が定められていれば対応できます。
給与計算といった身近な部分からRPA化できるため、事務作業の量にかかわらず、士業から飲食業までさまざまな業界で使いやすいのがRPAの特長です。
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1-2.RPAツールの種類
RPAには大きく分けて、以下の3種類があります。
- デスクトップ型
- サーバー型
- クラウド型
各RPAの違いをわかりやすく言えば、それぞれツールの動作する場所が違い、自動化できる業務や使いやすさも異なります。
「デスクトップ型」とは、PCに直接インストールするRPAです。PC1台から自動化を始められるため、個人・部門単位で利用できます。ノーコードで利用できる製品も多く、利用のしやすさが特長です。
「サーバー型」とは、自社サーバーに設置するRPAです。多くのロボットを一元管理でき、大規模なRPA化が可能です。しかし、運用に専門知識が要求されるほか、専用のサーバーも必要なため、導入に掛かる費用が大きくなってしまいます。
「クラウド型」とは、インターネットサービス型のRPAです。インストール不要で導入でき、ネット環境さえあれば利用可能な手軽さが特長です。しかし、インターネット上で行う作業しか自動化できないデメリットがあります。
ココがポイント
自社の自動化したい業務のタイプに合わせて導入するRPAツールの比較検討が大切
1-3.RPAとExcelマクロ、AIなどの違い
わかりやすく結論から述べると、RPAとExcelマクロ、AIはそれぞれ異なるシステムです。いずれも業務を自動化・効率化できるツールとして、混同されてしまう場合も少なくありません。
Excelマクロとは、ExcelやOfficeドキュメントの動作を自動化するツールです。業務を自動化できる点では同じですが、Excelマクロの自動化はOfficeソフト内に限られてしまいます。
一方で、RPAツールはPCで行う業務ならすべて自動化できるため、更に幅広い業務に対応可能です。
Iとは、人工知能を指します。わかりやすく簡単な例では、AIを搭載したソフトウェアでは、AIそのものが自分で自動化のルールを見つけるのに対して、RPAは人間がロボットに自動化のルールを設定する必要があります。
わかりやすく述べると、「RPAとは人の手」「AIとは人の頭脳」のような違いです。「単純作業の自動化」といった面ではRPAに軍配が上がりますが、人の判断が求められるような業務の自動化はRPAに向いていません。
2.RPAツールを導入するメリット
RPAを導入するだけでわかりやすく得られるメリットが業務の効率化です。定型業務を自動化できるため、導入効果を実感しやすくなります。また、そのほかにもコスト削減をはじめとしたさまざま効果を期待できるのも事実です。
ここでは、RPAツールを導入するメリットについてわかりやすくご紹介します。
2-1.単純作業を自動化し短時間で終わらせられる
RPAを導入するわかりやすいメリットに作業の効率化があります。人が手動で行えば時間がかかってしまう作業でも、RPAを使えば短時間で終わらせられる事例が少なくありません。
たとえば、データの転記作業を人間が行う場合、マウスの移動やキーボードのキー入力が必要になるほか、作業内容の正誤を逐一確認するなど物理的にかかる時間がロスになってしまいます。
RPAロボットに任せれば、PC内でシステムがデータを直接操作するため、迅速な作業が可能です。
RPAを導入するだけで、単純作業やルーティン業務にかかっていた時間を、より専門性の高い業務やクリエイティブな業務に注力できるようになります。
ココがポイント
空いた時間で企業戦略を含む重要な業務に人材を注力しやすくなる
2-2.入力間違いなどの人為的なミスを防げる
RPAによってヒューマンエラーの防止に繋がるのも導入のメリットです。どれだけわかりやすく単純な作業でも、手作業で行うと入力間違いや見間違えなどの原因からミスが起きてしまう可能性があります。
そこでRPAを使えば、単純作業によるミスがまったく発生しなくなります。設定したルールに沿って正確に作業を行うため、作業の見直しといった手間も不要です。
人為的なエラーを防ぐ効果があるのはもちろん、作業品質が一定に保たれるのもRPAを導入するわかりやすいメリットのひとつです。
2-3.余計な人件費を削減できる
新たな人材の採用や残業代といった、余計な人件費を削減できるのもRPAのメリットです。定型業務を迅速かつミスの心配もなく行うため、社員はコア業務にのみ集中でき、生産性の向上が期待できます。
そのため、新たな人材を雇う必要がなくなり、雇用・教育にかかる時間的・費用的コストが削減可能です。
加えて、RPAは24時間365日いつでも稼働できます。人間が働けない勤務時間外もRPAが代理でルーティン業務を行えるので、時間外労働が必要な作業を任せれば残業代の削減も期待できます。
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3.RPAツールを導入するデメリットと対処法
RPAとはわかりやすくいえば、正しく導入・運用するだけで業務効率化やコスト削減といった多くのメリットを発揮できるツールです。とはいえ、単に導入するだけでは、いくつかのトラブルに巻き込まれてしまう事例もあります。
ここでは、RPAを導入する際のデメリットやその対処方法について解説します。
3-1.使い方がわかりにくい場合がある
RPAは比較的簡単に業務を自動化できるツールではあるものの、高機能なソフトウェアのなかには使い方がわかりにくいシステムもあります。
そのため、使い方をマスターするまでに時間やコストがかかってしまい、RPAを導入するメリットが薄くなってしまう事例も少なくありません。
とはいえ、コーディング不要で使える初心者でも扱いやすいRPAツールがあるのも事実です。自社のITスキルに自信がない場合は、使い方のわかりやすさやユーザビリティを重視したソフトウェアを導入するのも選択肢のひとつです。
また、ベンダーによっては事前に無料トライアルやデモのサービスを行っている場合も。あらかじめテストして使いやすさを確認するのをおすすめします。
3-2.トラブル時に業務に支障がでるリスクがある
RPAツールはITシステムであるため、システムエラーが起きてしまうリスクがあります。エラーが起きてしまうと、最悪の場合はシステムの復旧まで完全に業務がストップしてしまう事例も。
さらに、請求書の送付や発注といった外部とのやり取りでエラーが発生すると、客先への迷惑といったトラブルに発展してしまうおそれがあります。
そのため、RPAツールを普段からメンテナンスする対策が重要です。
またトラブルの対処法として、RPAが停止した場合に誰でも対応できるよう、わかりやすい業務マニュアルを事前に用意しておくのも大切です。なかには復旧サポートを行っているRPAベンダーも存在するため、それらを重視してシステムを比較検討するのも選択肢にあがります。
3-3.自社のシステムと連携できない場合がある
RPAツールと自社システムの相性によっては、業務を自動化できない事例もあります。
「例外的な処理がある作業」「手順が煩雑でわかりにくい作業」「手順変更が多い作業」などとの相性が悪く、自動化ができなかったり、RPA化に高度な専門知識が必要だったりするケースが見かけられるのも事実です。
そのため、無料トライアルやサポートのついたRPAツールをおすすめします。自社の業務を自動化できそうか無料トライアルで試したり、万が一のトラブル時に対応してもらえるようサポート付きのソフトを選んだりすれば、RPAツールの導入時も安心です。
4.RPAの導入手順をわかりやすく解説
RPAを導入すれば、PCで行うさまざまなルーティン業務の効率化を図れます。とはいえ、手順のポイントを押さえずにただ導入してしまっては十分な効果を得られないのも事実です。
ここでは、RPAとはどのように導入するのか、手順をわかりやすく解説します。
4-1.RPAで自動化する業務を洗い出す
RPAを導入するうえで重要なポイントが「業務の洗い出し」です。現状の業務フローをわかりやすく明確化すれば、作業順序は効率的なのか、無駄な作業はないかのか確認ができ、どの業務をどのように自動化するのか、全体の見通しが立てやすくなります。
業務の洗い出しを行わずにRPA化を進めてしまうと、効率化が十分にできなかったり、エラーに対応できなかったりするリスクが高まってしまいます。
また、業務フローの洗い出しを行っておけば、システムエラーが起きたときに必要なマニュアルの作成もしやすくなるメリットも。万が一のトラブル対策にもつながるため、業務の洗い出しを行っておくのをおすすめします。
ココがポイント
業務のRPA化を成功させるには、業務の洗い出しがもっとも大切
4-2.RPAツールを選定する
業務の洗い出しを済ませてから、自社に合ったRPAツールを選定します。洗い出した内容をもとに自動化したい業務に合わせて、必要な機能が備わっているRPAツールの選択がベストです。
必要な機能が備わっているRPAのなかでも、製品によって使い勝手や拡張性、導入形態が異なります。無料トライアルの活用をするほか、過去の導入事例をチェックすれば自社の要件に合致しているのかわかりやすく確認できます。
また、自社のITスキルに合わせたRPAツールの選択も重要なポイントです。使い方がわかりやすく、コーディング不要の製品を選択すれば、専門知識を持たない方でも安心して利用可能です。
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4-3.RPAツールの導入と設定を行う
業務の洗い出し・RPAツールの選定が終わって初めて、導入・設定を行い業務のRPA化を進めます。RPA化を行う際には、いきなり全社規模の大規模な導入をするのではなく、簡単な作業の自動化から徐々にRPAを適用していく「スモールスタート」で行うのが大切です。
スモールスタートでRPA化すれば、失敗やトラブルを防ぎやすく、成果がわかりやすいメリットがあります。
また、RPAのベンダーによっては、導入や設定のサポートを行っている場合も。導入のトラブルといったリスクを軽減できるため、利用するのも方法のひとつです。
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4-4.運用開始後、必要に応じて設定を見直す
運用開始後の見直しもRPAを利用するうえで重要なポイントです。RPA運用前と運用後の作業効率を比較し、効率は向上しているのか、トラブルは起きていないのかをチェックします。
見直しを行わない場合、期待した費用対効果を得られないままRPAを利用し続け、余分なコストがかかってしまったり、トラブルに繋がったりする事例も少なくありません。
RPA運用の効果が充分でない場合やトラブルが発生している場合は、原因を特定し設定の変更や業務フローの見直しが必要です。サポートが充実しているベンダーなら、トラブル発生時の設定変更も行っているため、事前にチェックしておくと安心です。
5.使い方がわかりやすいRPAツールをお探しなら「RaBit」がおすすめ
RPAツールとは、わかりやすくいえば正しく活用するだけで業務の効率化を実現できるシステムです。しかし、RPAに関する使い方のポイントを押さえていないままRPAを導入してしまうと、十分な費用対効果が期待できない可能性があります。
そこで、弊社では、使い方がわかりやすいRPA「RaBit」を提供しております。オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」なら、専門知識を持ったプロのエンジニアがヒアリングから運用後のサポートまで一貫して行える点がメリットです。
ここでは「RaBit」の特長について解説します。
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5-1.ヒアリングから設計、導入、運用後までプロがサポート
「RaBit」は、専門知識をもったプロのエンジニアがヒアリングから設計、導入、運用後のサポートまで一気通貫で行います。自動化したい業務についてご要望をお伝えいただければ、企業一つひとつに合わせて業務をRPA化するお手伝いをいたします。
通常のRPA導入では必要な自動化の設定なども全て弊社エンジニアが行うため、お客様は煩わしい設定などをする必要なく、業務効率化が実現可能です。
また、運用後のサポートが充実しているのも「RaBit」の特長です。万が一のトラブルでもフリーダイヤルでわかりやすく対応するため、ITスキルに自信がないといった方でも安心してご利用いただけます。
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5-2.ツールの使い方を学ぶ手間がかからない
RPAツールに関して使い方を学ぶ手間がかからないのも「RaBit」のメリットです。
企業の要望に合わせてオーダーメイドでRPAを制作するサービスのため、ツールの使い方や専門知識を新たに学ぶ必要がありません。
「RaBit」導入直後からわかりやすく直感的に業務の自動化を実現できます。RPA導入にかかってしまいがちな手間をかけずに、業務自動化・効率化を実現できるのも「RaBit」の特長です。
5-3.低コストで導入できる点も魅力
「RaBit」は、コストパフォーマンスの高さもメリットのひとつです。RPA業界のなかでも特にコストが低く設定されており、これまで費用の面から導入が難しかった企業でも、手軽にRPA化を実現可能です。
初期費用66,000円、月々10,450円からご利用いただけるほか、プロのエンジニアによるヒアリングから運用後のトラブル対応まで手厚いサポートをご提供いたします。
業務効率化に加え、これまで定型業務でかかっていた人件費や時間的コストの削減まで、業務の低コスト化に繋がる実績も豊富です。
ココがポイント
導入コストだけでなく、RPA化に取り組めば人件費等のコスト削減にも繋がる
5-4.「RaBit」でRPA化に成功した事例
「RaBit」は企業に一つひとつに合わせてオーダーメイドでRPAを作成するため、さまざまな職種でご活用いただいております。
飲食業の株式会社播鳥様の導入事例では、給与関連の事務作業の負担軽減を目的として「RaBit」の導入を行いました。
導入以前では、丸一日かけて給与計算ソフトを利用して行っていた作業を、RPA化を行ってからは2時間30分まで短縮。実際に人間が作業する時間は30分程度になり大幅な負担軽減に繋がりました。
アパレル業のクローム・インダストリーズジャパン合同会社様の事例では、属人化してしまった業務の担当者の負担を減らす目的で「RaBit」の導入を行いました。
導入後は、担当者がいなければできなかった作業をRPAに任すことができるように。担当者が休暇を取りやすくなったり、浮いた時間を人材育成にあてたりとRPA化の効果を実感されています。
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6.まとめ
RPAとはわかりやすく言えば「ロボットが人間の代わりに業務を行ってくれるシステム」です。ExcelマクロやAIなどとは違い、PC上で行う業務を人間が設定した通りに行うため、定型業務の効率化ができるメリットから国内企業で大きな広がりを見せています。
RPAを利用すればコスト削減や業務効率化が実現などさまざまなメリットがあります。
とはいえ、ITシステムである以上、適切に運用できていないとシステムが停止してしまうリスクも。最悪の場合は、業務全体がストップしてしまう事例があるのも事実です。
そのため、RPAの導入・運用にはコツを押さえる必要があり、ある程度の専門知識が要求されます。
もし、RPAの導入をお考えの場合は「RaBit」の利用をご検討ください。RaBitでは、企業一つひとつに合わせてオーダーメイドで業務効率化を実現します。
利用方法がわかりやすく、どなたでも簡単に扱えるのがメリットです。初期費用66,000円、月々10,450円からご利用いただけるため、ご興味のある方はぜひ一度弊社までお声がけください。