近年、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークを導入する企業が増えています。
しかし、テレワークの導入にあたっては、今まで使用していた紙媒体の資料を電子化する必要があったり、情報セキュリティの課題があったりと、悩みが多いものです。
そうした中で近年、業務の自動化を実現するツール「RPA（Robotic Process Automation）」が注目されています。
今後RPAの導入を検討している企業のなかには、以下のような疑問も。
「テレワークにRPAを導入しても大丈夫？」
「テレワークでRPAをどうやって活用すればいいの？」
実際に、RPAの有用性は理解しているものの、具体的な活用イメージが湧かずに導入に踏み出せていない企業は多いようです。
そこで本記事では、RPAの導入・運用サポートを行っている弊社が、テレワークでRPAを活用するポイントをご紹介します。RPAを導入するメリットを把握することで、具体的なイメージが湧くようになるでしょう。
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1.RPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）は、バックオフィスで行われる単純作業や定型業務をソフトウェア型のロボットが代行し、自動化するツールです。
あらかじめロボットに手順やルールを覚えさせておくと、その内容に忠実に従いながら業務を遂行してくれます。
近年では、企業の人手不足が深刻化する背景から、膨大な時間がかかっているバックオフィス業務を自動化するニーズが高まっています。
RPAはプログラミングなどの専門知識がない人でも比較的扱いやすいメリットから導入する企業が増えており、市場規模も年々拡大している状況です。
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1-1.テレワーク促進によってRPAが注目される理由
近年、働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークが普及しつつあります。
オフィス以外の場所で働くテレワークは、柔軟な働き方を実現できる方法のひとつであり、今後もさらに導入範囲が広がると見込まれています。
そんなテレワークと非常に相性が良いツールとして注目されているのがRPAです。
テレワークでは情報漏えい対策などの観点から、重要なデータを持ち出せない職種も少なくありません。そのため、一部のコア業務は出社が強制されるなど、完全なテレワーク化に届かない事例も存在します。
一方で、自社内にRPAのシステムを導入していれば、社外にデータを持ち出さずとも自社サーバー内で定型業務を行えます。
顧客データから専用フォーマットにデータを出力して取引先に送付する作業も、情報流出のリスクを最小限に抑えつつ行える点がメリットです。
煩雑な手順も定型業務なら完全に自動化できるほか、スケジューラー機能によって時間制限のある作業も行えるため、テレワークの環境構築にRPAが役立つとされています。
2.RPAで解決！テレワークが抱える課題
テレワークにはメリットばかりではなく、デメリットも当然存在しています。実際のところ、「テレワークの導入で、かえって生産性が下がった」と残念がる声も少なくありません。
しかし、RPAならテレワークが抱える課題の一部を解決できます。RPAでどのような課題を解決できるのか、みていきましょう。
2-1.情報漏えいのリスク
テレワークを導入すると外部とデータ通信をする頻度が増えるため、情報漏えいのリスクが高まります。
よくある対策としてはVPN接続が挙げられますが、ネットワーク環境によってはすべての社員が利用できなかったり、通信速度が低下したりする可能性があるため、別の方法も考えるべきです。
その点、RPAによって社内のパソコン上で行う業務を自動化しておけば、外部とのデータ通信による情報漏えいリスクを低減できます。
RPAですべての業務を自動化できるわけではありませんが、外部とのデータ通信頻度をできる限り減らせるため、テレワークによる情報漏えいのトラブルも避けやすくなります。
2-2.社員の勤怠管理が難しい
自宅でテレワークをしていると、プライベートと仕事の区切りをつけにくくなって長い時間働いてしまいがちです。社員の労働時間を把握し、長時間労働を是正しなければなりませんが、オフィスのように目視確認ができないため、管理職の勤怠管理負担が増加してしまいます。
しかし、RPAを導入すれば勤怠管理システムの自動化が可能です。たとえば、各社員の残業時間や有給休暇の取得状況を、該当者へRPAが自動で通知すれば、管理者がわざわざ確認する手間を省けます。
働きすぎの社員をすぐに把握できれば、仕事の割り振りを調整するといった対応も取りやすくなります。
ココがポイント
RPAなら可能な範囲でほかのシステムと連携できる
2-3.出社しないとできない業務が多い
テレワークの導入では、「出社しなければできない」「特定の時間にしなければならない」といった場所や時間の制約を解消しなければなりません。業務のやり方を工夫しなければ、テレワークを促進するのは難しいと言えます。
そこで役立つのが、RPAです。社内のパソコンをRPAによって自動で動かせば、テレワーク環境下でも出社時と同じように業務を遂行できます。
また、タスクスケジューラー機能のあるRPAを導入していれば、時間指定がある業務の自動化も可能です。
テレワークを初めて導入する企業の場合、既存のやり方に固執してしまって「テレワークだと仕事ができない」と考えてしまいがちです。
しかし、RPAのようなITツールを活用すれば、課題を解消できる可能性があります。
3.テレワークにRPAを導入するメリット
先ほどご紹介した通り、RPAはテレワークのさまざまな課題を解決できます。しかし、RPAの導入メリットはそれだけではありません。
ここでは、RPAを導入する主なメリットとして4つのポイントをご紹介します。
3-1.手作業によるミス防止
たとえ自分好みの環境で作業できるテレワークでも、単純作業や定型業務を人の手で行っている限り、ヒューマンエラーの発生は避けられません。
その点、ソフトウェアであるRPAなら、どれだけ膨大な量もミスなく正確に業務をこなせます。
業務品質を向上させたり、手戻りや修正にかかる工数を削減したりするために、RPAを活用している企業も多くなっています。
3-2.ペーパーレス化の促進
オフィス中心の業務をテレワークへ切り替えるには、今まで使用していた紙媒体の資料を電子化する必要があります。
紙媒体をデジタルデータ化して資料にまとめるのは大変な作業で、その労力が億劫でなかなかテレワークに手を出せていない企業も少なくありません。
その点、RPAなら、OCRと呼ばれる文字認識ツールと組み合わせてペーパーレス化を促進することが可能です。具体的には、OCRで紙に書かれた情報をスキャンしてデジタルデータに変換し、RPAがそのデータを転記するといった形で、ペーパーレス化を実現します。
ココがポイント
RPAならペーパーレス化の導入も楽に行える
3-3.24時間365日稼働が可能
RPAは人と違って休む必要がないため、24時間365日稼働し続けられます。RPAが年中無休で稼働するため、業務をストップせずに社員が休みの日を取得できます。
また、稼働時間が長ければそれだけ多くの業務量をこなせるので、生産性も大きく向上します。
3-4.付加価値の高い業務に専念ができる
RPAが得意とする単純作業や定型業務の多くは、人がやらなくてもよい作業が大半です。
そういった業務をRPAに任せれば、社員は人にしかできない付加価値の高い業務に専念できるようになり、企業全体の生産性が大きく向上する可能性があります。
4.テレワークにおけるRPAの活用ポイント
テレワークでRPAを活用する際に、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
RPAの活用で失敗しないように、ご紹介するポイントを参考にしていただければ幸いです。
4-1.サポート体制が手厚いベンダーを選ぶ
RPAのようなITツールを導入・運用していると、システムの停止や設定ミスといったトラブルがどうしても発生してしまいます。テレワーク中にRPAが停止してしまうと業務に支障をきたすので、早急に問題を解決しなければなりません。
そんな時、ベンダーから手厚いサポートを受けてすぐに問題を解決できれば、テレワーク環境下でも安心してRPAを利用し続けられます。
サポート体制の手厚さはベンダーによって異なるため、RPAのシステム性能以外に目を向けてみるのもポイントです。
4-2.スモールスタートで稼働
RPAの導入は、スモールスタートで少しずつ進めるのがおすすめです。導入して間もない頃は、試験的に簡単な作業から自動化していき、成功体験を積み重ねながらRPA化する業務を増やすのをおすすめします。
テレワークを導入するからといって、一気に業務のRPA化を進めてしまうと、システムトラブルが多発して失敗しやすくなります。
4-3.社内でノウハウを共有する
RPAの導入効果を高めるためには、できるだけ多くの社員がRPAを使いこなせるような環境づくりが大切です。
一部の人しかRPAを使いこなせない状況だと属人化が進んでしまい、その人がいなければRPAの運用がストップする恐れがあります。
業務の自動化に成功した後は、社内研修を実施したり、マニュアルを製作したりして、ノウハウを社内で共有する機会を設ける工夫が重要です。
ココがポイント
ベンダーによっては社内教育やマニュアル作成のサポートもしてもらえる
5.テレワークにRPAを導入するなら「RaBit」
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「RaBit」の特徴を簡単にご紹介します。
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テレワークの導入にあたってRPAも活用しようと検討されている方は、お気軽にお問い合わせください。