定型業務を自動化できる「RPA（Robotic Process Automation）」は、業務の効率化や人材不足の解消が期待できるツールです。
そんなRPAをうまく活用するには、設計書が欠かせません。設計書があれば、開発担当者と密な連携をしながら業務の自動化を進められるため、イメージ通りのRPAを作りやすくなります。
しかし、RPAの設計書に関しては、以下のような悩みを抱える企業も少なくありません。
「RPAの設計書はどのようなもの？」
「設計書を作成する目的や手順がわからない」
設計書が正しく作れていないと、RPAを導入するまでの手間が増えてしまう可能性もあります。そのため、設計書作成のポイントを正しく把握しておくことが大切です。
本記事では、単純作業を98％削減できるRPAツールを提供しているRaBitが、RPAの設計書に関する基礎知識をご紹介します。本記事をご覧いただければ、RPAの設計書の重要性が分かりますので、ぜひ参考にしてください。
格安料金ですべてお任せ！「自動化したいこと」をお伝えいただくだけのRPAツール
オーダーメイド型RPAツール「RaBit」は、ヒアリング・設計・開発・導入・運用までプロが一気通貫サポート。業界でも格安な料金設定と充実した支援体制で、長く安心してご利用いただけます。
1.RPAの設計書：業務自動化の設計図
RPAの設計書は、業務をどのように自動化するかの設計図です。RPAはパソコン業務を自動で行うソフトウェア型ロボットの開発によって、業務を自動化します。
ロボットの開発時には、システムに任せたい業務内容や手順を設定する必要がありますが、ここで必要になるのがRPAの設計書です。
設計者は、ロボットを開発する上で必要な情報をあらかじめ業務担当者にヒアリングしていき、設計書にまとめます。そして、その設計書をもとにして、開発者が実際にRPAのロボットを作り上げていくのです。
実際は、業務担当者が設計から開発まで一気通貫で対応するケースもありますが、その場合もシステム開発の前に設計書を作成する方が望ましいと考えられています。
設計書の内容は企業によって異なりますが、次のような内容を盛り込むのが一般的です。
- 業務を自動化する目的
- 自動化する業務の概要
- 自動化する業務の詳しい手順
- ロボットの開発方法やポイント
2.RPAの設計書を作成する3つの目的
RPAで業務自動化を進めるために、なぜ設計書を作成しなければならないのでしょうか。
ここでは、RPAの設計書を作成する3つの目的をご紹介します。
2-1.業務担当者と意見をすり合わせるため
自動化したい業務の担当者と、ロボットの設計者・開発者が異なる場合、両者の間で完成イメージが異なってしまう場合があります。
実際に、口頭で業務内容や手順を説明するだけだと、業務担当者の希望がうまく伝わらないケースも少なくありません。
設計書として目に見える形に落とし込んでおけば、両者のシステム完成イメージが一致しやすくなります。
2-2.開発業務を効率化するため
設計書を作成する目的のひとつが、開発業務の効率化です。
設計書を作成していると、業務内容や手順の中で曖昧な部分が浮き彫りになっていくため、業務担当者へのヒアリングがしやすくなるメリットがあります。
また、業務担当者もより具体的な仕様を指示しやすくなるので、システムを開発する際に修正の手間が少なくなり、開発にかかる工数を削減できます。
ココがポイント
RPAの設計書を作れば、ロボット開発に合わせて業務手順に改善の余地があるか判断しやすい
2-3.導入後のメンテナンスをしやすくするため
RPAのロボットは一度開発したら終わりではなく、業務内容や手順が変わる度にメンテナンスをしていかなくてはなりません。
その際に、もし設計書が残っておらず、開発者も異動や退職でいなくなっていれば、どうやってシステムをメンテナンスすべきかが分からなくなってしまいます。
設計書さえ残っていればほかの人がどういった仕様のロボットか把握できるため、メンテナンスもスピーディに実施できます。
3.RPAの設計書を作成する手順
実際にRPAの設計書を作成する場合、どのような手順で進めれば良いのでしょうか。
ここでは、RPAの設計書を作成する手順を次の4つのステップに分けて解説します。
- 自動化したい業務の手順を明確にする
- 概要図を作成する
- 自動化した場合の手順を考える
- 処理フロー図を作成する
3-1.自動化したい業務の手順を明確にする
まずは、自動化したい業務を現在の担当者がどのような手順で行っているのかを整理します。人とは違い、ロボットは具体的かつ詳細に手順を指示しなければ正しく動作しません。
そのため、画面操作やマウス・キーボード操作など一つひとつを細かく洗い出す作業が必要です。
実際の手順に沿って画面キャプチャーを取っておくと、設計者・開発者との情報共有がしやすくなります。
また、ここで業務の手順を明確にしておけば、システムが何らかのトラブルで動かなくなっても手作業で業務を遂行できるので、被害を最小限に抑えられるメリットもあります。
ココがポイント
作業手順がブラックボックス化した後にRPAにトラブルが発生しても、設計書に手順が記載されていれば業務への被害を抑えやすい
3-2.概要図を作成する
次に、設計者がRPAの概要図を作成します。概要図は設計書の説明のような資料であり、ロボットを開発する理由や目的、開発に関わる人の氏名などを記載します。
また、該当業務における人とロボットの役割を明確にする作業も重要です。
3-3.自動化した場合の手順を考える
次に、RPAで自動化した場合の手順を考えて設計書にまとめます。RPAで自動化するには、ロボットがシステムに対応できるよう、一部の手順を変更しなければならないシーンもあります。
自動化した後の手順を想定した上で、業務担当者とのすり合わせを行いましょう。もし手順の変更がなければ、省略しても問題ありません。
自動化の手順を考える際は、「現在の手順をさらに最適化できないか」と、より効率化する思索も重要です。場合によっては、現在の手順にムダな作業が含まれている事例もあります。
それらを省いたうえでRPAの設計を作り、作業の最適化に合わせて業務のRPA化を同時進行する取り組みもポイントです。
3-4.処理フロー図を作成する
最後に、処理フロー図を作成します。処理フロー図は、RPAのシステム開発用に、より具体的な動作内容を記載した文書です。
主にフローチャート図の形式で作成されており、操作内容や使用するファイル名、条件分岐などの情報を記載します。
開発者は、処理フロー図を見ながらロボットの開発を進めます。そのため、処理フロー図は誤解のないように分かりやすく記載しなければなりません。
4.RPAの設計書を作成した際の注意点
ここでは、RPAの設計書を作成する際に失敗しないように、注意しておきたいポイントを2つ紹介します。
4-1.設計書を作成したら必ず検証を行う
設計書の作成後すぐにRPAの開発を進めるのではなく、必ずシステムの検証を行うようにしましょう。
たとえば、業務担当者・設計者・開発者がそろって設計書の内容に間違いがないかを最終確認しておけば、開発やテストにかかる工数を削減できます。
また、事前にロボットの処理にかかる時間を推測し、十分な費用対効果が得られそうかを確認しておけば、RPA化後の失敗を避けやすくなります。
4-2.定期的にアップデートする
RPAのロボットは、一度ソフトウェアを開発したら終わりではありません。業務内容や手順が変わる度にシステムをメンテナンスする必要があり、設計書もそれに合わせてアップデートしなければなりません。
開発当初のまま設計書をアップデートしていなければ、実際のシステムと相違が出てしまい、RPAのメンテナンスがしにくくなってしまった事例もあります。
ココがポイント
有料RPAツールなら、設計後のアップデート＆メンテナンスまでサポートしてくれるベンダーも存在する
5.RPAツールにはRaBitがおすすめ
当社では、単純作業を98％減らすRPAツール「RaBit」を開発・提供しております。「RaBit」は中小企業のお客様を中心とした導入事例が豊富にあり、RPAの設計も含めたサポート体制が充実しています。
「RaBit」の特徴を簡単にご紹介します。
＞格安！月10,450円から使えるRPAツール「RaBit」はこちら
5-1.オーダーメイドの設計が行える
「RaBit」では、専任のエンジニアがヒアリング・設計・導入までをワンストップで行っています。
お客様の業務に合わせたオーダーメイドの設計にも対応しているほか、ロボットの開発まで完了した状態で提供できるので、お客様ご自身で難しい設定を行う必要はありません。
「RaBit」の導入によって、すぐに業務自動化の効果を実感していただけます。
5-2.サポート体制が充実している
「RaBit」では、167人のプロフェッショナルなスタッフによるサポート体制を完備しています。
RPA導入後のさまざまなトラブルに迅速・丁寧に対応するので、安心してご利用いただけます。
5-3.費用対効果を得やすい
「RaBit」は初期費用66,000円、月額10,450円から導入できる安価なRPAツールです。
さらに、入力・転記・システム操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったあらゆるパソコン業務の自動化に対応しているため、費用対効果を得やすくなっています。