経理部門の負担が大きく、もっと業務を効率化したいと考えている人も多いのではないでしょうか。RPAと呼ばれるツールを導入すると、経理・会計業務を自動化し、生産性を高めることが可能です。
この記事ではRPAの概要や導入のメリット、自動化できる経理業務の具体例などを紹介します。
また、RPA導入時の注意点や自社に合うツールの選び方も解説するため、企業の経営や経理に携わる方はぜひ参考にしてください。
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1.経理業務を効率化できるRPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットによって作業を自動化するシステムを表します。人がパソコンを使って行っている経理業務も、RPA化すれば生産性を高められます。
たとえば、複数のソフトウェアからデータを集め、資料を作成する業務などはRPAによる効率化が可能です。また、定型文を用いたメール作成や送信などもRPAが得意とする作業です。
RPAはデジタルデータを扱う幅広い分野で活用されています。特に、会計データの集計や帳票作成など、定型業務を繰り返し行う経理業務はRPA化しやすい分野です。
ココがポイント
パソコンを使って行う定型業務のほとんどはRPAを使った作業の自動化が可能
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2.RPAを経理・会計業務に導入するメリット
経理・会計業務をRPAツールで自動化すると、さまざまなメリットが得られます。作業時間の短縮だけでなく、手作業によるミスの発生を防いだり、コストを削減したりすることも可能です。
以下では、経理・会計業務にRPAツールを導入する3つのメリットを紹介します。
2-1.作業時間を短縮できる
RPAツールの導入によって、経理業務で使用するソフトウェアの操作を自動化すれば、作業時間の短縮が可能です。一般的に、ビジネスの規模が大きくなるほど、データの収集や入力などの経理業務は分量が増えていきます。
RPAツールならデータ入出力などの単純作業を短時間で処理できるため、経理業務が増えても作業時間が延びません。
また、人が手作業で単純作業を繰り返す場合、疲労による業務効率の低下やヒューマンエラーによる再確認などで作業スピードが下がります。
一方で、RPAツールはミスなく業務をこなすため、同じ経理業務を繰り返しても安定した処理速度を保てる点がメリットです。
2-2.ミスが防げる
経理・会計業務はビジネスにおけるお金の流れを管理する重要な仕事のため、正確性が求められます。
しかし、人が手作業で行う仕事において、完全にミスをなくすのは難しいのも事実です。特に、数字の見間違えや入力ミスなどヒューマンエラーには細心の注意が求められます。
RPAツールなら、一度設定した作業を間違いなく実行できるメリットがあります。データの不一致などのエラーがあれば、自動的に検出してアラートを出すシステムも導入可能です。
ココがポイント
RPAは同じ動作をミスなく繰り返すため、手順やデータに変更がない限り、すべて正しい処理を行える
2-3.コストの削減
作業時間の短縮やミスの防止によって、総合的なコスト削減に繋がるのも経理業務にRPAを導入するメリットです。
たとえば、経理業務の負担が大きく残業が発生している場合、RPAで作業時間を短縮すると余計な人件費を抑えられます。また、ミスの防止により手戻りが起きなくなれば、経理部門の業務負担も減らせます。
会計データのチェックなど、複数人で行っていた作業をRPAで自動化すれば、人件費の削減が可能です。
3.RPAで自動化できる経理業務の具体例
RPAは経理業務のさまざまな場面で活用できるツールです。ソフトウェアの操作を自動化するだけでなく、経費精算のチェックや帳票の出力などもシステム化できます。
経理業務におけるRPAの具体的な活用事例は次の通りです。
3-1.経費精算のチェック
RPAを導入すると、社員から申請された交通費が最安値になっているかなど、経費精算時のチェックを自動化できます。
社員の数や交通費精算の件数が多い場合、交通費のチェックは時間と手間のかかる作業です。社員から提出された情報をもとに経路と金額を確認し、乗り換え案内ツールなどを使って最安のルートか確認する必要があります。
RPAツールなら、提出された情報をコピーして入力するだけで、経路検索の実行や金額の確認などを自動で行えます。定期券区間も考慮し、人よりもスピーディで正確性の高い経費精算が可能です。
また、RPAツールの種類によっては、最安値になっていなかった場合に対象の社員へ自動で差し戻す仕組みも自動化できるため便利です。
ココがポイント
RPAなら経理業務も計算ミスなくこなせる
3-2.請求書作成・メール送付
請求書を作成する場合、営業部門から受け取った請求依頼情報の確認や、請求書の体裁を整える作業などが発生します。また、作成した請求書を取引先に送付する作業も経理部門が行う業務の1つです。
RPAツールを利用すると、会計システムから請求に関する情報を参照し、請求書を作成するまでの作業を自動化できます。
また、メール配信システムと連携できるRPAツールなら、請求書のメール送付を自動で行うシステム化も可能です。
月末や月初など、請求業務が集中しやすい時期でも、RPAならミスなく短時間で処理できます。
3-3.帳票出力
会計報告に必要な資料や、社員に対して個別に送付する帳票などの作成業務も、RPAツールで自動化できます。
帳票を作成する際は、複数の資料から必要な情報を集め、所定のフォーマットで出力する作業が必要です。これらの作業を人が行う場合、データの確認や入力などの手間がかかります。
RPAなら、必要な情報を保持しているシステムと連携したり、エクセル形式のデータを読み込んだりして帳票に必要なデータを自動で抽出できます。
帳票の出力まで自動化できるため、ミスなく作業を完了することが可能です。
4.経理業務へのRPA導入を成功させるための注意点
RPAは経理業務の効率化に活用できるものの、単にツールを導入するだけではうまくいかないケースもあります。導入目的の明確化や、トラブル時の対応を決めておくなど、RPAを運用する際はいくつかの点に注意が必要です。
以下では、経理業務のRPA化を成功させるためのポイントを解説します。
4-1.導入目的を明確にする
RPAを導入する前に、具体的にどのような経理業務に対してRPAを使用するかを明確にしましょう。
RPAで業務を自動化するには、ロボットに処理させる業務を最初に設定しておく必要があります。そのため、経理業務の細かな工程が明らかになっていないと、手順のRPA化はできません。
また、経営層と経理部門の現場でRPAの導入目的にズレがあると失敗しやすいため、注意が必要です。経営層がどのような課題を解決したいのかを現場と共有し、目的を明らかにした上でRPAを導入しましょう。
4-2.小規模な運用から始める
RPAツールは、経理業務をはじめさまざまな作業を自動化できます。
ただし、初めから大規模なシステムを構築してしまうと、コストや業務フローを切り替える負担が大きくなるのも事実です。そのため、まずは小規模運用からのスタートをおすすめします。
たとえば、まずは請求書作成の自動化など小さな定型業務から始め、ツールの使い方に慣れましょう。実際に業務が効率化できた段階で、さらに活用範囲を拡大していくと、つまずきを避けてRPAを導入できます。
ココがポイント
少しずつ導入すると成功体験につなげやすく、現場の理解も得られやすい
4-3.トラブル時の対応を決めておく
経理業務をRPA化する際は、万が一トラブルが起きてしまった場合の対応をあらかじめ決めておく予防策も重要です。
RPAの操作方法を誤ったり、予期していなかったトラブルが起きたりした場合、経理業務に支障が出てしまうリスクがあります。経理業務が長期間ストップしてしまわないように、社内の経理部門でRPAの扱いに強い担当者を育てておきましょう。
また、RPAは提供会社によってサポートの充実度も異なるため、トラブルに備えてベンダーの対応力を確認するのも方法の1つです。
5.自社の経理部門に合うRPAツールの選び方
一口にRPAツールといっても、機能や価格などが異なり、ソフトウェアもさまざまな種類があります。経理部門の業務を効率化するには、自社に合うツールの選定が重要です。
以下では、経理部門向けのRPAツールを選ぶ際にチェックするべき3つのポイントを紹介します。
5-1.経理・会計業務に必要な機能があるか
経理部門の業務をRPAで効率化したい場合、自社で使用している会計ソフトと連携できるかチェックしましょう。
使用している会計ソフトの種類によっては、出力できるCSVデータの形式がRPAツールに対応していない可能性もあります。また、経理関係の帳票作成機能や、給与明細を添付したメールの送信機能の有無も確認するべきポイントです。
検討しているRPAツールの導入事例で、経理・会計業務を自動化したケースがあるかも参考になります。
自社と同じ目的で導入されている事例があれば、安心してRPAを導入できます。
5-2.導入目的に合う価格か
一般的に、RPAツールを利用すると導入時の初期費用や月々の運用コストがかかります。そのため、RPAツールの導入目的に対して、適切な価格かどうかの比較検討が重要です。
必要以上に機能が多いRPAツールを導入してしまうと、コスト削減の効果が得られないリスクがあります。
RPA導入によって得られるメリットとかかるコストを比較した上で、コストパフォーマンスの高いツールの選定が重要です。
5-3.サポート体制は万全か
RPAツールのベンダーごとに、導入や運用開始後のサポート体制が異なります。
経理は経営の根幹にかかわる重要な業務のため、導入失敗を避けるためにも、トラブル時のサポートが手厚いRPAツールを選ぶのもポイントです。
RPAツールの「RaBit」なら、導入時のヒアリングから設計、導入、困った時の対応まで手厚いサポートをご提供します。専門のスタッフがRPA導入をサポートするため、経理業務の効率化も可能です。
RPAツールによる経理業務の効率化をお考えの方は、サポート体制が万全な「RaBit」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
6.経理・会計業務のRPA化は「RaBit」におまかせ！
定型作業を自動化できるRPAツールは、経理・会計業務をはじめさまざまな分野で活用されています。
RPAツールを導入すると、経理業務を短時間で正確に処理する効率化が可能です。帳票の作成や社員の交通費精算など、手作業では時間と手間がかかる業務もRPA化できます。
自社に合うRPAツールを選ぶには、機能や価格、サポート体制などのチェックが重要です。RPAツールの「RaBit」には、経費精算処理や給与明細のメール送信など、経理業務に役立つ機能が備わっています。
RPAツールを導入して経理業務を効率化したい方は、ぜひ「RaBit」の詳細をご確認ください。