社内の定型業務を自動化できるRPAは、人材不足の解消や残業時間の削減に期待されているツールです。
特に、精度の高さが求められる会計業務においては、RPAの導入で業務の負担を減らせるメリットがあります。しかし、ミスできない会計業務だからこそ、なかなかRPAの導入に踏み出せていない企業も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、会計業務におけるRPAの必要性やRPAの活用事例、導入の際の注意点について解説します。RPAの正しい活用事例や注意点をあらかじめ知っておけば、失敗のリスクヘッジが可能です。
会計業務でPRAの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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1.RPAとは？
RPAは「ロボットによる業務の自動化」を意味する言葉です。人がパソコンで行っている業務をソフトウェア型のロボットが代行するツールで、人材不足の解消や業務負荷を軽減するために活用されています。
RPAでは、転記・照合・通知といった手間のかかる定型業務を自動化できます。あらかじめ業務手順やルールを覚えさせておけば、その通りにRPAが動いて業務を自動で行ってくれる仕組みです。
その仕組み上、都度手順が変わったり、人の判断が必要になったりする業務は自動化できないため、RPAに任せる業務はあらかじめ選別しておく必要があります。
ココがポイント
RPAは業務の自動化によって人材不足も解消できる
2.会計業務にRPAは必要なのか？
会計業務では、毎日・毎月といったように定期的に同じ作業を繰り返す業務が多くあります。
企業規模によっては膨大な情報量を処理しなければならず、月末や年末になると担当者が多忙を極めるのも珍しくありません。
そのうえ、会計業務はお金を扱うためミスが許されないのも従業員に負担をかける要因の1つです。記入ミスや計算ミスを防ぐために何度も繰り返しチェックをしていて、それが負担になっている企業も多くなっています。
しかし、会計業務は手順やルールが明確に決まっている作業が多く、RPAで自動化すれば上述した課題を解消できます。
実際にRPAをシステムに取り入れる企業は増加しており、RPAにおいて会計業務の自動化は代表的な用途の1つです。
ココがポイント
RPAは会計業務の負担を大きく軽減できる
3.会計業務でRPAを導入するメリット
実際に会計業務にRPAを導入すると、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。
ここでは、会計業務をRPA化する代表的なメリットを4つご紹介します。
3-1.目視チェックの自動化
文字認識(OCR)機能を持ったRPAを導入すれば、手書きの帳票に記載された情報を読み取ってデータ化できます。
請求書や領収書などの各種帳票を人が目視でチェックして転記するよりも遥かに効率が良く、生産性が向上します。
3-2.定型業務の自動化
会計業務では、伝票に記載された情報を会計システムやExcelに転記する定型業務が数多くあります。RPAに転記作業の定型業務を任せれば、人の負担が減ってほかの業務に時間を割けます。
人がやらなくてもよい単純作業はできる限り自動化する仕組みを作れば、財務状況の分析から改善といった付加価値の高い業務に集中することが可能です。
結果として、企業全体の生産性も大きく向上します。
ココがポイント
RPAの導入は将来的に企業の成長につながる
3-3.人件費の削減
RPAなら人が行うよりも早く作業を終わらせます。複数人で行っていた業務をRPA1台でこなせるようになった事例もあるため、うまく活用すればその分の人件費を削減可能です。
また、RPAは24時間365日稼働でき、人が働けない夜間や休日も業務を行えます。締め処理などの期日に追われやすい会計業務の担当者にとっては大きなメリットです。
3-4.ミスの抑制
RPAは、あらかじめ覚えた業務手順やルールに忠実に従って動きます。また、ソフトウェアなので疲れを知らず、ヒューマンエラーなどのミスが発生する確率を大幅に下げられます。
会計業務ではお金を扱うため、ミスの発生によって損害を受ける可能性があるのも事実です。
ヒューマンエラーを削減できるRPAを導入すれば、ミスによる会社の損害を防ぎつつ、業務の効率化を図れます。
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4.会計業務におけるRPAの活用事例
多くの手順やルールが明確に決まっている会計業務はRPAを使った業務の自動化に適しています。
ここでは、実際にどのような会計業務にRPAを活用できるのか、いくつかの事例をご紹介します。
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4-1.請求書の作成
RPAは請求書のような帳票の作成にも対応しています。
会計システムやExcelから必要な情報を取得して請求書の決められた部分に転記すれば、請求書を自動で作成できます。
また、完成した請求書を定型文付きのメールに添付・送付まで自動化できるため、担当者の負担を軽減するだけでなく、請求漏れなどのミスを防ぐ効果も期待可能です。
ココがポイント
RPAはスピーディな対応につながるため利用者・顧客満足度も高まる傾向にある
4-2.経費の精算をチェック
RPAは経費精算業務にも活用できます。
会計業務の中でも、経費精算は領収書すべてを人の手で調べる大変な作業です。RPAなら、インターネットや専用のツールを通じて申請金額をチェックする作業を自動化できます。
また、もし申請金額が間違っていれば、申請者に対して自動的に通知する機能もRPAで自動化できます。
4-3.入力作業の自動化
会計業務では、次のようなさまざまな入力作業があります。
- 社内システムやExcelに入力した受注情報を会計システムに入力する
- 入金情報を会計システムに取り込む
- 会計システムの情報を財務レポートに転記する
これらの業務の多くは、RPAで自動化が可能です。Excelのマクロ機能とは異なり、RPAは複数のシステムやソフトウェアを操作できます。
そのため、異なるシステム間での情報の転記なども問題なく実行できるのが特徴です。
4-4.紙の書類は電子データ化
会計業務で扱う情報の中には、デジタル化されていないデータがあります。
たとえば、取引先から届いた書類が手書きだった場合は、目視で確認して会計システムに転記しなければなりません。手間がかかるだけでなく、目視確認や転記する過程でミスが起こる可能性もあります。
文字認識(OCR)機能を持ったRPAを活用すれば、紙の書類を電子データ化して管理できます。文字認識機能の精度は年々向上しているため、手書き文字でも100％に近い精度で認識可能です。
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5.RPAの導入における注意点
RPAの導入で得られるメリットは大きいですが、何も考えずに導入してしまうと、うまく使いこなせずに失敗する可能性があります。
ここでは、RPAの導入における注意点をご紹介しますので、自社に導入する際の参考にしていただければ幸いです。
5-1.初めに業務の棚卸を行う
会計業務は全体的にRPAで自動化しやすい傾向にありますが、自動化に適さない業務があるのも事実です。
RPAの導入前に、自社で行っている会計業務の棚卸をして、RPA化できる業務とできない業務の選別をおすすめします。その際は、以下の視点を元に選別していくのがおすすめです。
- 業務の手順やルールが明確化されているか
- 業務の手順やルールを変更する頻度はどの程度か
- パソコン操作だけで完結するか
- 業務を行う頻度はどの程度あるか
- その業務に人の工数が多くかかっているか
5-2.スモールスタートで導入を進める
RPAの導入後すぐに、すべての業務をRPA化しようとすると失敗しやすくなります。
なぜなら、RPAの扱いに慣れていない間は設定ミスなどが原因で障害が発生する確率が高く、業務に支障をきたす恐れがあるからです。
最初は簡単な業務や障害が発生しても影響が少ない業務からRPA化していき、徐々に適用範囲を広げるスモールスタートだと、導入時のトラブルを回避しやすくなります。
5-3.RPAの運用ができる人材が必要
RPAは専門知識が不要で使いやすいツールも多い一方で、正しく運用するにはそれなりの習熟時間が必要です。
社内でRPAの運用ができる人材を確保しなければ、せっかく導入したRPAが活用されずにムダになる可能性があるためご注意ください。
自社で人材を確保できない場合は、RPAのベンダーから操作方法を教えてもらったり、自動化する業務の選定を相談したりするのもおすすめです。
ベンダーによってサポートの充実度は異なるため、導入前に確認するのもポイントです。
ココがポイント
サポートの手厚いベンダーなら、RPA運用に必要な人材育成にかかる時間も短縮できる
6.会計業務をRPAで自動化するならRaBitがおすすめ！
当社では、会計業務の自動化に適したRPAツールの「RaBit」を提供しています。「RaBit」には会計業務の自動化に役立つ機能が充実しており、業務の負担を軽減できます。
- 表計算ソフトへの入力
- 異なるソフト間でのデータ転記
- 会計ソフトなど各種ソフトの操作
- システムやソフトからのデータ取得
- 見積書や請求書などの書類作成
- 経費や交通費の精算処理
- データの整合性チェック
- Webサイトからの情報収集
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また、RPAに精通したスタッフによる安心のサポート体制も充実しており、障害やトラブルが発生した際には迅速に問題を解消いたします。
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RPAの導入を検討される際は、お気軽にお問い合わせください。