RPA（Robotic Process Automation）は、パソコンを使った定型業務を自動化する仕組みによって、IT人材の不足問題を解消すると期待されているツールです。
近年では、自社の生産性向上を目指してRPAの導入を検討する中小企業が増加しています。しかし、人材業界においては、RPAの導入メリットや効果はどのくらいあるのでしょうか？
今回は、RPAの概要から人材業界におけるRPAの活用ポイントまでをまとめて解説いたします。人材業界において、RPAの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
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1.RPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）は、「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれるソフトウェア型のツールです。
RPAは「ロボットによる業務の自動化」を意味し、ソフトウェア型のロボットが人の代わりに業務を行うシステムの構築に活用されます。
RPAで自動化できる業務はパソコンを使った単純作業や定型業務であり、ホワイトカラーの業務効率化に役立ちます。
たとえば、経理部門における請求書の作成や、会計システムへの入力業務、営業部門における受発注情報の登録や日報作成などの自動化が可能です。
RPAは業界・業種を問わずに活用できる業務効率化ツールで、多くの企業が人手不足の解消や生産性向上を目指して導入を進めています。
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2.人材業界の業務と課題
すでにさまざまな業界で導入が進められているRPA化ですが、人材業界からも注目を集めています。
まずは、人材業界の業務と抱えている課題について考えてみましょう。
2-1.人材業界の業務内容
人材業界では、企業の採用活動や求職者の就職活動をさまざまな形で支援しています。人材業界のサービスは次の4つに大きく分けられています。
- 人材派遣：特定の業務を遂行する人を顧客企業に一定期間派遣する
- 人材紹介：人材を募集している企業と求職者を結びつける
- 求人広告：求人広告を掲載して、人材を募集している企業と求職者を結びつける
- 人材コンサルティング：企業の相談相手として、採用戦略の立案や人材にまつわる課題解決を支援する
どのサービスを提供しているかによって業務内容は異なりますが、企業の求人情報や求職者の情報などの膨大なデータを扱うポイントは共通しています。
また、パソコンを使ったデスクワークが多いのも特徴の1つです。
ココがポイント
RPAはパソコンを使ったデスクワークの定型業務を自動化することに適している
2-2.業務における課題とは？
企業と求職者にとっては欠かせない人材業界のサービスですが、サービスを提供するにあたってさまざまな課題を抱えています。
昨今ではあらゆる業界で人材不足が深刻化しており、人材を募集する企業が増えています。その背景から人材業界の仕事も増加傾向にありますが、人材業界自体が人手不足に悩んでいる状況です。
増加する仕事量を従来と同じか、より少ない人数で回さなければならないため、必然的に業務の効率化が求められています。
また、少ない求職者を取り合う形になっているため、求職者の確保も重要な課題です。
求職者を確保するにはスカウトメールを多く送ったり、求職者へのサポートを充実させたりしなければなりません。人材を確保する点からも、業務の効率化が求められているのです。
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3.人材業界とRPAは相性がいい
業務の効率化が課題となっている人材業界ですが、それを解決するツールとしてRPAが注目されています。
人材業界の業務には単純作業や定型業務が多くあり、RPAで自動化するのに適しているからです。
たとえば、求人情報や求職者情報を自社のデータベースに登録する業務は、決められたフォームに合わせて転記するだけの単純作業のため、RPAで自動化できます。
人材業界の業務とRPAは相性が優れているため、これまで手間のかかっていた業務の多くを自動化できる可能性があります。
ココがポイント
人材業界はRPAで業務を効率化しやすい
4.人材業界にRPAを導入するメリット
人材業界にRPAを導入する最大のメリットは、従業員が人にしかできない業務に集中できるよう、労働環境を改善できる点です。
RPAで定型業務を自動化すれば、これまでその業務にかかっていた時間を、企業や求職者に対するサービスへ充てられます。
その結果、企業に対する提案や求職者の支援まで対応業務のクオリティ向上が期待でき、双方からの満足度を高められるでしょう。
また、長時間労働や残業が減るなどのメリットもあり、働き方改革の実現に役立つため、自社の従業員満足度を高める効果も期待できます。
ココがポイント
RPAは重要度の低い業務負担を軽減できるため、従業員の働き方改革につながる
5.RPAを導入するデメリットは？
人材業界でRPAを導入するメリットは大きいですが、デメリットも当然存在します。RPAで業務を自動化するには、操作方法を覚えて各種設定をしなければなりません。
ひとたび「RPAの操作が難しい」と従業員に印象を持たれてしまえば、負担に感じて使われない可能性があります。
また、RPAはソフトウェアのため、なんらかのトラブルが原因で停止してしまう恐れも。RPAの停止で該当業務が停止するリスクもあるため、緊急停止時の対応策も検討が必要です。
ココがポイント
RPAの運用に自信がない場合は、サポート力の強いベンダーを選ぶのもポイント
6.人材業界でのRPA活用ポイント
ここでは、実際に人材業界でどのようにRPAが活用されているのかをご紹介します。
4つの活用ポイントを紹介するため、自社の業務でも活用できそうかをご考慮ください。
6-1.求人サイトへの登録作業をRPA化
企業からの求人情報を自社が運営する求人サイトへ登録する業務は、RPAで自動化が可能です。
膨大な量の求人情報を人の手で登録していると、登録に時間がかかってしまい、タイムリーに求職者を募集できない問題があります。
RPAで自動化すれば、求人などの人材情報を素早く確実に登録できるため、機会損失を防げます。
6-2.手動による勤怠管理業務の削減
人材派遣サービスでは膨大な数にわたる派遣者の勤怠管理を行う必要があります。
しかし、すべて手動で管理すると膨大な時間がかかり、担当者に大きな負担が掛かってしまうケースも。
「派遣者からの報告内容を勤怠管理システムに転記する」といった業務もRPAで自動化できるため、システムを構築すれば大幅な工数削減を実現可能です。
6-3.スカウトメールの自動化
人材業界では、企業が求めるスキルや経験を持った求職者に向けてスカウトメールを送信する業務があります。
スカウトメールは定型的な文章が多く、工夫をすればほとんどの作業をRPAによる自動化が可能です。企業の希望にあった人材を多く紹介できるようになるため、成約率も向上します。
6-4.毎日のデータ更新・移行の時間短縮
人材業界では、膨大な数の求人情報や求職者情報が日々更新されます。
毎日のように更新される情報を人の手で処理・管理するのは大変ですが、RPAであればデータの更新・移行も自動化できます。
自社データベースでのデータ更新や、別システムへのデータ移行の時間が短縮されるため、業務の効率化も可能です。RPAを使えば、人材業界のさまざまな業務に掛かる負担を軽減できるといえるでしょう。
ココがポイント
RPAは工夫次第でさまざまな定型業務を自動化できる
7.RPAを導入するならRaBitがおすすめ！
本記事では、人材業界におけるRPAの活用についてご紹介しました。
RPAで自動化できる業務が豊富な人材業界では、RPAの導入メリットを最大限に得られます。業務の効率化に悩んでいる場合は、ぜひRPAの導入を検討してみてください。
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