人間に代わってルーティン業務を請け負うことで、コスト削減と業務効率化の両方を実現するRPAツール。
働き方改革への意識が高まっている昨今では、大企業を中心に多くの企業がRPAツールを導入しています。そのため、自社への導入を検討している担当者も多いのではないでしょうか。
RPAツールの導入を検討する際は、RPAツールがもたらす効果を綿密に把握し、費用対効果を明確にする工程が必要不可欠です。
そこで今回は、RPAツールの効果や費用対効果の試算方法をご紹介します。
RPAツールを使って最大の効果を得るために抑えておきたいポイントを、手順ごとに4ステップに分けて解説するため、ぜひご参考いただけますと幸いです。
本記事を読めば、RPAツールの効果測定から導入に向けた事前準備までのプロセスがすべて完結します。ぜひ、自社での検討材料としてお役立てください。
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1. RPAとは？
RPAの正式名称は「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」で、「ロボットによる業務の自動化」の意味を持ちます。
人間がパソコンを使って行う業務の一部をソフトウェア型のロボットが代行するため、ツールを用いた業務の自動化はRPA化とも呼ばれます。
RPAを使うには、専用のツールをパソコンやサーバーにインストールしなければなりません。
インストールしたRPAツールに「どのような業務を代行してほしいか」「どのような手順で行うか」の2点を設定すれば、さまざまな業務を人間の代わりに行ってくれる点がメリットです。
RPAツールが代行できる業務としては、次のような事例が挙げられます。
- Excel内のデータを他のシステムへ転記する
- インターネットでの情報収集
- 定期報告メールの自動配信
- システム内のデータをもとにした日報作成
- 定型文での自動応答
決まったルールに従って繰り返し行われる業務や、膨大な量のデータを扱う業務などは、RPAツールを使った業務の自動化に適しています。
一方で、人間の判断力や思考力を要する業務や、業務手順がその都度変わる業務などは、RPAツールによる自動化に不向きのためご注意ください。
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2.【ステップ1】コスト削減と業務効率化を実現するRPAの効果を知る
「RPAツール導入後イメージの具体化」の手順におけるファーストステップは、RPAツールの効果を的確に知る下調べです。
RPAツールは、コスト削減と業務効率化の両方を実現できるツールであり、企業の継続的な成長に貢献します。
ここでは、RPAツールの主な効果として7つのメリットを解説します。
- 人件費を削減できる
- 人的リソースを戦略的業務に集中できる
- 人材不足を解消できる
- 情報漏えいを防げる
- マネジメント工数を削減できる
- 人為的ミスを削減できる
- 労働環境を改善できる
RPAツールの導入が企業にどのような効果をもたらすのか、それぞれのメリットを詳しくみていきましょう。
2-1.人件費を削減できる
RPAツールを使って業務を自動化すれば、人件費を削減できます。
ロボットは正確かつ素早く動作し、疲れてスピードが落ちる心配もありません。そのため、人間の何倍もの業務量を1台でこなせます。
従来の業務を一部だけでもRPAツールで自動化すれば、人間の業務量が減り、結果として定時内で仕事を終わらせられるため残業代の削減も可能です。
また、従来よりも少ない人数で業務をこなせるようになれば、人件費自体を削減する効果も期待できるでしょう。
実際に、大手金融機関で年間数万時間の業務工数をRPAツールで自動化し、大幅に人件費を削減できた事例もあります。
2-2.人的リソースを戦略的業務に集中できる
業務の自動化によって、担当者がこれまで業務にかけていた時間をほかの業務に回せます。RPAツールで自動化できる業務は単純作業が多く、本来であれば人間がやらなくてもよい業務です。
そういった業務はロボットに任せて、人間は人間にしかできない付加価値の高い業務に集中できれば、企業の生産性は大きく向上します。
たとえば、データ分析や戦略立案、アイデア出し、企画といった業務は人間ならではの判断力・思考力が求められるため、RPAツールでは自動化できません。
言い換えれば、人間がクリエイティブな業務に集中できるようサポートするのも、RPAツールを導入する効果と言えます。
2-3.人材不足を解消できる
日本では少子高齢化が進行しており、さまざまな業界や業種で人材不足が深刻化しています。
少ない人数で数多くの業務をこなさなければならないため、現場の負担が重くなっているのが現状です。
そこで、「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれるRPAツールが人間の代わりの労働力として活用されています
ルーティン業務を正確かつ素早くこなすRPAツールを導入すれば、限られた人数でも業務を回せるようになり、人材不足を解消する効果も期待できます。
ココがポイント
人手不足による従業員への負担もRPAなら軽減できる
2-4.情報漏えいを防げる
RPAツールが人間の代わりに業務を行うと、人間による機密情報の漏えいを防止できるためセキュリティレベルが向上します。
故意はもちろん、うっかりミスによる情報漏えいも防げるため効果的です。
また、従業員の転職や退職に伴うノウハウの流出も防止できます。
2-5.マネジメント工数を削減できる
RPAツールは、最初に「どのような業務を代行してほしいか」「どのような手順で行うか」といった設定をしておけば、指示された業務をミスなく繰り返し実行してくれます。
人間が業務を行う場合は、業務内容や手順を教えてから問題なく遂行できるまでマネジメントが必須です。しかし、RPAツールなら効果を即日発揮します。
また、人間同士では異動や転職、退職によって業務内容を他者に教える手間もかかります。
その点、RPAツールなら一度設定をするだけ自動化できるため、マネジメント工数の削減をしやすい点がメリットです。
ココがポイント
RPAツールは設定ミスも含めて、設定した内容どおりに作業を繰り返す
2-6.人為的ミスを削減できる
人間が作業をしていると、疲れや不注意によってミスが起こりがちです。特に、長時間同じ業務を繰り返していると人為的ミスが発生しやすくなります。
また、人為的なミスによって二重チェックや修正の手間が増えると、生産性が低下する原因にもなるため対策が必要です。
RPAツールであれば、あらかじめ設定した通りにミスなく確実に業務を行えます。人為的なミスのないRPAツールに業務を任せれば、企業全体の業務品質が向上します。
2-7.労働環境を改善できる
RPAツールをうまく活用すれば、労働環境の改善も実現できます。
たとえば、RPAツールが手間のかかる業務を代行してくれた結果、残業時間が減って従業員のストレスが軽減されるなどの効果が報告されています。
ほかにも、戦略的業務に人間が集中した結果、企業価値の向上や業務品質の改善など、RPAツールにはさまざまな効果が期待できます。
また、RPAツールはソフトウェア型ロボットのため、人間関係のトラブルが起こらない点もメリットです。
3.【ステップ2】RPAの効果測定の準備をする
「RPAツール導入後イメージの具体化」の手順におけるセカンドステップは、RPAツールの効果測定を把握するための準備です。
RPAツールの導入を決定する前に、自社に導入して本当に効果があるのかを数値ベースで具体的に試算しておく必要があります。試算の前段階として、ここで紹介する事前準備を行いましょう。
- 自社の課題を明確化する
- 自動化する業務を選定する
上記の2つについて、RPAの効果を知るためにどのような準備を行うのか詳しく解説します。
3-1.自社の課題を明確化する
まずは、自社の現状を細かく分析して、課題を明確化します。解決したい課題が明確になれば、RPAツールでどの業務を自動化すればよいかが見えてきます。
また、RPAツールにかけてもよいコストや、ツールの選定基準も定まるでしょう。
たとえば、次のような課題はRPAツールで解決できる可能性があります。
- 人件費が多くかかっている部署・業務がある
- パソコンでの作業ミスの多い部署・業務がある
- 残業時間の多い部署や従業員がある
- ルーティン業務に追われて戦略的業務に取り組めていない
また、各課題を深堀りして「なぜ課題が生まれるのか」と理由まで明確にしておけば、RPAの費用対効果を見極めやすくなります。
できるだけ現場を見て回り、担当者の声を聞きながら問題点を明確化すると課題を認識できます。
ココがポイント
担当者との密な連携がRPAの効果を引き出す
3-2.自動化する業務を選定する
次に、RPAツールで自動化する業務の候補を選定します。RPAツールの活用を検討している部署で行う業務を一通り洗い出した上で、RPAツールに任せられる業務をピックアップします。
RPAツールで自動化に適している業務は、決まったルールに従って繰り返し行われる業務や、膨大な量のデータを扱う業務などです。
しかし、ここではRPAツールで自動化できるか否かに関わらず、一旦すべての業務を洗い出すようにしましょう。
すべての業務を洗い出した結果、重複する業務や非効率な業務が見つかるかもしれません。既存の業務内容を整理した上でRPAツールを活用した方が、より効果を発揮しやすくなります。
また、重要度や難易度といった業務レベルを分けて抽出するのもポイントです。RPAツールを導入したからといって、すべての業務をすぐに自動化できるわけではありません。
重要な業務は避け、比較的簡単な作業から自動化していき、徐々に自動化する業務を増やします。
ココがポイント
徐々に活用範囲を広げるのが得策のため、あらかじめレベル分けをしておくと効率的
4.【ステップ3】RPAの費用対効果を試算する
「RPAツール導入後イメージの具体化」の手順におけるサードステップは、RPAツールによる費用対効果の試算です。基本的には、「削減できるコスト−導入コスト」で利益が出るかどうかを計算します。
また、RPAツールの導入によって余った人的リソースを、ほかの業務にどの程度回せるのか、それで得られる利益も上乗せするとより具体的な試算ができます。
事前にできる限り費用対効果を検証するのは、RPAツール導入における成功への近道です。
ここでは、選定した業務をすべて自動化した場合の試算方法について、3つの項目に分けて解説します。
- RPA導入にかかるコストの割り出し方
- RPA導入によって削減できるコストの割り出し方
- 余った人的リソースをあてることで得られる予想利益額の割り出し方
各項目について詳しく解説しますので、参考にしていただければ幸いです。
4-1.RPA導入にかかるコストの割り出し方
まずは、RPAツールの導入コストの割り出し方を解説します。導入コストの試算は、以下の4つに分けて考えます。
- 初期費用
- ライセンス費用
- メンテナンス費用
- RPA運用人員の人件費
RPAツールでは、導入後にかかるコストの方が重要な傾向にあります。ただし、「導入コストと初期費用は違う」点を押さえておきましょう。
4-1−1.初期費用
RPAツールは、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型の3つに大きく分かれており、それぞれで初期費用の相場が異なります。
自社にあった効果的なRPAツールを探す場合は、どのタイプに属するのかを踏まえ、初期費用を試算してみるのもポイントです。
デスクトップ型はパソコンにRPAツールをインストールして使用するソフトウェアで、個人単位でも導入できます。小規模な導入に適しており、初期費用の相場は数十万円〜数百万円程度です。
サーバー型は、サーバーにRPAツールをインストールして多数のパソコンで使用するソフトウェアで、大規模な導入に適しています。
高度な管理機能やセキュリティ機能などを備えているタイプが多く、初期費用の相場は数百万円〜数千万円とほかのタイプに比べて高めです。
クラウド型は、インターネットを通じてRPAツールを使用するソフトウェアです。Webブラウザ上で行う業務を自動化するのに適しており、小規模・大規模ともに対応できます。初期費用の相場はデスクトップ型と同等です。
また、RPAツールの導入に伴ってパソコンやサーバーなどのハードウェアを手配する場合は、それらの購入費用が別途かかります。
また、ベンダーからのサポート費用がライセンス費用とは別で求められる場合もあるため、サポート内容を確認しておくとよいでしょう。
4-1−2.ライセンス費用
RPAツールの効果期間中は、ライセンス費用が継続的にかかります。1ライセンスにつき、月額◯円・年額◯円、といった形で費用がかかるため、コストを試算する際は中長期な目線が重要です。
近年では、初期費用とライセンス費用が明確に分かれておらず、ライセンス費用が初期費用も兼ねているRPAツールも登場しています。
また、RPAツールによってはライセンスの種類も細かく分かれています。
たとえば、ロボットの実行しかできない「実行版」、ロボットの開発まで行える「開発版」、実行・開発に加えて管理機能も使える「フル機能版」などがあり、どの種類かによってライセンス費用が異なる仕組みです。
自社への導入を検討しているRPAツールがどのような価格体系になっているのか、しっかりと確認しておきましょう。
4-1−3.メンテナンス費用
RPAツールで業務を自動化するには、どのような業務を代行してほしいか、どのような手順で行うか、といった設定をしなければなりません。
そういったメンテナンスにかかる人件費も、導入後にかかるコストとして試算しておきましょう。
とはいえ、設定にどれくらいの手間がかかるのかは実際に運用しなければ分かりません。また、設定者のスキルによっても設定に掛かる時間が異なります。
そのため、導入前の無料トライアルができるRPAツールで感覚を掴んでみるのもポイントです。無料トライアル中に設定をしてみて、かかった工数をもとに試算してみると良いでしょう。
厳密な試算には繋がりませんが、ざっくりと感覚を把握するだけで検討のしやすさが変わります。
ソフトウェアであるRPAツールが不具合を起こさないために、動作環境のメンテナンスやセキュリティ対策は必要不可欠です。
それらも考慮した上で、メンテナンス費用を明確化しましょう。
4-1−4.RPA運用人員の人件費
RPAツールの効果を最大限発揮するには、企業内で運用体制を整える必要があります。
たとえば、RPAツールに詳しい人員を育てて各部署に配置する、現場担当者向けの研修を行う、設定方法をまとめたマニュアルを作成するなどです。
これらにかかるコストも、RPAツールの導入コストに含めて考えておきましょう。
4-2.RPA導入によって削減できるコストの割り出し方
次に、RPAツールの導入によって削減できるコストの割り出し方を解説します。こちらも、以下の2つに分けて考えるのがおすすめです。
- 自動化する業務にあてていた従業員の固定人件費
- 固定人件費以外のイレギュラーな人件費
それぞれ詳しくみていきましょう。
4-2−1.自動化する業務にあてていた従業員の固定人件費
RPAツールの導入により業務を自動化すれば、もとの業務に携わっていた従業員の人件費を削減できます。
人件費の削減はRPAツールの効果としてもっとも数値化しやすい部分のため、できるかぎり詳しく試算することが大切です。
計算では、「RPAツールで削減が見込める時間×従業員の時間単価（人件費）」をもとに、人件費の削減効果を試算します。
自動化できるすべての業務で試算を行い、合計金額がRPAツールの導入コストを上回れば、導入効果を得られるのは間違いありません。
しかし、もし導入コストの方が上回った場合は、自動化する業務やRPAツール自体の選定をやり直すのも選択肢にあがります。
4-2−2.固定人件費以外のイレギュラーな人件費
固定人件費以外に、残業代などイレギュラーな人件費も削減できます。
RPAツールの代表的な効果は、24時間365日業務に務めるため、従来よりも業務効率を大幅に向上できる点です。
結果として、従業員が定時帰宅のできる環境づくりに繋がり、残業代を削減できます。さらに、人為的なミスの発生を抑えられるため、二重チェックや修正の手間もカットできます。
上記のように総合的な人件費を削減できるため、RPAツールの導入効果を試算する際はイレギュラーな人件費がどの程度発生しているのかも調べておきましょう。
4-3.余った人的リソースをあてることで得られる予想利益額の割り出し方
RPAツールで業務を自動化すると、従業員に余裕が生まれます。余った人的リソースを、付加価値の高いほか業務に注力できるため、企業の利益増大効果も期待できます。
たとえば、新規案件の獲得や業務改善による効率化、顧客満足度の向上によって新たな利益が生まれるのは間違いありません。
正確な利益額を算出するのは難しいものの、RPAツールの重要な効果として試算する価値があります。
ココがポイント
RPAの運用効果を最大効率で引き出せているか費用対効果の確認が重要
5.【ステップ4】RPAの効果を最大限に得るためにリスクと対策を知る
「RPAツール導入後イメージの具体化」の手順における最終ステップは、RPAツールのリスクと対策を知ることです。
RPAツールのリスクをあらかじめ知って対策を取らなければ、ステップ3で試算した費用対効果を十分に得られない可能性があります。
ここでは、あらかじめ知っておきたいリスクと対策として次の5つの内容をご紹介します。
- システム停止によるリスクに備える
- 人為的ミスによる情報漏えいを防ぐ
- 自動化業務のブラックボックス化に備える
- 業務の自動化は少しずつ行う
- 従業員のケア・マネジメントを入念に行う
RPAツールの効果を最大限に得るために、しっかりと学んでいきましょう。
5-1.システム停止によるリスクに備える
RPAツールの処理能力に見合わない業務量を任せてしまうと、システム停止を引き起こす可能性があります。
重大な損失につながる恐れがあるため、自動化する業務に見合った処理能力を持つRPAツールやハードウェアを選定しましょう。
また、設定ミスやシステム障害によってRPAツールが停止してしまう可能性もあります。
RPAツールが停止したケースを考慮し、人間によるバックアップ体制も構築しておけば、損失を最小限に抑えられます。
ココがポイント
サポート力の強いベンダーなら、緊急時のトラブルにも対応しやすい
5-2.人為的ミスによる情報漏えいを防ぐ
ソフトウェアであるRPAツールには、不正アクセスや人為的ミスによる情報漏えいのリスクがあります。
IDやパスワードの管理といった基礎的なセキュリティ対策はもちろん、安全な通信ネットワークの構築や暗号化処理、権限管理などの対策が必要不可欠です。
5-3.自動化業務のブラックボックス化に備える
業務をRPAツールで自動化した結果、肝心の担当者が業務手順やコツを忘れるなどブラックボックス化が発生する可能性があります。
特に、導入から時間が経ち、当時の担当者がすでに在籍していない場合に起こりやすいトラブルです。
自動化業務のブラックボックス化に備えるには、担当者変更時の入念な引き継ぎや業務のマニュアル化、チーム単位でのRPAツール運用などがあげられます。
5-4.業務の自動化は少しずつ行う
RPAツールの効果を発揮させる前に、担当者が扱いに慣れる必要があります。
慣れないうちに自動化を一気に進めてしまうと、設定ミスやエラーなどで現場に混乱を招いてしまう可能性も。
不具合が頻発すると現場の士気が下がってしまうため、注意が必要です。
RPAの効果は徐々に自動化を進めるだけでも発揮されるため、まずは小規模から業務の自動化に取り組むことをおすすめします。
5-5.従業員のケア・マネジメントを入念に行う
「RPAツールに仕事を奪われるのではないか」「覚える手順が多くて面倒」など、一部の従業員はRPAツールに抵抗感を持つかもしれません。
従業員に対してはRPAツールを導入する目的やメリットをしっかりと伝え、人間の仕事を奪うロボットではなく、むしろサポートするシステムだと理解してもらうように努めましょう。
RPAツールを使った業務自動化によって、別の業務を開始する従業員のマネジメントも入念に行わなくてはなりません。
RPAの効果だけに目を向けてしまうと、現場従業員の満足度が低下してしまうため注意が必要です。
ココがポイント
従業員の理解度でRPAの効果を引き出せるかが変わる
6.まとめ
本記事では、「RPAツール導入後イメージの具体化」の手順を4ステップに分けて詳しく解説しました。RPAツールの導入を検討している方は、本記事で紹介した手順に沿って、自社での導入効果を測定してください。
当社では、「単純作業を98％減らすオーダメイドロボ」として、RPAツールの「RaBit」を提供しています。
「RaBit」には、RPAツールの導入効果をすぐに得えられるなどさまざまなメリットがあり、中小企業を中心に企業の業務自動化をサポートしています。
- オーダーメイドの設定まで代行しており、お客様ご自身で難しい設定を行わなくてもRPAツールの効果を得られる
- 初期費用6万円〜、月額1万円〜と圧倒的な低価格で導入でき、費用対効果を得やすい
- 150名以上のオペレーターによるサポート体制を完備しており、導入後のトラブルを迅速に解決する
「RPAツールの導入効果を高めたい」と検討を慎重に進められている方は、ぜひお気軽に「RaBit」までお問い合わせください。